Помощь Юриста

Сопроводительное письмо к счету на оплату

Pin
Send
Share
Send
Send


Наличие сопроводительного письма к документам является негласным правилом в сфере делового общения.

Несмотря на то, что законодательством не закреплена обязанность по его составлению, тем не менее, без него не обойтись. Причем в первую очередь наличие такого документа находится в интересах отправителя.

Таким образом, попытаемся более подробно изучить данный вопрос.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Для чего нужно делать?

В общем виде под сопроводительным письмом понимается своего рода информационная справка, которая составляется при отправке другому лицу документов, коммерческих предложений, материальных ценностей, резюме и т.д.

Основные задачи, которые данная бумага призвана решать:

    В случае необходимости может выступать в качестве доказательства того, что документы были отправлены адресату в нужное время.

На сопроводительном письме обязательно должна стоять дата составления.

  • В случае если какой-либо из направленных документов будет утерян, опять же данное письмо будет служить доказательством того, что бумаги изначально были направлены в полном пакете. Для этого на письме ставится реквизит «Отметка о наличии приложения», где последовательно перечисляются все прилагаемые документ.
  • Позволяет отправителю контролировать срок исполнения, и при необходимости, сославшись на дату отправки, затребовать ответ (если он необходим в конкретном случае).
  • Однако в случае, если есть сомнения относительно того, насколько добросовестно будет выполнена данная процедура, то можно отправить его по почте и запросить уведомление о получении. В данном случае уже можно не переживать о регистрации сопроводительного письма у получателя.

    Когда требуется для отправки пакета составлять прилагающийся текст?

    Существует весьма большое множество различных документов, отправка которых требует составления сопроводительного письма. В большей степени данная необходимость возникает в сфере деловых отношений (например, в ходе контакта между организацией и государством, между партнерами по бизнесу, между поставщиком и покупателем и т.д.). Кроме того, в последнее время наметилась тенденция составления сопроводительного письма к резюме.

    Итак, рассмотрим некоторые распространённые ситуации, требующие составления сопроводительного письма:

    1. Отправка документов в налоговые органы (Например, различные виды налоговой отчетности, копия лицензии на осуществление определенного вида деятельности и т.д.). О том, как составить сопроводительное письмо к декларации, вы можете прочитать тут.
    2. Отправка документов по требованию министерств, государственной службы статистики и т.д. (Например, бухгалтерская отчетность, приказ «Об утверждении учетной политики организации» и т.д.).
    3. Взаимодействие между партнерами по бизнесу (отправка соглашения, регламента работы по оказанию определенных услуг и т.д.).
    4. Отправка бумаг покупателю от поставщика (договор, различные акты, товарная накладная, счет-фактура и т.д.).
    5. Пересылка ТМЦ (договор, контракт, спецификация, образцы товаров и др.), а также множество других видов документов.

    Содержание бумаги

    Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.

    Итак, перечислим, как составить бумагу для сопровождения и пояснения переданных на рассмотрение документов:

    • Шапка документа (тут отражаются реквизиты получателя и отправителя документов).
    • Дата отправки и номер документа.
    • Название письма.
    • «Тело» документа (содержит обращение к получателю, а также его цель).
    • Приложения.
    • Заключительная часть (ФИО, должность и подпись отправителя).

    Порядок заполнения

    Однако существует ряд общеустановленных правил деловой этики, которых все же следует придерживаться. Представим в виде списка основные требования, как писать и порядок составления такого рода бумаги:

    1. для написания сопроводительного письма следует использовать фирменный бланк организации (если такой имеется),
    2. писать следует, используя исключительно деловой стиль общения,
    3. на письме необходимо указать контактные данные исполнителя на случай, если у получателя документов возникнут вопросы,
    4. излагать обращение следует грамотно, понятно и кратко.

    Шаблоны того, как правильно оформить и составить сопроводительное письмо к документам при направлении на согласование и рассмотрение, можно будет скачать ниже.

    1. Цель составления

    Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

    • кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.,
    • определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов,
    • указать реквизиты и контакты отправляющей стороны,
    • при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации,
    • довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

    2. Виды и типы писем

    По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

    • канала отправки сообщения,
    • получателя.

    В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

    В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

    • написанные вручную,
    • электронные,
    • передаваемые на бумаге.

    При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

    3. Требования к форме бланка

    Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

    При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

    • верхнюю часть с реквизитами организации,
    • поле с исходящим номером и датой,
    • блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя,
    • поле для текста письма и приложений,
    • контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

    3.1 Пример пустого бланка

    А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

    Заполненный пример в конце статьи!

    Лист А4 (пустой бланк)

    Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
    (указываются полные реквизиты компании)

    Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________

    (название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

    С уважением,
    Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________

    Исполнитель:
    Должность __________________
    ФИО _________________________
    Контактные данные _________________________

    4. Структура и содержание каждого блока

    В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

    • тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель,
    • обращение к получателю,
    • основная часть,
    • перечень приложений,

    4.1 Несколько слов о теме

    Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

    Приведем пример некоторых формулировок:

    1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2020г.
    2. О подготовке годового отчета.
    3. Предоставление статистических данных.
    4. О разработке проекта строительства объекта «N»

    4.3 Что писать в основной части

    Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

    Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

    Тип формулировкиТип адресата
    ПредоставляемКак правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
    НаправляемПрименимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
    ВысылаемИспользуется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

    Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

    Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

    1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
    2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
    3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

    Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

    Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

    • информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе,
    • действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.,
    • сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

    Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

    • наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре,
    • чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

    В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

    Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

    4.4 Приложения

    В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

    Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

    Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

    Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

    Например, перечень может выглядеть следующим образом.

    1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
    2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

    4.5 Кто может подписывать

    Теперь осталось подписать сообщение.

    Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

    При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

    Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

    При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

    5. Как хранить

    Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

    Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

    Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

    6. Ключевые ошибки при составлении

    Все ошибки можно разделить на две группы:

    • некорректность содержания,
    • стиль и форма подачи информации.

    Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

    Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

    Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

    1. Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
    2. Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
    3. Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.

    Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

    Как правильно написать: пошаговая инструкция по оформлению

    Для того чтобы более наглядно увидеть порядок составления и показать,как оформить такого рода бумаги, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров:

      Составляем шапку документа. Тут необходимо указать реквизиты, как получателя, так и отправителя письма.

    ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684

    17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34

    Директору ЗАО «Оптика»

    155623, г. Москва,

    ул. Восстания, д. 29». Указываем номер исходника, дату регистрации, а также название документа.

    «Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года

    СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО». Далее приступаем к написанию самого текста письма.

    Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя.

    Начинать свое обращение можно с таких слов, как:

    • «Направляем Вам…..» (в организацию, находящуюся в подчинении).
    • «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
    • «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).

    Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью.

    Итак, рассмотрим конкретный пример:

    «Уважаемый Сергей Леонидович!

    Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325. Просим его подписать, заверить печатью и один экземпляр направить нам в срок до 20 сентября 2017 года». Далее необходимо перечислить все приложения, идущие в дополнение к данному письму. Пример:

    «Приложение: договор в 2-х экземплярах (всего на 7 листах)». Заключительная часть предполагает проставление подписи руководителя организации, а также данные о непосредственном исполнителе документа.

    «Директор К.С. Иванов

    Нюансы грамотного составления и оформления сопроводительного письма с описью документов вы найдете здесь.

    Кому адресуется?

    Письма такого рода могут направляться в самые различные инстанции, с которыми взаимодействует та или иная организация в ходе осуществления своей деятельности.

    Итак, перечислим кому адресуется:

    1. В государственные органы (налоговую, службу статистики, министерства, ведомства и т.д.).
    2. Партнерам по бизнесу.
    3. Поставщикам.
    4. Покупателям,.
    5. В филиалы, головную организацию.
    6. Инвесторам и т.д.

    О том, как написать сопроводительные письма в различные компании, читайте в этой статье.

    Способы передачи при направлении на рассмотрение, согласование

    Способы доставки сопроводительного письма вместе с документами особо ничем не отличаются от общепринятых путей взаимодействия между различными организациями и инстанциями. Перечислим наиболее распространенные варианты:

      Отправка документа через почту. Данный способ является самым простым и используется для рядовых документов, которые не являются срочными и не содержат особо ценной информации.

    Для отправки необходимо просто опустить письмо со всеми приложениями (предварительно упакованное в конверт) в почтовый ящик.

    Крупные организации зачастую создают свою курьерскую службу, которая призвана обеспечить своевременную доставку всех документов до конечного адресата.

  • Использование электронной почты. Для этого необходимо сделать сканы всех документов, отправляемых с сопроводительным письмом.
  • Таким образом, составление сопроводительного письма к документам является неотъемлемой частью деловой переписки. Данный документ позволяет систематизировать работу с бумагами, а также избежать возникновения путаницы.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Зачем нужно писать сопроводительное письмо

    Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

    Чаще всего сопровождение оформляется:

    • к договору на подпись,
    • при передаче важных документов (например, возвращение после подписания),
    • к акту сверки,
    • к коммерческому предложению,
    • к документации в налоговую инспекцию,
    • к отчетам, формам и запросам контролирующих органов,
    • к исполнительной документации,
    • к кадровой документации.

    Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

    Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

    Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

    Структура сопроводительного письма

    Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

    1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
    2. Номер и дата обращения.
    3. Содержание.
    4. Перечень прилагаемых документов.
    5. Лицо, подтверждающее достоверность.
    6. Контакты.

    Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

    В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

    Перечень прилагаемой документации

    Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

    1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
    2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

    Итого 2 документа на 13 листах.

    К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

    Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

    • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС,
    • к декларациям в ФНС, ФСС,
    • к договору на подпись контрагентам,
    • к коммерческому предложению,
    • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

    Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

    Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

    Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

    Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

    Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

    Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

    При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

    Структура документа

    Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

    • должность получателя и его ФИО,
    • наименование компании или ведомства,
    • адрес компании или ведомства.

    Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

    После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

    Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

    Текст сопроводительного письма

    Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

    После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

    • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»,
    • «Просим информировать установленным порядком»,
    • «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

    По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

    Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

    • название документа нужно писать полное,
    • отмечают количество экземпляров документа,
    • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

    Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

    Важные нюансы

    1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
    2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
    3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
    4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

    Образец

    Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
    Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
    ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

    Генеральному директору ООО «Север»
    Алексееву Петру Петровичу
    610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
    тел. 89012345678

    Исх. №112
    12.12.2019 г.

    Уважаемый Петр Петрович!

    Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

    1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
    2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
    3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

    Итого: 4 экз. на 9 л.

    С уважением,
    генеральный директор ООО «Запад»
    Санников Тимур Тимурович

    7. Сопроводительное письмо к документам – образец

    А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

    Лист А4 (образец заполнения)

    Общество с ограниченной ответственностью «Край»
    100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105
    ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212

    Исх. №5 от 14.12.2020г. ООО «Росток»

    111100, г. Москва, ул. Митина,

    «ООО Росток» Степанову И.А.

    О согласовании условий договора

    Уважаемый Илья Александрович!

    Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2020г.

    Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

    1. Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
    2. Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.

    Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

    Секретарь департамента продаж

    8(495) 111-11-11
    e-mail: [email protected]

    Оформление сопроводительного письма

    Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

    Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

    Наличие сопроводительного письма к документам является негласным правилом в сфере делового общения.

    Несмотря на то, что законодательством не закреплена обязанность по его составлению, тем не менее, без него не обойтись. Причем в первую очередь наличие такого документа находится в интересах отправителя.

    Таким образом, попытаемся более подробно изучить данный вопрос.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

    Как писать сопроводительное письмо к документам

    Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

    • на фирменном бланке,
    • с указанием даты и регистрационного номера.

    Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

    О направлении ответа на претензию

    Тема, определяющая его цель

    Сопроводительное письмо передаваемых документов

    Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

    Уважаемый Иван Иванович!

    В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

    Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

    По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

    Перечень приложений. Вежливая подпись

    1. Договор поставки, количество листов.
    2. Товарная накладная, количество листов.
    3. Заказ-наряд, количество листов.
    4. Фото установленного баннера, количество листов.

    Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

    ФИО и контакты исполнителя.

    Пример сопроводительного письма к документам

    Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

    Чего указывать не надо

    Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку

    Пример недопустимой формулировкиСледует писать
    «Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
    «Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
    «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
    «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
    «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

    Кто подписывает письмо

    Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

    При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

    Смотрите видео: 40821 специальный расчётный счёт для оплаты комунальных услуг (April 2021).

    Pin
    Send
    Share
    Send
    Send