Помощь Юриста

Профессия Секретарь-референт: пример (образец) резюме

Pin
Send
Share
Send
Send


включайся в дискуссию

Поделись с друзьями

Секретарь компании берет на себя задачи по организации деятельности трудового коллектива и, в частности, начальника фирмы. Это помощник руководителя компании, поэтому к кандидатам на данную вакансию предъявляются довольно строгие требования. Остановимся подробнее на вопросах составления успешного резюме для устройства на позицию секретаря.

Опыт профессиональной и трудовой деятельности

20ХХ – наст.вр. – «…», секретарь-референт
Должностные обязанности:

• прием и распределение телефонных звонков
• работа с оргтехникой
• организация деятельности офиса
• учет и контроль оформления документации, идущей на подпись руководителю
• составление деловых документов
• перевод деловой документации, рекламных брошюр, технических характеристик
• организация переговоров с клиентами компании
• встреча VIP-гостей
• обеспечение приятной и комфортной рабочей атмосферы

20ХХ — 20ХХ – «…», секретарь-референт
Должностные обязанности:

• работа с текущей документацией
• контроль рабочей дисциплины сотрудников
• выполнение поручений руководителя
• обеспечение офиса канцтоварами
• заказ билетов и гостиниц
• обеспечение бесперебойной работы офиса
• получение и отправка документации по регионам
• приём звонков, факсов и электронной почты
• оформление командировок
• составление приказов для руководителя и его заместителей, протоколов различных заседаний
• ведение переписки: внешней и внутренней

20ХХ – 20ХХ – «…», мерчандайзер
Должностные обязанности:

• выкладка товара на полках в магазинах
• месячные отчёты о проделанной работе
• стажировка работников на данную должность
• контроль за оборудованием и рекламными материалами
• коммуникации с персоналом магазинов (управляющие, менеджеры, товароведы, продавцы)

Чем занимается специалист?

Работа любого секретаря требует навыка оперативно переключаться с одного вида рабочей активности на другой. Этот человек выполняет самые различные задачи, но все они направлены на оказание помощи первому лицу компании в работе, а также экономию его рабочего и личного времени. Традиционно в должностные функции этого специалиста входят делопроизводство, работа с телефоном, мини-АТС и офисной техникой, перераспределение звонков, а также организация встреч, деловых поездок и некоторые иные работы.

  • Секретарь на ресепшене отвечает за первичный прием клиентов и посетителей, общение по телефону, прием факсов, а также сервисное сопровождение переговоров руководителя.
  • В должностные обязанности администратора входят организация максимально эффективного взаимодействия сотрудников предприятия, поддержание порядка в офисном помещении, обслуживание оргтехники, обеспечение офиса компании всеми необходимыми канцелярскими и хозяйственными товарами.
  • Немного отличаются задачи личного помощника руководителя. Данный специалист всегда находится в курсе предстоящих мероприятий. Именно на его плечи ложатся составление графика рабочих встреч начальника, выполнение его личных поручений и многие другие задачи, которые обычно оговариваются в каждом конкретном случае индивидуально.
  • Секретарь судебного заседания обычно прикрепляется к одному судье — этот сотрудник принимает участие в заседаниях суда и выполняет всю необходимую документальную работу. Судебный секретарь занимается архивацией документов, передачей материалов в канцелярию, ведением протокола судебного заседания, а также рассылкой повесток. Требования к данной должности весьма высокие: сотрудник должен иметь высшее юридическое образование и профессиональный стаж не меньше 2 лет.
  • Пресс-секретарь курирует вопросы презентации бренда, взаимодействует со СМИ, составляет подборку актуальных новостей. Личный помощник принимает всю корреспонденцию, готовит все деловые бумаги для первого лица фирмы, собирает информацию, так или иначе связанную с принятием важных решений, а также выполняет разовые поручения начальника.

Своя специфика также имеется в деятельности помощника нотариуса, секретаря-переводчика, а также сотрудника учебной части в школе.

Должностные обязанности Секретаря-референта

Особенности работы секретаря-референта во многом зависят от компании, в которой он занят, и от требования начальства. Тем не менее можно выделить обязанности, которые характеры практически для всех представителей данной профессии:

  • планирование рабочего дня (своего и начальника),
  • работа с документами,
  • организация приема посетителей,
  • прием телефонных звонков, писем на электронную почту, факсов,
  • организация деловых встреч,
  • составление докладов,
  • выполнение мелких поручений.

Секретарь – это доверенное лицо руководителя. Начальник должен быть уверен в квалификации и способностях своего помощника. Нередко успешные союзы секретаря-референта и руководителя длятся года и десятилетия.

Современная специфика деловой деятельности предполагает активное использование компьютерной техники и специального программного обеспечения. Референт обязан иметь отличные навыки работы с любой офисной техникой и необходимым софтом.

Обязанности

В расширенном варианте список должностных задач любого секретаря выглядит следующим образом:

  • прием входящих писем и заявлений, их перераспределение, передача ответственным лицам,
  • прием документации на подпись начальнику,
  • ответ на поступающие телефонные звонки и их переадресация,
  • организация деловых переговоров начальника,
  • составление обращений, писем и иных документов по требованию начальника,
  • подготовка проведения совещаний и рабочих встреч, сбор нужных материалов, оповещение всех участников мероприятия о месте и времени их проведения, итоговое оформление протоколов встреч,
  • оказание услуг по организации встречи гостей руководителя,
  • контроль за исполнением сотрудниками компании распоряжений администрации,
  • обеспечение администрации фирмы нужными для работы канцелярскими принадлежностями, оргтехникой и другими средствами, способствующими бесперебойной работе персонала,
  • прием посетителей,
  • ведение архива компании,
  • организация командировок первого лица компании: приобретение билетов, а также бронирование номеров в гостинице,
  • выполнение прочих поручений.

Если вы претендуете на вакансию секретаря-референта, то будьте готовы, что к списку обязанностей добавятся проверка документов, подготовка аналитических обзоров, сбор материалов для докладов и выступлений.

Плюсы-минусы

Среди основных преимуществ данной профессии можно выделить следующие:

  • высокая востребованность,
  • возможность получение хорошего делового опыта,
  • низкий порог входа (в некоторых случаях достаточно окончить специальные курсы).

Есть и недостатки:

  • часто ненормированный рабочий день,
  • постоянные эмоциональные нагрузки (давление со стороны начальства, работа с большим количеством людей и т.д.),
  • широкий список обязанностей,
  • ограниченные возможности карьерного роста.

Обучение. Карьера. Требования

Профессия секретаря в большинстве случаев не требует высшего специального образования. Позицию референта можно занять после окончания специальных курсов. Естественно, наличие диплома вуза по специальностям, связанным с бизнес-процессами или документооборотом, будет серьезным плюсом.

Карьерная лестница секретаря-референта не изобилует большим количеством ступеней. Как правило, квалифицированные работники сотрудничают долгие годы с одним начальником. Если секретарь чувствует потребность смены обстановки или хочет улучшить условия работы (уровень заработной платы), то он может перейти в другую организацию.

Довольно часто позиция секретаря-референта рассматривается в качестве трамплина для перехода на руководящую должность. В процессе работы помощник начальника получает опыт ведения дел и переговоров. Талантливый и целеустремленный референт может использовать этот бэкграунд для получения руководящей позиции.

Для работы секретарем-референтом необходимо отлично разбираться в тонкостях бизнес-процессов и документооборота, иметь навыки работы с офисной и компьютерной техникой, уметь вести телефонные и очные переговоры. Также важно располагать особым набором личных качеств:

  1. исполнительность,
  2. пунктуальность,
  3. организованность,
  4. опрятный внешний вид,
  5. хорошо поставленная речь,
  6. ответственность.

Поиск работы

Спрос на квалифицированных секретарей-референтов достаточно высокий. Практически каждый руководитель средней или крупной компании не может самостоятельно решать весь объем поставленных задач. Ему необходим помощник, который возьмет на себя основную часть рутинной и бумажной работы. Именно поэтому на специальных сайтах по трудоустройству с завидной регулярностью появляются открытые вакансии секретарей-референтов.

Для успешного трудоустройства важно особое внимание уделить своему резюме. Этот документ является визитной карточкой претендента на должность секретаря. Работники отдела кадров получают первичную информацию о соискателе именно из резюме. Если указанный набор личных качеств, опыт, знания устраивают работодателя, то претендент получает приглашение на личное собеседование. Зачастую кадровики или будущий наниматель уделяют внимание и внешним данным потенциального секретаря-референта. А это значит, что фотографию для резюме стоит выбирать осмысленно.

Вы получили приглашение на необычное собеседование? Предстоит одновременно.

Не забывайте, скачанное резюме — это всего-навсего шаблон, его следует дорабатывать и заполнять.

На всякий случай напоминаем вам, бесплатное резюме — это только лишь шаблон, его следует заполнять.

Примите во внимание, скачанное из интернета резюме — это всего лишь шаблон, его надо заполнять и.

Первый этап трудоустройства пройден, вы получили долгожданное приглашение на собеседование.

Вопрос выбора профессии, которая будет удовлетворять большинство потребностей.

Как вы знаете, скачанное резюме — это только лишь шаблон, который следует дорабатывать и.

Грамотно составленное резюме, отражающее результаты работы соискателя, может.

Отправляясь на собеседование к работодателю, вам нужно подготовиться.

Акционерное общество РусГидро было создано в 2004 году согласно указу.

Просматривая множество вакансий, ищущие работу люди не могут определиться.

Холдинг ТНК-ВР был образован в результате слияния Тюменской НК и.

Акционерная финансовая корпорация (АФК) Система вышла на российский.

PepsiCo – компания, которая является одним из мировых лидеров в сфере.

Вы находитесь в активном поиске работы? Естественно, вы заняты.

Как вы, конечно, знаете, скачанное резюме — это всего-навсего шаблон, который следует дорабатывать и.

Вы активно ищите работу? Позади остался этап, связанный с составлением правильного.

Активный поиск работы начинается с составления резюме.

Каждый человек в процессе поиска работы хотя бы раз сталкивался с ситуацией, когда.

Помните, скачанное из интернета резюме — это всего-навсего шаблон, который надо дорабатывать и.

Навыки

Успешный кандидат на позицию секретаря должен обязательно обладать следующими навыками, которые и можно указать в резюме:

  • делопроизводство,
  • ведение телефонных переговоров,
  • встреча и первоначальное консультирование клиентов,
  • поддержание жизнедеятельности офиса,
  • обработка корреспонденции,
  • организация мероприятий и деловых встреч,
  • тайм-менеджмент руководителя,
  • знание оргтехники и офисных программ ПК.

Какие именно навыки в приоритете — зависит от сферы деятельности фирмы. К примеру, если требуется секретарь в медицинский центр, то здесь вряд ли понадобятся глубокие знания делопроизводства и документооборота, вряд ли вам потребуется умение оформлять документы на получение визы. Эта позиция требует умения общаться с клиентами, знания основ медицинского дела, способности общаться по телефону в большом объеме.

Достижения

Профессиональные достижения важны для любого работодателя, среди наиболее значимых обычно выделяют следующие моменты:

  • оптимизация документооборота компании,
  • создание оптимального трудового климата в офисе,
  • организация системы взаимодействия подразделений,
  • Travel-поддержка,
  • координирование деятельности курьерской и клининговой служб.

Профессиональные и личные качества

Грамотный секретарь должен обладать такими важными качествами, как:

  • открытость к общению,
  • ответственность и ориентация на результат,
  • активная жизненная позиция,
  • умение выполнять обязанности в условиях многозадачности,
  • способность оперативно переключаться с одной активности на другую,
  • отсутствие каких-либо вредных привычек,
  • стрессоустойчивость,
  • аккуратность и скрупулезность,
  • стремление доводить начатое до конца,
  • порядочность,
  • умение работать с личной информацией,
  • грамотная устная и письменная речь,
  • хорошее знание делового этикета,
  • способность действовать в команде.

Опыт работы

Если вы уже работали секретарем, то описать свой трудовой опыт вам не составит труда. Гораздо сложнее придется тем соискателям, которые ищут работу по данной специальности впервые. Тем не менее отсутствие опыта — не повод расстраиваться, вы всегда можете выдвинуть на первый план свои ключевые навыки, которыми обладаете.

Например, вы можете указать:

  • свободное владение английским и испанским языками,
  • владение всеми базовыми офисными программами,
  • знание оргтехники,
  • 10-пальцевый метод слепого печатания (300 знаков в минуту).

Всегда нужно выдвигать на первый план свои «козыри» — это позволит работодателю увидеть, в чем вы сильны и заинтересоваться вашей кандидатурой.

Образование

Для того чтобы претендовать на вакансию секретаря-референта в солидную компанию, нужно иметь высшее образование. Однако для эффективного выполнения обязанностей зачастую требуются дополнительные курсы и тренинги по делопроизводству, архивному делу, а также обучению работы с оргтехникой. В небольших конторах секретари зачастую дополнительно выполняют обязанности младшего юриста или ведут бухгалтерский учет. В этом случае, соответственно, понадобится юридическое или экономическое образование.

При претендовании на должность секретаря-администратора и сотрудника на ресепшен наличие высшего образования не является принципиальным.

Чего не нужно указывать?

Чуть подробнее остановимся на том, чего не нужно указывать в резюме.

  • Свои хобби и увлечения. Не стоит подробно расписывать, как вы любите выращивать цветы/вязать спицами/ вышивать в случае, если ваша будущая деятельность не имеет к этому отношения.
  • Весь имеющийся опыт работы. Многие начинают трудовой путь с таких позиций, как продавец, дворник или уборщик. Если вы работаете более 10 лет, будет вполне достаточно остановиться на 2–3 местах по сходной специальности.
  • Секретарь должен обладать приятной внешностью, поэтому к резюме желательно приложить фотографию. Однако здесь не допускается никакая сексуальная подоплека — ограничьтесь строгой фотографией «на документы». Изображения в купальнике или в ресторане могут быть истрактованы некорректно.

Как написать сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо не является обязательным, но тем не менее производит благоприятное впечатление на потенциального работодателя. Не стоит в нем повторять все то, что написано в самом резюме. Здесь нужно обозначить свой интерес к вакансии и кратко подчеркнуть наличие основных навыков и компетенций, которые помогут вам в выполнении профессиональных обязанностей.

В конце письма поблагодарите за проявленный интерес и выразите искреннюю надежду на отклик.

Образцы

В завершение приведем готовый шаблон резюме на должность секретаря.

Иванова Ольга Ивановна

д. р.: 10.01.1985

место жительства: Ростов

моб. телефон: +7 (***) **-**-***

цель: должность личного секретаря руководителя

Образование

Ростовский экономический институт

БЦ «Профессиональное образование», семинар «Основы секретарского дела»

Опыт работы

01.2013 г. — настоящее время ОАО «Торговый дом»

  • планирование рабочего графика директора,
  • делопроизводство,
  • поддержание бесперебойной жизнедеятельности офиса.

09.2008 — 12.2012 г. ОАО «Медцентр Плюс»

должность: администратор на ресепшене

  • прием и перераспределение телефонных звонков,
  • работа с корреспонденцией,
  • встреча посетителей,
  • первичное консультирование клиентов.

Навыки:

  • опыт делопроизводства,
  • знание офисных компьютерных программ,
  • грамотная речь,
  • знакомство с оргтехникой.

Скачать образец резюме секретаря референта:

Толстова Виктория Сергеевна
(Viktoriia S.Tolstova)

Дата рождения: 21.01.1994
Город: Воронеж
Моб. телефон: +79 (000) 000 00 00
E-mail: [email protected]

Цель: Замещение должности секретаря референта.

сентябрь 2012 г. – июнь 2016 г. Колледж регионального развития и экономики, факультет «Психологии», специальность «Психолог», диплом младшего специалиста (дневное отделение).
сентябрь 2016 г. – текущее время, г. Воронежский педагогический институт, факультет «Психологии и педагогики», специальность «Психология» (заочное отделение).

июнь 2014 г. – сентябрь 2016 г. Колл-цетр «Роузвуд», г. Воронеж.
Функциональные обязанности:
— приём входящих звонков,
— проверка почты, распределение входящих писем по отделам,
— подготовка совещаний,
— встреча посетителей,
— выполнение мелких поручений руководителя,
— организация материально-технического обеспечения офиса.

— Уверенный пользователь ПК,
— Знание офисной техники,
— Знание офисных программ, интернет, электронная почта,
— Грамотная устная и письменная речь,
— Знание документоведения,
— Организаторские способности,
— Владение иностранными языками: английский – базовый.

Внимательность, пунктуальность, исполнительность.
Приятная внешность, активность, многозадачность.

Семейное положение: не замужем.
Дети: нет.
Возможность командировок: нет.
Вредные привычки: отсутствуют.

Pin
Send
Share
Send
Send