Помощь Юриста

Трудовые книжки

Pin
Send
Share
Send
Send


"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2007, N 2

Оформление трудовой книжки при увольнении

Трудовые отношения с работником заканчиваются изданием приказа об увольнении и внесением об этом записи в трудовую книжку. Саму запись об увольнении сделать довольно просто, ведь в Инструкции по заполнении трудовых книжек (далее - Инструкция) имеются образцы формулировок, касающихся почти всех наиболее распространенных оснований прекращения (расторжения) трудового договора.

Утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Итак, запись об увольнении внесена. Теперь работник кадровой службы должен "закрыть", заверить все записи, внесенные в трудовую книжку данным работодателем. Как это сделать? Ответ на данный вопрос можно обнаружить в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила).

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.

Согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

На первый взгляд данная норма содержит предельно ясные предписания. Несмотря на это, на практике работники отделов кадров встречаются с некоторыми затруднениями. Прежде всего появляется вопрос: кто именно из должностных лиц организации должен подписываться в этом случае за работодателя?

Согласно п. 45 Правил ответственность за работу с трудовой книжкой (ведение, хранение, учет, выдача и т.п.) несет работодатель. Но работодателем для работника является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (иные работодатели - физические лица трудовые книжки на своих работников не ведут). С индивидуальным предпринимателем все ясно - он сам может вносить записи в трудовую книжку. А если работодатель - юридическое лицо? В этом случае за все в ответе руководитель (то есть единоличный исполнительный орган). Он может называться директором, генеральным директором и даже президентом. Суть от этого не меняется - вся полнота ответственности лежит именно на нем как на представителе работодателя. Значит, заверить записи при увольнении может сам руководитель.

Однако редкий руководитель лично занимается трудовыми книжками (может быть, за исключением руководителей предприятий малого бизнеса). Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительные обязанности по обеспечению кадрового делопроизводства и работе с трудовой книжкой. Обратите внимание, что простого упоминания об этих обязанностях в трудовом договоре или должностной инструкции недостаточно. Каждый раз при назначении ответственного за трудовые книжки работника требуется издавать соответствующий приказ (см. пример 1).

Общество с ограниченной ответственностью

625000, г. Тюмень, ул. Семакова, 56. Телефон: (3452) 48-88-88,

факс: (3452) 48-99-99

24 января 2007 г. 64

О возложении обязанностей по ведению,

хранению, учету и выдаче трудовых книжек

Во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225,

1. Возложить обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек работников ООО "Звезда Сибири" на инспектора по кадрам А.А. Самойлову.

2. Начальнику общего отдела Е.В. Корнейчук ознакомить инспектора по кадрам А.А. Самойлову с настоящим приказом под роспись.

Генеральный директор подпись С.С. Сидоров

С приказом ознакомлен(а) "--" ------ 200- г.

подпись А.А. Самойлова

Индивидуальный предприниматель также может назначить ответственным за работу с трудовыми книжками любого из своих работников, как чаще всего и происходит на практике.

Временное замещение ответственного

Иногда бывает, что назначенный ответственным за эту работу сотрудник (например, инспектор по кадрам) уходит на "больничный", соответственно, не может оформить трудовую книжку увольняющемуся работнику. Как поступить в этом случае? Лучше всего, если руководитель самостоятельно оформит трудовую книжку работнику. Если руководитель по каким-то причинам не желает или не может этого сделать, то ему следует издать приказ следующего содержания (см. пример 2).

Общество с ограниченной ответственностью

625000, г. Тюмень, ул. Семакова, 56. Телефон: (3452) 48-88-88,

факс: (3452) 48-99-99

29 января 2007 г. 69

О возложении обязанностей по ведению,

хранению, учету и выдаче трудовых книжек

Во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225,

1. Возложить обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек работников ООО "Звезда Сибири" на секретаря В.В. Красавчикову на время болезни инспектора по кадрам А.А. Самойловой.

2. Установить доплату за выполнение данных обязанностей в размере 2000 руб. в месяц.

3. Начальнику общего отдела Е.В. Корнейчук ознакомить секретаря В.В. Красавчикову с настоящим приказом под роспись.

Генеральный директор подпись С.С. Сидоров

С приказом ознакомлен(а) "--" ------ 200- г.

подпись В.В. Красавчикова

Таким образом, закрывать блок записей в трудовую книжку должна подпись специально уполномоченного лица, как правило, инспектора по кадрам.

Как должна выглядеть подпись кадровика

Нормативно-правовые акты (Правила, Инструкция) не содержат никаких указаний на этот счет и не приводят никаких образцов. На практике принято совершать подпись следующим образом:

Инспектор по кадрам подпись А.А. Самойлова

Иногда в расшифровке подписи не указываются инициалы, а пишется только фамилия должностного лица. Конечно, это является недочетом, хотя он и не носит принципиального характера. Вероятно, многие кадровики ориентируются на титульный лист трудовой книжки, где принято рукописно воспроизводить фамилию лица, оформившего трудовую книжку. Действительно, в правом нижнем углу титульного листа трудовой книжки указано:

ответственного за ведение трудовых книжек

Согласно сложившейся практике туда вписывают фамилию без указания инициалов. Однако воспроизведение фамилии "разборчиво" не является подписью в действительном ее понимании.

Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" в состав реквизита "подпись" входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ,

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (см. пример 4).

Вице-президент подпись А.А. Борисов

Конечно, более уместно было бы указывать на титульном листе трудовой книжки следующую формулировку:

ответственного за ведение трудовых книжек

Но форма трудовой книжки утверждена именно в таком виде, а не в другом, поэтому начинающим кадровикам приходится разбираться, каким образом вносить "подпись разборчиво".

Итак, мы выяснили, что собой представляет реквизит "подпись". Помимо указания на должность, он включает в себя личную подпись в виде собственноручного росчерка и ее расшифровку с указанием фамилии и инициалов .

Следует обратить внимание на то, что записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений. В то же время инициалы в реквизите "подпись" не являются в этом смысле сокращением, поэтому писать полностью имя, отчество необязательно.

Конечно, Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации . Однако вполне допустимо руководствоваться указанным стандартом, поскольку это не противоречит общему порядку ведения и заполнения трудовых книжек и соответствует сложившейся практике.

При этом приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей упоминается в Общероссийском классификаторе управленческой документации и подпадает под действие ГОСТ Р 6.30-2003. Также входит в этот Классификатор такой документ, как книжка чабана (гуртоправа, табунщика и др.).

Подпись индивидуального предпринимателя

Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом N 90-ФЗ, обязали работодателя - индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и "индивидуалов".

Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно.

А как оформлять реквизит "подпись", если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно? Как известно, наименование "индивидуальный предприниматель" не является наименованием должности. Но реквизит "подпись" не может быть неполным, поэтому допустима подпись в таком виде:

Индивидуальный предприниматель подпись В.В. Сом

Можно ли сократить наименование "индивидуальный предприниматель" до аббревиатуры "ИП"? С одной стороны, нормативные акты требуют, чтобы в трудовой книжке не было никаких сокращений. С другой стороны, по мнению автора, проверяющие не будут штрафовать, даже если в составе этого реквизита будет подобное сокращение, поскольку ни Правила, ни Инструкция пока (до внесения в них соответствующих изменений и дополнений) не содержат никаких пояснений на этот счет.

Выходом может быть также такое оформление:

Работодатель подпись А.А. Сидоров

Конечно, это не совсем соответствует составу реквизита "подпись", установленному ГОСТ Р 6.30-2003, но следует принять во внимание, что у индивидуального предпринимателя не имеется должности вообще. Кроме того, в п. 35 Правил указано следующее: ". все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. "

Все эти вопросы будут сняты, если индивидуальный предприниматель назначит своим приказом специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил).

Внимание на подпись работника!

С записями ознакомлен?

После подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, необходимо, чтобы свою подпись поставил работник . Тут творчество кадровиков поистине не знает границ. Чаще всего работник ставит свою подпись под руководством кадровика и в итоге появляется подпись следующего вида: "С записями ознакомлен подпись Иванов".

Заметим, что подпись работника снимается в трудовую книжку, если он непосредственно присутствовал при оформлении увольнения в последний день работы. Исключения из этого правила составляют случаи, когда работник отсутствует на работе в этот день или по каким-либо причинам отказывается поставить свою подпись в трудовую книжку (п. 36 Правил).

Про отсутствие инициалов в расшифровке подписи уже было сказано, это является недочетом.

Второй недочет - наличие не предусмотренной ни одним нормативно-правовым актом формулировки "с записями ознакомлен". Откуда она появляется в трудовых книжках работников? Как поясняют некоторые инспекторы отделов кадров предприятий, пример такой записи был ими взят на вооружение из какого-нибудь справочно-практического пособия, статьи и т.п. Некоторые кадровые работники ссылаются на п. 35 Правил, где закреплено, что "все записи. заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью. и подписью самого работника". По их мнению, заверение должно выглядеть именно таким образом.

Однако если внимательно прочитать п. 35 Правил, то обнаружится, что заверение должно в равной степени производиться и со стороны работодателя, и со стороны работника. Тогда почему же кадровик не пишет: "Записи верны. Инспектор по кадрам подпись А.А. Самойлова"?

Дело в том, что кадровые работники не совсем верно понимают слово "заверение" в данном случае. Словосочетание "заверяется подписью" следует понимать буквально, дословно. "Заверить подписью" означает всего лишь воспроизведение подписи на соответствующем документе.

Расшифровывать или нет?

Еще одна распространенная ошибка заключается в том, что после подписи инспектора по кадрам (или вообще рядом с ней) появляется совершенно непонятно чья личная подпись без какой-либо расшифровки (см. пример 7).

Сведения о работе ТК N 8604301

Сведения о приеме
на работу, переводе
на другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой
на статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа,
на основании
которого
внесена
запись

Общество с ограниченной

(ООО "Звезда Сибири")

Уволен по соглашению

сторон, пункт 1 статьи 77

Инспектор отдела кадров

Печать ООО "Звезда Сибири"

Дело в том, что некоторые специалисты считают достаточным вместо полного реквизита "подпись" внести лишь его часть в виде личной подписи. По их мнению, подпись и личная подпись - вещи тождественные. Естественно, это не так.

Личная подпись без расшифровки теряет смысл, поскольку не позволяет персонифицировать лицо, которое ее произвело. Иногда бывает даже трудно понять, что некий графический символ, написанный от руки, является чьей-либо личной подписью, так как у некоторых людей бывают весьма своеобразные росчерки, представляющие собой подпись. Особенно оригинальными бывают подписи работников из других стран, где письменность довольно сильно отличается от той, что мы привыкли обычно видеть.

По этим причинам расшифровка нужна обязательно. Однако и тут находятся возражения.

Считается, что расшифровка подписи (личной подписи) работника при закрытии блока записей не нужна, так как работник подписывался на титульном листе трудовой книжки и всегда есть возможность сличить одну личную подпись с другой. На первый взгляд это кажется обоснованным. Но представим, что увольняющийся работник - женщина, которая вышла замуж и изменила фамилию. На титульный лист трудовой книжки были внесены соответствующие изменения. Например, работница носила фамилию Волкова, а по мужу стала Зайцевой. По всем правилам кадровик аккуратно зачеркнул прежнюю фамилию "Волкова" и внес новую фамилию "Зайцева". Однако на титульном листе трудовой книжки эта работница не проставляла другой подписи, соответствующей ее новой фамилии, ведь это не предусмотрено правилами. Опять получается, что подпись без расшифровки, заверяющая блок записей при увольнении, является "бесхозной".

С должностью или без?

Еще один вариант, когда подпись работника совершается не совсем по правилам: присутствует личная подпись, присутствует расшифровка, но нет указания на должность работника, например "подпись И.И. Иванов". Но отсутствие указания на должность делает реквизит "подпись" неполным. Кроме того, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника должны производиться по одинаковым правилам, поскольку п. 35 Правил не делает между ними различий.

Так, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, просто немыслима без указания на должность (см. пример 3). Тогда почему такое указание игнорируется, когда подпись проставляет работник? По мнению автора, обе подписи должны воспроизводиться по аналогичным правилам.

Иногда приводится довольно необычный аргумент против указания должности в подписи работника в трудовой книжке. Считается, что увольняющийся работник - уже "отрезанный ломоть", то есть работником теперь не является, а поэтому и не надо указывать его должность, поскольку таковой у него не имеется. Это противоречит нормам Трудового кодекса РФ.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ днем увольнения (днем прекращения трудового договора) является последний день работы. В этот день и должна быть внесена запись об увольнении (п. 10 Правил), а также выдана трудовая книжка на руки работнику. Этот день указывается в табеле учета рабочего времени как отработанный. То есть в последний день работы работник еще трудится по обусловленной трудовым договором трудовой функции, а значит, выполняет работу по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 15 ТК РФ). Таким образом, должность у увольняющего работника никуда не делась.

Все эти аргументы свидетельствуют о необходимости указания на должность в подписи работника.

В то же время есть один нюанс. Представим, что увольняющийся работник занимал должность юрисконсульта. Его подпись будет выглядеть так:

Юрисконсульт подпись И.И. Иванов

А теперь представим, что увольняется инженер автоматизированных систем управления технологическими процессами отдела технического обеспечения (именно так выглядит это название согласно штатному расписанию, трудовому договору с работником и записи о приеме в трудовой книжке). Воспроизведение подобных названий должностей может занять полстраницы в трудовой книжке (в зависимости от почерка работника). Понятно, что это может быть крайне неудобно и для самого работника (хотя название должности может быть написано и рукой кадровика). Как быть в этом случае? По мнению автора, можно заменить наименование должности на слово "работник":

Работник подпись И.И. Иванов

Дело в том, что п. 35 Правил говорит о том, что "все записи. заверяются. и подписью самого работника". При этом и ГОСТ Р 6.30-2003 формально будет соблюден, и обе подписи (кадровика и увольняющегося работника) будут выполнены единообразно.

Автор советует работодателям не увлекаться длинными и "цветистыми" названиями должностей. Это не всегда удобно для кадрового делопроизводства, и к тому же могут возникнуть проблемы с кадровыми перестановками .

Например, если структурное подразделение указано в трудовом договоре вместе с наименованием должности, "передвинуть" работника в другой отдел (цех) на ту же самую должность можно лишь в порядке перевода, а не более удобного в этом случае перемещения.

Место для подписей и печати

Принято, чтобы подписи инспектора по кадрам и работника располагались в графе 3 трудовой книжки одна под одной, без пропуска строк. Как уже упоминалось, иногда личная подпись работника стоит на одной строке с подписью инспектора по кадрам. Это совершенно недопустимо. Во-первых, может сложиться впечатление, что вторая подпись сделана еще раз инспектором по кадрам, особенно если его "настоящая" подпись закрыта (скрыта) полностью оттиском печати. Во-вторых, подпись кадровика и подпись работника никак не смогут уместиться на одной строчке, если они сделаны по всем правилам. В-третьих, п. 35 Правил устанавливает последовательность совершения подписей - сначала подпись ответственного лица, затем - работника.

Строго говоря, после того как кадровик произвел свою подпись, он должен сразу проставить печать. Но на практике печать ставится после совершения подписи работником. Вероятно, это делается для того, чтобы наиболее оптимально разместить оттиск печати.

По сложившимся на практике правилам оттиск печати не должен скрывать личных подписей, а также важных реквизитов документа или сам текст. Печать должна немного захватывать лишь наименование должности. Но трудовая книжка имеет небольшой формат (по размеру трудовая книжка такая же, как общегражданский паспорт), и удачно разместить оттиск печати не всегда представляется возможным. Многие кадровики ставят печать справа, и потом она мешает прочитать реквизиты приказа об увольнении. Вполне возможно, при оформлении пенсии работники Пенсионного фонда России потребуют для подтверждения данного периода трудового стажа архивную справку, что бывает довольно затруднительно по прошествии времени. Также нельзя, чтобы оттиск печати скрыл дату увольнения, ведь дата увольнения, указываемая в графе 2, является очень важной для подсчета стажа.

Автор советует кадровикам не бояться ставить печать так, чтобы она занимала нижние пустые строки. Это вполне допустимо. Следующая организация откроет свой блок записей, пропустив строки, занятые печатью предыдущей организации. Эти строки не являются пустыми, как неверно полагают некоторые специалисты по кадрам. Они заняты предусмотренным реквизитом, пусть даже данный реквизит не занимает эти строки по всей их ширине.

В трудовой книжке может проставляться как печать самой организации, так и печать отдела кадров. Печать отдела кадров не является обязательной, чаще всего работодатели обходятся только одной печатью на все случаи. При этом если печать отдела кадров все же есть, следует иметь в виду, что проставляется она только на подписи кадровика. Если в силу каких-то причин запись об увольнении оформляет сам руководитель (например, при отсутствии на работе инспектора по кадрам), то его подпись может быть заверена исключительно печатью организации. При этом обратная ситуация (печать организации проставлена на подпись кадровика) абсолютно правомерна даже в том случае, если в организации имеется печать отдела кадров.

Итак, запись об увольнении внесена и заверена подписями и печатью и вручена работнику на руки. При этом нужно не забыть дать работнику на подпись личную карточку по форме Т-2 и Книгу учета движения трудовых книжек. После этого сотрудничество инспектора по кадрам с работником можно считать оконченным.

Таким образом, процедура оформления трудовой книжки при увольнении работника требует от специалиста кадровой службы предельной внимательности и знания отдельных нюансов, о которых не упоминается ни в Правилах, ни в Инструкции. Бесспорно, некоторые из этих нюансов имеют лишь формальный характер, и небольшие ошибки не повлекут административного наказания в виде штрафа (хотя они могут быть отмечены в акте проверки трудовой инспекции). Но надо помнить, что записи в трудовой книжке демонстрируют другим организациям, насколько серьезно и ответственно подходит работодатель к порядку кадрового делопроизводства и к своему персоналу. Кроме того, в нашей стране никогда не знаешь, чем обернется очередная реформа и чем будут чреваты незначительные на сегодняшний день ошибки. Ну и, наверное, самое главное - это профессиональная гордость специалиста кадровой службы, которая не должна позволить пренебрегать даже малейшими правилами в своей профессиональной сфере.

О подписях

При увольнении внесенные в трудовую книжку записи заверяются подписями работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и работника. Как оформляются эти подписи? Должен ли работник писать какое-нибудь слово, кроме собственно своей подписи, например, слово "Заверяю" или «Ознакомлен»?

Вопрос этот неоднозначный. Среди специалистов имеются споры.

Традиционно подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, оформляется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)».

Пример традиционного оформления подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек (4.7.2)

Мы также обязаны привести еще одну точку зрения на оформление подписей в трудовой книжке, которая получила распространение среди кадровиков в последнее время.

В п.1.1 Инструкции сказано, что в трудовой книжке «Записи производятся… без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.». Некоторые специалисты полагают, что требование об отсутствии сокращений распространяется не только на сами записи о работе и награждениях, но и на подписи и считают, что в расшифровке подписи нельзя ставить инициалы, нужно фамилию, имя, отчество лиц, ставящих подписи, писать полностью.

Пример оформления подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, без сокращений (4.7.3)

Еще сложнее обстоит дело с подписями работника.

Позиция ряда специалистов такова: п.35 Правил требует только наличия собственно подписи работника. Т.е. предлагается, чтоб работник ставил собственно подпись без расшифровки и др.

Пример традиционного оформления подписи увольняемого работника (4.7.4)

Есть и другое мнение, согласно которому работник должен расписаться по той же схеме, как и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек: «Должность работника. Подпись. Расшифровка подписи».

Пример аналогичного оформления подписи увольняемого работника и подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Вариант 1 (4.7.5) (работник работал экспедитором)

Когда же наименование должности слишком длинное нередко предлагают заменять ее словом «работник».

Эта позиция обосновывается следующим образом. Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «подпись» входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ,

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Конечно, Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации. Однако вполне допустимо ориентироваться на указанный стандарт, поскольку это не противоречит общему порядку ведения и заполнения трудовых книжек и соответствует сложившейся практике.

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, которая делается под записью об увольнении, традиционно соответствует требованиям ГОСТа и выполняется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи». Логично, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника должны производиться по одинаковым правилам, потому что п.35 Правил не делает между ними различий.

В то же время есть один нюанс.

Иногда приводится аргумент против указания должности в подписи работника в трудовой книжке, а именно некоторые специалисты утверждают, что увольняющийся работник уже не является работником и должности у него уже никакой нет. Напомним, что день увольнения обычно является последним рабочим днем, и свою должность работник все же еще занимает. Другое дело, когда работник получает свою книжку не вовремя, а уже после увольнения. Тогда должность уже указывать нельзя. Да и слово «работник» будет не уместно.

Относительно каких-то дополнительных слов в подписи работника отметим следующее: почти все специалисты считают, что не надо писать слова «согласен», «ознакомлен». Этого не требуют ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция. Однако иногда встречается мнение, что перед подписями можно писать слово «заверяю», поскольку в п.35 Правил говорится о заверении подписями произведенных в его трудовую книжку записей. Мы думаем, что все эти дополнительные слова излишни. Достаточно подписи работника.

Таким образом, на практике существуют различные варианты оформления подписей под записью об увольнении. Это связано с неоднозначностью действующего законодательства.

О печати работодателя

Как было отмечено выше, согласно п. 35 Правил при увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.

В главе 3 мы уже говорили о том, что не все организации должны иметь печать, некоторые вправе печать и не иметь. Работодатели – индивидуальные предприниматели тоже могут работать без печати.

Ниже мы будем говорить о случаях, когда у работодателя печать есть.

Сравним п.35 Правил.

П.35 в редакции Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225П.35 в редакции Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

Как видите, из Правил была исключена возможность заверения записей в трудовой книжке печатью кадровой службы.

Редакция электронной библиотеки «Пакет Кадровика» обращалась в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с просьбой дать официальные разъяснения по вопросам своих пользователей:

«При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, можно заверять печатью отдела кадров работодателя? Или нужно ставить печать организации?

Согласно прежней редакции Правил ведения трудовых книжек: «35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил). » В редакции постановления Правительства РФ от 1 марта 2008 г. уже не говорится о печати кадровой службы, а говорится о печати работодателя. Является ли печать отдела кадров одной из печатей работодателя?»

Мы получили следующие разъяснения Роструда (письмо от 24.11.2008 № 2607-6-1) по данному вопросу.

«В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

В отличие от прежней редакции указанного пункта Правил ведения трудовых книжек, действовавшей до вступления в силу Постановления Правительства Российской Федерации от 01.03.2008 г. № 132, новая редакция не устанавливает тождественности между понятиями "печать работодателя" и "печать кадровой службы работодателя", используя только одно из них. Исходя из характера изменения и дополнений, внесенных в Правила ведения трудовых книжек названным Постановлением Правительства Российской Федерации, они направлены на приведение норм Правил ведения трудовых книжек в соответствие с положениями Трудового кодекса Российской Федерации в части использования единого понятия "работодатель" вместо понятия "организация".

При внесении изменений в пункт 35 Правил ведения трудовых книжек, очевидно, исходили из того, что у работодателей - физических лиц, перечисленных в абз. 2 ч. 5 ст. 20 Трудового кодекса Российской Федерации (работодатели - индивидуальные предприниматели), как правило, отсутствует кадровая служба и ведение трудовых книжек данный работодатель осуществляет самостоятельно либо это делает специально уполномоченное им лицо.

Другими словами, можно предположить, что исключение из данного пункта положения, позволявшего работодателям - физическим лицам, при увольнении работников проставлять в их трудовые книжки как гербовую печать организации, так и печать кадровой службы, носило сознательный характер.

В связи с этим, по нашему мнению, действующая редакция указанного пункта Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей - юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать своей кадровой службы».

Теперь приступим к рассмотрению примеров самих записей об увольнении.

Коротко о главном

Расторжение трудовых взаимоотношений по тем или иным причинам вначале оформляется приказом об увольнении. После чего следует процедура записи в трудовом документе, фиксирующая дату увольнения, номер приказа, причину увольнения.

Не будем подробно останавливаться на формулировках этой записи, поскольку современный вариант «Инструкции по заполнению трудовых книжек» доступен и включает в себя все формулировки для наиболее распространенных причин увольнения сотрудника.

Начнем с момента, когда запись уже внесена. Следующим этапом станет её официальное заверение. Как именно реализовывается данный аспект, подсказывает особый нормативный документ под названием «Правила ведения, хранения трудовых книжек, изготовления бланков для них, а также обеспечения ими работодателей» (далее по тексту будем именовать — Правила).

В частности, п.10 этого свода Правил постановляет, что в ходе аннулирования трудового договора с сотрудником все записи, которые были вносимы на протяжении трудового процесса в его трудовую книжку (далее употребляется в тексте как ТК), обязательно должны быть завизированы личной росписью работодателя или лица, несущего ответственность за работу с ТК, росписью увольняемого сотрудника, а также печатью учреждения.

Ниже рассмотрим подробнее каждый пункт всей процедуры и того, кто ее подписывает. Но прежде чем начать, хотелось бы убедиться, что вы знаете, как выглядит запись в трудовой книжке при сокращении должности, что писать при увольнении по собственному желанию. Иначе вы просто не поймете о чем идет речь.

Подпись работодателя или…

Пункт №45 вышеназванных Правил обязывает работодателя нести всю ответственность за работу с трудовыми документами сотрудников. В роли работодателя может выступать как индивидуальный предприниматель, так и юрлицо.

С предпринимателем дело обстоит просто – ему вменяется в обязанность самостоятельно вносить записи в трудовые документы. Однако как быть, если в качестве работодателя выступает юридическое лицо? В такой ситуации предусматривается ответственность за всё руководителя организации, т. е. единоличного органа исполнительного характера.

Именоваться такой руководитель может как угодно (директор, гендиректор, президент и т. д.). Иными словами, суть от наименования должности не изменится, а главным выводом будет то, что руководитель имеет право вносить в ТК соответствующие записи.

Иначе обстоит дело в реальности. На сегодняшний день редко где найдется руководитель, лично занимающийся вопросами трудовых книжек подчиненных. Исключение составляют лишь представители малого бизнеса.

Для выхода из сложившейся ситуации распространенным вариантом является назначение лица, несущего ответственность за всю работу с ТК путем издания соответствующего приказа, заверенного руководителем.

Отметим, что работодатель вправе назначить ответственным за этот вопрос любого своего сотрудника, но чаще всего такие полномочия ложатся на плечи кадровика, бухгалтера или секретаря.

Идеальным вариантом станет внесение записи лично руководителем. Но вполне приемлемо и иное решение – назначение в. и. о. ответственного за трудовые книжки другого сотрудника.

Заметим, что при таком развитии событий обязательным является оформление приказа, содержащего следующие сведения:

  • Ф. И. О. сотрудника, на которого возложено временное исполнение данных обязательств,
  • временной интервал исполнения обязанностей,
  • размер прибавки к зарплате на указанный период.

Требования к подписи ответственного лица

Поскольку речь идет о понятии «подпись» обратимся за разъяснениями терминологии к ГОСТу 6.30 под названием «Унифицированная система организационно-распорядительных документов» (редакция 2003). Данный документ гласит, что в состав реквизита под названием «подпись» должны обязательно включаться:

  • название должности лица, которое подписало документ,
  • личная роспись вышеуказанного лица,
  • Ф. И. О. в качестве расшифровки росписи.

Дальше по тексту для удобства в качестве подписи будем использовать символ «φ». Итак, личная подпись в трудовой книжке при увольнении лица, несущего ответственность за ТК (пусть это будет бухгалтер) получит следующий вид:

В варианте с индивидуальным предпринимателем, которого статья № 66 Трудового Кодекса обязала лично вносить записи в описываемый документ, роспись будет выглядеть таким образом:

Немало споров возникает по поводу вопроса о возможности или невозможности сокращения слов «индивидуальный предприниматель» до двух букв «ИП».

Вариативность допустима лишь следующая:

Безусловно, последний пример не вполне отвечает требованиям п. п. №3.22 вышеупомянутого стандарта (нет названия должности), но справедливости ради стоит сказать, что в Правилах ведения ТК нет указания на неукоснительность выполнения требований ГОСТа.

Кроме того, сама трудовая книжка с большой натяжкой может быть отнесена к документации организационно-распорядительного характера. Иными словами, этот ГОСТ в нашем случае скорее рекомендация, чем правилом.

Подпись работника в трудовой книжке при увольнении. Запись типа «ознакомлен»

После подписи работодателя или ответственного лица должна стоять роспись самого сотрудника. К сожалению, в силу малой освещенности этого вопроса в Правилах, фантазия кадровиков породила большое количество вариаций этой самой росписи. Самым популярным вариантом стала подпись следующего вида:

Первым существенным недостатком подобной записи является отсутствие инициалов, ведь часто «закорючка» подписи может и не слишком напоминать фамилию сотрудника. Вторым промахом является взявшаяся практически из ниоткуда формулировка «с записями ознакомлен» либо просто «ознакомлен».

Почему из ниоткуда? Потому что в действительности нет ни одного нормативного документа, который бы постановлял оформлять подпись увольняемого работника именно таким образом.

Ещё одним распространенным заблуждением является размещение записи сотрудника (предположим она обозначена символом «μ») рядом с записью кадровика:

Вокруг этого вопроса и по сей день возникает немало споров. Защитники необязательности расшифровки подписи сотрудника утверждают, что раз фамилия, инициалы и подпись стоят на титульном листе трудовой, то в случае увольнения достаточно только расписаться.

Но как быть, к примеру, если сотрудником является женщина, фамилия которой за время работы в данной организации изменилась (к примеру, она вышла замуж)? Сличать подписи в данной ситуации не получится, ведь общеизвестно, что при смене фамилии меняется и роспись человека.

Итак, где же ставится подпись? Идеальным расположением обеих подписей будет следующий вариант:

В данном случае приемлемо следующее решение:

Более подробно о том, как ставится подпись работника в трудовой книжке при увольнении — читайте здесь.

Печать в трудовой книжке при увольнении и основные требования

Последним элементом заверения записи об увольнении, как уже было отмечено ранее, является печать. Первый аспект данного пункта на котором стоит остановиться – какой именно печатью следует заверять подобную запись? Раньше можно было выбирать из двух вариантов:

  • печать действующей организации (предприятия),
  • печать отдела кадров (службы).

Но с 2008 года Правила были несколько трансформированы. В ряд внесенных поправок вошло и распоряжение Роструда о замене части фразы п. 35 «…печатью организации (кадровой службы)…» на «…печатью работодателя».

Изменения были вызваны необходимостью привести Правила в максимальное соответствие с действующим Трудовым Кодексом, в котором используется единый термин «работодатель».

Иными словами, после вступления в силу этих поправок, заверение записи на предмет увольнения при помощи печати отдела кадров считается грубым нарушением процедуры. Касательно расположения её оттиска, то имеется ряд соответствующих требований:

  • печать не может закрывать собой личные подписи или затруднять чтение других реквизитов, имеющих значение (к примеру, № приказа),
  • оттиск должен слегка «заходить» на название должности увольняемого, в идеале занимая большей своей частью пустые строчки снизу,
  • печать на документе должна иметь четкий и читабельный вид.

Процедура ознакомления работника с записью

Порядок ознакомления сотрудника с соответствующей записью об увольнении в его трудовом документе осуществляется согласно п.12 упомянутых выше Правил.

И подразумевает роспись работника в его личной карточке.

В роли последней выступает специальный документ под названием Форма № Т-2.

Заверение: лаконично и просто

Базируясь на произведенном выше анализе, можно подвести итоги. Согласно всем требованиям и нормативам в области трудового права акт окончания трудовых взаимоотношений фиксируется подписью работника на следующих документах:

  • приказ, свидетельствующий об увольнении,
  • трудовая книжка,
  • персональная карта, изготовленная по Форме Т-2,
  • книга по учету движения трудовых книжек.

Теперь вы знаете, кто должен расписывается в ТК, нужна ли подпись работника и работодателя. Что делать, если не выдают трудовую в день увольнения — читайте дальше.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
+7 (812) 425-67-01 (Санкт-Петербург)

Кто подписывает

Запись об увольнении окончание трудовых отношений сторон. Пункт 35 Правил указывает алгоритм оформления. Когда увольняется специалист, запись заверяет руководитель, кадровик и сам работник. Кажется, что понятно, кто заверяет записи при увольнении работника. Все же возникают проблемы.

2 проблемы при оформлении трудовой книжки:

  1. Директор компании не может лично заверить каждую трудовую книжку.

Нет возможности расписаться в каждом бланке, поскольку принимается и увольняется множество специалистов. Поэтому нужно передать полномочия по заверке сведений об увольнении в трудовой книжке. Издается приказ, по которому полномочия возлагаются на специалиста кадровой службы.

  1. Ответственный сотрудник берет больничный лист.

Тогда снова пишется приказ. Там пишется, кто заверяет бланки на время болезни кадровика.

Подпись работника в трудовой книжкеставится, когда человек присутствует на работе. Роспись не ставится, когда человек на работе отсутствует или отказывается ознакомиться с записью.

Если человек увольняется из ИП, то подпись ставит сам частный предприниматель.

Передача полномочий по оформлению бланков

Приказ – это документ, который издается, чтобы возложить обязанности на сотрудника отдела кадров.

4 основных реквизитов приказа:

  • дата издания,
  • номер,
  • фамилия, отчество, имя и должность сотрудника, назначенного ответственным лицом за оформление книжек,
  • сумма прибавки к заработной плате.

Как правильно заверить запись

Правила определено, что сотрудник расписывается после того, как сделана запись.

Традиционная схема оформления:

  • специалист кадровой службы указывает свою должность.
  • расписывается.
  • делает расшифровку. Например, пишет: Иванов А.Л.

Здесь есть один важный момент. Правила запрещают сокращать в бланке. Получается, ставить инициалы вместо полного указания имени и отчества, неправильно. Поэтому есть второй вариант заверения. Образец: Иванов Алексей Леонидович.

Возникает еще один вопрос: указывать должность специалиста или нет. Когда должностное лицо получает документ в последний рабочий день, должность указывается. Если человек уже уволился и забирает бланк, то должность не пишется.

Писать слова: «заверяю» и «ознакомлен» также не имеет смысла. Закон не устанавливает обязанности писать дополнительные слова для тех, кто подписывает трудовую книжку при увольнении.

Важно! Специалист должен расписаться не только в книжке, но и личной карточке. Личные карточки обязательно нужно вести в бумажном виде, оформление с помощью компьютера не допускается.

Итак, есть несколько вариантов, как заполнять документы. Нужно только выбрать подходящий вариант и соблюдать требования Правил и Инструкции по заполнению книжек.

Заверение печатью

Иногда возникает вопрос, какую ставить печать. Печать руководителя и кадровой службы – это разные понятия. Пункт 35 Правил устанавливает порядок делопроизводства. Используется именно печать руководителя, а не кадровой службы. Закон не обязывает общество иметь печать, поэтому в некоторых компаниях она отсутствует. Если штампа нет, то достаточно подписи руководителя, чтобы заверить запись. Так же подпись может ставить человек, уполномоченный заверять трудовые книжки.

Если печать есть, то нужно правильно поставить оттиск.

7 основных правил, как поставить печать:

  • ставить аккуратно,
  • не закрывать соседние записи и росписи других лиц,
  • оставлять заметными реквизиты документов,
  • печать должна немного закрывать название должности увольняемого человека,
  • оставить открытой дату прекращения трудовых отношений, когда ставится печать,
  • ставить печать четко, чтобы хорошо читалось название организации,
  • можно занимать печатью нижние строки.

Если кадровик поставит печать отдела кадров, это будет считаться серьезным нарушением.

В каких документах ставится подпись при расторжении контракта

Специалист должен поставить свой автограф не только в книжке. Подписаться нужно и в других документах.

5 документов, где ставится роспись:

  • личная карточка,
  • книга движения книжек,
  • трудовая книжка,
  • приказ.

Поэтому кадровик проводит серьезную работу и подготавливает перечисленные документы для каждого случая.

Нюансы оформления

Кадровое делопроизводство ведется стандартным образом. Но возникают ситуации, которые требуют отдельного решения.

Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству

ВопросРешение
Увольняется сотрудник, у которого книжка ведется на двух языках. Как проводится заверка записей в этом случае?В этом случае требуется писать об увольнении также на двух языках. Заверка нужна для обоих текстов.
Сотрудница ушла в отпуск с последующим увольнением. Теперь отказывается приезжать в офис и забирать книжку. Можно ли направить документ почтой?Документ можно отправить почтой только в одном случае: специалист дал на это свое согласие. Если согласия нет, требуется направить письменное извещение с просьбой самостоятельно забрать документ.
Нужно ли писать «ознакомлен» при заверке записи об увольнении?Закон не устанавливает обязанности писать «ознакомлен», поэтому делать это необязательно. Но если написать «ознакомлен», это не будет большой ошибкой.
Бизнесмен открыл ИП, нанял много работников. Должен ли предприниматель самостоятельно вести книжки сотрудников?Предприниматель должен самостоятельно вести бланки. Можно также назначить ответственное лицо. Издается приказ о передаче полномочий кадровику, секретарю или бухгалтеру. Прядок установлен пунктом 45 Правил.

Любой кадровый вопрос нужно решать, руководствуясь нормами Трудового кодекса, Правилами и Инструкцией.

Решение спорных ситуаций

Если все идет в порядке, работник без проблем поставит свой автограф при увольнении. Совсем другая ситуация, когда человек уходит со скандалом и отказывается заверять документ. Работодателю нужно обезопасить себя от шантажа, решить вопрос: должен ли работник обязательно расписываться в трудовой книжке при увольнении. Руководство к действию закрепляется статьей 193 Трудового кодекса. Акт должны подписать два, а еще лучше три работника, желательно не связанных должностными обязанностями с уволенным специалистом.

Акт обязательно нужно оформить или придется платить штрафы. Отсутствие автографа уволенного работника – это серьезное нарушение.

Требования трудового законодательства нужно неукоснительно соблюдать, чтобы избежать санкций. Наказание установлено статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Нарушитель платит штрафы. Руководитель рискует получить штраф до пяти тысяч рублей. На компанию налагается взыскание размером от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Штрафы растут, если обнаружатся повторные нарушения.

Ошибки при оформлении

Зачастую допускаются нарушения в кадровой работе. Бывают, как мелкие недочеты, так и крупные нарушения, за которые предусмотрены штрафы.
7 примеров ошибок при оформлении записей

  1. Не указываются инициалы сотрудника.

Например, пишут: Кузнецов вместо Кузнецов А.К.

  1. Добавляются лишние записи.

Например кадровик подтверждает и без того известный факт словами: «с записью ознакомлен». Достаточно простой подписи. Автограф работника является заверкой.

  1. Подпись вообще не расшифровывается.

Это, действительно, проблема. Ведь у некоторых людей настолько непонятная роспись, что сложно сказать, кому она принадлежит. Поэтому расшифровка делается обязательно.

  1. Ставится печать кадровой службы. Штамп кадровой службы ставить нельзя, документ заверяется только подписью руководителя.
  2. Размашисто ставят печать.

Пользоваться печатью нужно аккуратно. Должны читаться подписи, реквизиты приказа.

  1. Секретарь заполняет кадровые документы, а приказ о передаче полномочий отсутствует.

Обязательно нужен приказ. Если приказ отсутствует, то документы должен заполнять руководитель или частный предприниматель.

  1. Забывают указать должность специалиста.

Должность указать нужно, поскольку документ отдается в последний рабочий день. Значит, специалист все еще выполняет свои обязанности, и должность требуется указывать.

Сложно полностью указать должность, если она слишком длинная. Тогда лучше написать ˗ работник вместо полного указания должности. Требования закона будут соблюдены, ведь текст, сделанный в бланке, должен заверять руководитель и сам работник.

Pin
Send
Share
Send
Send