Помощь Юриста

Обзор видов служебной записки и руководство как составлять

Pin
Send
Share
Send
Send


Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме,
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником,
  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Как правильно написать?

Служебная записка составляется в произвольной форме, но, тем не менее, должна включать в себя ряд обязательных элементов:

  • в правом верхнем углу указывается должность и ФИО адресата в дательном падеже,
  • затем указывается наименование самого документа, то есть «служебная записка»,
  • далее указывается дата составления документа и регистрационный номер,
  • заголовок документа должен содержать информацию о предмете служебной записки (заголовок указывается в предложном падеже),
  • в основном тексте документа описывается сложившаяся ситуация, затем конкретное предложение или просьба,
  • в конце служебной записки указывается должность составителя, подпись и расшифровка подписи (фамилия, имя, отчество).

Если служебная записка обеспечивает связь между сотрудниками предприятия на горизонтальном уровне (например, руководитель одного структурного подразделения может подготовить служебную записку на имя руководителя другого структурного подразделения того же предприятия), то докладная записка, являясь разновидностью служебной записки, адресуется вышестоящему руководству, например непосредственному руководителю, либо директору предприятия. В докладной записке излагается какой-либо вопрос с определенными выводами и предложениями. Директор проставляет резолюцию с датой и подписью на документе. Читайте обзор характеристик и производителей мембранной обуви.

Оформление служебной записки:

  • служебная записка составляется на листе бумаги формата А4,
  • для текста используется шрифт «Times New Roman»,
  • размер шрифта — 14,
  • межстрочный интервал – 1,5,
  • дата проставляется арабскими цифрами (например, 24.06.2015г.) или буквами и цифрами (например, 24 июня 2015г.),
  • наименование документа может располагаться как посередине, так и от границы левого поля.

Виды записок

  • о запросе информации,
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей,
  • о направлении в служебную поездку или командировку,
  • о премировании сотрудников.
Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Пример служебной записки

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже),
  • далее указывается наименование документа,
  • вносится дата его составления и номер,
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу,
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Виды и примеры

  1. В служебной записке «На премирование сотрудника» указывается лицо, имеющее право на получение премии, основания для выплаты денежных средств, прописывается размер выплат. Служебная записка о командировке (образец 2015)
  2. В служебной (докладной) записке «О невыполнении должностных обязанностей» содержится информация о происшедшем факте не выполнения сотрудником компании своих должностных обязанностей, в связи, с чем излагается просьба о привлечении данного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Читайте обзор характеристик шлема для квадроцикла на этой странице. Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей
  3. В служебной (докладной) записке «О повышении заработной платы» излагаются основания для повышения должностного оклада (например, окончание испытательного срока или повышение квалификации), указывается размер денежных средств, на который следует увеличить должностной оклад, указывается лицо, в отношении которого необходимо принять соответствующие меры. Пример служебной записки о повышении заработной платы
  4. В служебной (докладной) записке «О выделении денежных средств» указывается сложившаяся ситуация, в связи с которой излагается просьба о выделении определенной суммы денежных средств под отчет. Образец служебной записки о выделении денежных средств
  5. В служебной записке «О повышении в должности» излагается просьба о рассмотрении кандидатуры (указывается рекомендуемое лицо, должность стаж работы, заслуги и т.д.) на имеющееся вакантное место в организации. Служебная записка о повышении в должности
  6. В служебной записке «На списание материалов» излагается просьба о списании материальных ценностей, указывается основание для списания, а также прилагается полный перечень материальных ценностей (наименование, количество, балансовая стоимость, инвентарный номер). Служебная записка отпроситься с работы
  7. В служебной записке «На приобретение канцтоваров» излагаются факты производственной необходимости в приобретение определенного количества канцтоваров, прилагается перечень канцелярских товаров (наименование, количество). Ознакомиться обзором характеристик ткани вискоза здесь: https://specworkg > Образец служебной записки на ремонт помещения
  8. В служебной записке «На приобретение спецодежды» излагается просьба о выдаче спецодежды сотрудникам. Указывается перечень сотрудников (должность, Ф.И.О.). Прилагается заявка на приобретение необходимой спецодежды (наименование, количество). Читайте когда и как проводится целевой инструктаж по охране труда. Служебная записка на приобретение спецодежды

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Как подавать в электронном виде

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Видео

Смотрите на видео инструкцию по документообороту:

Служебная записка не является обязательным документом, но она может послужить дополнением к основному документу, которое поможет принять руководителю окончательное решение. Например, на основании служебной записки может быть издан приказ, составлен акт или оформлено соглашение между двумя сторонами.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Назначение и виды

Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.

Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:

  • опоздание без уважительной причины,
  • преждевременный уход с работы,
  • прогул,
  • появление в нетрезвом виде,
  • некорректное выполнение своих обязанностей,
  • бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников,
  • некорректное общение с коллегами и т.п.

Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:

  1. Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
  2. Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.

По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Как составить

    Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

    1. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага. Также указывается краткое название компании.
    2. Затем прописывается название документа и номер (обычно в хронологическом порядке, о чем нужно уточнить в журнале документооборота).
    3. Далее нужно кратко, но достаточно емко изложить суть замечания. Описывается факт, инцидент, который свидетельствует о некорректном выполнении служебного долга, непрофессиональных действиях или бездействии. Например, несвоевременное предоставление отчетности, некорректное заполнение документации, опоздание, некорректное общение с коллегами и т.п.
    4. После этого можно обосновать нарушение, квалифицировав его соответствующим образом – например, по трудовому законодательству (прогул, появление в состоянии опьянения) или в соответствии с внутренними нормативными регламентами организации (например, невыполнение профессионального стандарта при обслуживании покупателя на кассе).
    5. Если такие действия (или бездействие) повлекло за собой определенные санкции против компании, нужно подробно описать и этот факт. Например, «в результате бездействия сотрудника Иванова Н.К. на компанию был наложен штраф со стороны налоговой инспекции в сумме 10 000 рублей».
    6. Далее составители бумаги должны четко изложить свою просьбу, начиная предложение со слова «Предлагаю…». Обычно предлагаются определенные дисциплинарные взыскания – например, сделать выговор, депремировать или даже уволить.
    7. Далее каждый человек, который участвовал в составлении текста (а также был непосредственным свидетелем инцидента) ставит свою подпись, а также прописывает фамилию, инициалы и полное название должности, которую он занимает в настоящий момент.

    Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

    Образец документа

    При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

    Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Кто и на кого подает

    Конкретного единого регламента, не существует. Однако в каждой компании установлен свой порядок – как в письменной, так и в устной форме: обычно все докладные записки подаются на имя:

    • генерального директора,
    • его заместителя,
    • начальника филиала,
    • бригадира.

    При этом подают такой документ либо старшие по должности работники, либо находящиеся на одной ступени – то есть именно те, кто зарегистрировал факт недостаточно добросовестного выполнения обязанностей.

    Каждый человек в компании имеет право на обращение с запиской на любого сотрудника, вне зависимости от его конкретной должности.

    То есть теоретически и рядовой работник может написать жалобу генеральному директору на своего непосредственного руководителя.

    На практике в каждой компании существует негласный порядок и собственная иерархия, однако в принципе все люди имеют возможность пожаловаться.

    Порядок оформления

    В разных организациях порядок фиксирования фактов нарушения трудовой дисциплины и письменного подтверждения может быть разным, однако в общем случае последовательность действий следующая:

    1. Фиксируется факт нарушения дисциплины, недобросовестного выполнения или полного невыполнения обязанностей. Можно применять средства аудио- и видеофиксации, привлекать других работников в качестве свидетелей.
    2. Составляется текст записки.
    3. Бумага заверяется ответственным лицом – как правило, это старший продавец, старший смены, бригадир, менеджер по персоналу и другие работники.
    4. Затем бумага подается непосредственно руководителю, на имя которого она была составлена.
    5. Руководитель рассматривает обращение по существу, принимает меры и издает свое распоряжение (приказ) или же отклоняет обращение, при необходимости разъясняя мотивы отказа сотрудникам, оформившим ее.

    Образец и примеры

    • В общем варианте за основу можно взять такой бланк:
    • Далее рассматривается несколько примеров докладных записок, которые можно взять за образец при необходимости зафиксировать факт невыполнения работником своих должностных обязанностей.

    Виды дисциплинарных взысканий

    В настоящий момент все взыскания, которые можно применить к работнику, сводятся к 3 видам:

    1. Письменное замечание.
    2. Составление выговора.
    3. Вынужденное увольнение в связи с недостаточно добросовестным выполнением работы.

    При этом в ТК указывается, что никакие другие виды взысканий применять не допускается. Руководство может выбрать любую из этих мер, причем в некоторых случаях речь идет сразу об оформлении выговора или даже об увольнении, поэтому работодатель не обязан соблюдать приведенную последовательность.

    Однако порядок применения меры учитывать необходимо – в общем виде он состоит из таких действий:

    1. Фиксируется факт невыполнения должностных обязанностей, по результату которого можно составить докладную записку по установленному образцу. Оформление этой бумаги – право, но не обязанность работодателя.
    2. От работника нужно потребовать составления объяснительной – т.е. письменного разъяснения причин его поступка (или бездействия).
    3. Если он отказывается выполнить это требование, нужно составить соответствующий акт, который подписывается свидетелями (коллегами).
    4. Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

    Зафиксировать нарушение допускается в течение максимально 6 месяцев с того дня, когда оно было допущено работником. То есть при обнаружении инцидента после этого срока инициировать процедуру по дисциплинарному взысканию будет невозможно. Хотя не исключается обращение в суд.

    Более подробно о дисциплинарных взысканиях можно увидеть здесь.

    Выговор: инструкция по составлению

    После того, как было отмечено невыполнение должностных обязанностей, о чем составлена докладная записка по соответствующему образцу, чаще всего работодатели принимают две меры – замечание или выговор. При этом важно понимать, что за один проступок применяется только одна мера.

    Как правило, руководство принимает решение о выговоре, о чем сообщается в письменном распоряжении (приказе). При этом ни форма выговора, ни форма этого приказа не установлены, поэтому каждая компания вправе применять собственные бланки и образцы. Обычно в документе содержатся такие разделы:

    1. Дата, место составления приказа, полное официальное наименование организации.
    2. Название и номер приказа в соответствии с принятыми правилами документооборота (обычно в хронологическом порядке).
    3. Собственно изложение содержания приказа. Приводится информация о работнике (ФИО, должность, табельный номер при наличии, прочие существенные сведения) и о причине объявления выговора. Описываются ссылки на нормативные документы – трудовое законодательство, внутренние регламенты, а также доказательные бумаги (например, докладная записка).
    4. Описываются приложения – то есть документы, которые прикладываются к приказу с указанием количества и вида (копия или оригинал).
    5. Ставится печать, подпись директора и расшифровка (фамилия, инициалы).

    Образец приказа представлен ниже:

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Приказ всегда должен подписать работник – предполагается, что этими действиями подтверждает факт ознакомления с текстом, однако это не равнозначно тому, что он согласен с содержанием. Если сотрудник отказывается поставить подпись, составляется соответствующий акт об отказе, который подписывается другими работниками организации, засвидетельствовавшими этот факт.

    Образец служебной записки о дисциплинарных взысканиях и невыполнении обязанностей

    Цель записки — донести до адресата просьбу применить меры ответственности к нарушителю. В ней должны быть указаны факты, отражающие ненадлежащее поведение сотрудника и/или невыполнение им прямых служебных обязанностей.

    В данной статье мы рассмотрим основные нюансы оформления данного типа служебной записки.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

    Кто и когда пишет служебную записку о невыполнении обязанностей?

    Докладная записка пишется начальником на своего подчиненного при невыполнении последним должностных обязанностей. Изначально любой сотрудник должен ознакомиться с данными требованиями и затем уже подписать трудовой договор в знак своего согласия с ними.

    Служебная или по-другому докладная записка о невыполнении должностных обязанностей — это элемент внутренней деловой переписки компании, который представляет собой информационный документ.

    Вступив на должность, работник обязан выполнять указания начальства, если они не выходят за рамки ранее оговоренных должностных обязанностей. В противном случае руководитель имеет право составить служебную записку о невыполнении обязанностей на имя вышестоящего начальства.

    Виды, специфические особенности и образцы

    Дисциплинарные взыскания могут накладываться на сотрудника по нескольким причинам. Соответственно, для каждого случая служебная записка будет иметь свои нюансы написания.

    Рассмотрим данные особенности для основных нарушений, совершаемых сотрудниками во время работы в той или иной компании.

    О неисполнении должностных обязанностей

    Как было описано выше, данный элемент внутренней деловой переписки составляется в том случае, когда сотрудник не выполняет прямого указания своего начальника. При том, что данное ему распоряжение входит в область его ответственности.

    В шапке документа указывается адресат и его должность в компании. Затем следует заголовок, в котором потребуется записать не только словосочетание «Служебная записка», но и добавить второй заголовок – «О невыполнении сотрудником (ФИО и должность) должностных обязанностей».

    Читайте о том, в каких случаях необходимо писать объяснительную записку тут.

    Далее идет основная часть документа, где следует описать все факты, указывающие на нарушение. Если текст достаточно большой, лучше разделить его на абзацы. В конце вносятся предложения по мерам наказания, которые следует применить к провинившемуся сотруднику.

    На документе следует поставить актуальную дату написания и подпись с расшифровкой.

    Скачать образец записки о невыполнении обязанностей по ссылке.

    Об опоздании на работу

    Опоздание на работу — явление, с которым приходилось сталкиваться каждому руководителю любой компании. Руководитель опоздавшего работника решает, достаточно ли нарушителю устного предупреждения, или лучшим решением будет составление служебной записки об опоздании на работу.

    • Составитель документа излагает в основном тексте проблему и просит применить дисциплинарные взыскания за опоздание.
    • Но если причина опоздания работника достаточно уважительная, и тому есть официальное подтверждение, его начальник может учесть данное обстоятельство, указать его в служебной записке и предложить минимизировать или вовсе не назначать взыскания за нарушение.
    • Скачать образец служебной записки об опоздании.

    О невыходе на работу

    Отсутствие на рабочем месте является одним из грубых нарушений дисциплины. В этом случае начальнику сотрудника, прогуливающего работу, потребуется составить акт об отсутствии работника на рабочем месте, а также составить докладную записку вышестоящему руководству.

    В дополнение к указанным документам прилагается объяснительная от сотрудника, отсутствовавшего на работе.

    В основном тексте официального письма потребуется указать дату прогула, период отсутствия, как нарушение повлияло на производственный процесс. В конце вносятся предложения по дисциплинарным взысканиям для провинившегося сотрудника.

    Образец докладной о прогуле: скачать тут.

    О нарушении трудовой дисциплины

    Данным понятием можно назвать нарушение внутреннего распорядка и правил организации, законодательных норм. Это может быть как несоблюдение, так и частичное несоблюдение указанных пунктов, причем как умышленно, так и неумышленно.

    Однако, следует помнить, что если нарушение не зависело от воли самого сотрудника, а было вызвано сторонними факторами, о нарушении трудовой дисциплины говорить нельзя.

    Наиболее яркими примерами нарушений трудовой дисциплины могут служить:

    • нахождение на работе в состоянии токсического, наркотического или алкогольного опьянения,
    • нарушение правил безопасности, в результате которого произошел несчастный случай на производстве, авария и т. д., либо была велика вероятность возникновения таких ситуаций,
    • хищение, порча или уничтожение имущества на рабочем месте вне зависимости от размера,
    • разглашение коммерческой или государственной тайны, персональных данных сотрудников и иной информации, разглашение которой запрещено условиями договора,
    • прочие нарушения, определенные законом.

    Служебная записка составляется по основной схеме. В ней потребуется указать, какое нарушение совершил работник и предоставить доказательства, при их наличии. А также указать предпочтительные меры наказания для сотрудника.

    По данной ссылке вы можете скачать пример записки о нарушении дисциплины.

    Как написать докладную о снятии дисциплинарного взыскания?

    1. Если резолюция вышестоящего руководства положительна, сотрудник получает наказание, которое назначается в целях предотвращения возможности повторных ситуаций подобного характера.
    2. Но в некоторых случаях провинившийся сотрудник понимает и признает свою неправоту, вследствие чего исправляется и старается не допускать подобных неприятностей в дальнейшем.
    3. А иногда даже пытается реабилитироваться в глазах компании и приложить больше усилий к выполнению своей работы.

    Если же вас не устраивает ваше рабочее место, прочитайте статью о том, как уволиться по собственному желанию на испытательном сроке.

    • В указанных выше ситуациях решение непосредственного начальника провинившегося сотрудника может поменяться, и тогда он составляет служебную записку, в которой просит снять дисциплинарное взыскание раньше срока.
    • Она пишется в произвольной форме на имя основного руководителя компании, накладывавшего ранее взыскание на провинившегося.
    • Документ составляет непосредственный начальник сотрудника, который может отслеживать его деятельность.
    • Письмо оформляется либо вручную, либо на компьютере и содержит следующие данные:
    1. имя и должность руководителя, название организации,
    2. имя и должность составителя служебной записки,
    3. название официальной бумаги,

    4. ссылка, по которой можно отследить приказ о назначении дисциплинарного взыскания, дата написания приказа,
    5. факты, подтверждающие успехи сотрудника на рабочем месте и причины для отмены наказания,
    6. итоговая просьба прервать взыскание раньше срока,
    7. дата составления записки и подпись.

    Пример служебной записки о снятии дисциплинарных взысканий с работника: скачать образец.

    Без нарушений дисциплины со стороны сотрудников не обходится ни один коллектив. Поэтому работникам, находящимся на руководящих постах разных уровней, будет полезно знать правила написания соответствующих служебных записок в своей компании.

    Например, в одной организации допускается составление документа полностью в свободной форме, а в другой уже имеется собственный готовый шаблон, используемый для внутренней деловой переписки. Информация об утвержденной структуре документов должна быть отображена во внутренних актах организации.

    Чтобы полностью разобраться в данной теме, посмотрите видео о дисциплинарных взысканиях в случае невыполнения обязанностей работником:

    Как написать докладную о нарушении трудовой дисциплины

    Как известно, каждый, кто устраивается на работу, читает и подписывает должностную инструкцию. Если в процессе работы он не выполняет указанные в инструкции функции либо выполняет их не так, как надо, то это повод наказать его. Это может быть все что угодно: регулярные опоздания, прогул, неправильно оформленные документы…

    Любые действия, которые влекут за собой убытки, — наказуемы. Вы, как непосредственный руководитель, можете решить эти проблемы путем предупреждений или бесед. Но если разговоры не действуют, то сотрудника нужно наказывать. Главное, делать это по закону.

    Как утверждают многие, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может служить лучшим средством для борьбы с опозданиями.

    Но как? Ведь все решения о дисциплинарных взысканиях в компании принимает только ее высшее руководство. Именно для того, чтобы уведомить начальство о проступке сотрудника, и пишется докладная записка, адресованная, допустим, генеральному директору фирмы.

    Кстати, докладную может написать не только вышестоящее лицо, но и любой сотрудник. Однако внутренние документы ряда фирм предусматривают строгий порядок подачи жалоб. Согласно ему, рядовой сотрудник обязан не писать докладную, а пожаловаться непосредственному начальству.

    Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

    Как пишется докладная? Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет.

    Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных. Писать ее можно и на компьютере, и от руки.

    Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания. Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.

    1. Правый верхний угол: кому адресовано письмо (должность и Ф.И.О.).
    2. Ниже: от кого (должность и Ф.И.О.).
    3. Ниже по центру (с соблюдением отступа): название — докладная записка.
    4. Далее — основной текст послания. Здесь заявитель перечисляет перечень тех обязанностей сотрудника (со ссылкой на внутренние документы, к примеру правила внутреннего распорядка или должностную), которые он не выполнил.
    5. Далее указывается, к чему привели действия сотрудника, какие последствия повлекли за собой его проступки.
    6. Завершается основной текст записки предложением о дисциплинарных мерах, которые, по мнению непосредственного руководителя, необходимо применить к проштрафившемуся сотруднику, чтобы ситуацию исправить.
    7. Внизу слева ставится дата написания документа.
    8. Внизу справа — подпись.

    При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.

    Докладная: пример написания

    Например, ваш сотрудник неправильно оформил накладную на товар.

    В результате этого машину с продукцией, которая проехала какое-то количество километров и спалила какое-то количество бензина, представители заказчика отказались разгружать.

    Исправленную версию заказчик отказался принимать в электронном виде, требуя оригинал. Вам пришлось срочно переоформлять документы и отправлять курьера на легковой машине на склад заказчика.

    Докладная записка: пример

    Директору ООО «Веселушка» Иванову С.П.

    от начальника производственного цеха ООО «Веселушка» Петрова И.П.

    Довожу до Вашего сведения, что работник производственного цеха Сидоров Л.Е. неправильно оформил накладную на поставку товара (5 тонн) для компании «Потребитель нашей продукции». В результате неправильного оформления накладной заказчик отказался выгружать товар. Чтобы исправить ситуацию, пришлось задействовать автомобиль «Жигули» для передачи исправленной накладной заказчику.

    Последствиями такого халатного отношения сотрудника, выписывавшего накладную, стали простой автомобиля на складе, использование легкового автомобиля, повышенный расход ГСМ, испорченная репутация поставщика.

    За халатное отношение к работе прошу объявить Сидорову Л.Е. выговор.

    Все, докладная готова! Что дальше? Если во внутренних документах фирмы есть указание на порядок согласования подобных документов, например их должны сначала рассмотреть и поставить резолюцию, допустим, директор по производству или служба безопасности, значит, вы, следуя указанной нормативом навигации, передаете документ в соответствующие подразделения.

    Пишем служебную записку о невыполнении должностных обязанностей

    Несмотря на отсутствие в законодательстве унифицированной формы, такая служебная записка часто используется и позволяет не только формализовать правоотношения между работниками, но и официально обратится к ответственному лицу, непосредственному или вышестоящему руководителю, к представителям других структурных подразделений с инициативой о привлечении сотрудника к дисциплинарному взысканию.

    Основная цель этого информационно-справочного документа — зафиксировать сложившуюся ситуацию, донести важные сведения, связанные с нарушением, до адресата. Решение, привлекать ли сотрудника к дисциплинарной ответственности в каждом конкретном случае, находится в компетенции руководителя. Служебная записка позволяет ему сформировать мнение по факту произошедшего и вынести решение.

    Виды и специфические особенности служебной записки

    Докладные о дисциплинарных взысканиях можно условно подразделить по содержанию на следующие виды:

    1. Сообщение о факте нарушения работником должностной инструкции, правил.
    2. Уведомление о необходимости установления такого факта.
    3. Инициирующая процесс привлечения к дисциплинарному взысканию.

    Самыми распространенными видами служебных записок в деятельности юридического лица являются:

    • о неисполнении должностных обязанностей,
    • об опоздании на работу,
    • о невыходе на работу (прогул),
    • о нарушении трудовой дисциплины.

    Важно указать в документе следующие данные:

    1. Точное время и место дисциплинарного нарушения.
    2. Суть нарушения (конкретные действия или бездействие сотрудника).
    3. Правовые основания для привлечения к взысканию (пункты Трудового Кодекса РФ, трудового договора, должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка и др.).
    4. Описание обстоятельств и деталей произошедшего (данные свидетелей, их роль, документы-доказательства, фото и т.п.), их необходимо приложить к служебной записке.

    Утверждая корпоративную форму, не забудьте учесть их при создании структуры. Правильная служебная записка (образец) о невыполнении обязанностей находится в конце статьи.

    В государственных и муниципальных бюджетных организациях и некоммерческих организациях чаще встречаются утвержденные в установленном порядке бланки, в которых можно менять только текстовую часть, изменение других реквизитов, структуры, полей, их последовательность категорически не допускается.

    Что указать в служебной записке

    Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

    • название структурного подразделения,
    • адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица),
    • название вида документа,
    • дата,
    • индекс или исходящий номер,
    • место издания,
    • заголовок (краткое содержание, например, об опоздании, о прогуле, о невыполнении обязанностей по охране труда),
    • текстовая часть,
    • приложения если есть,
    • подпись, визы.

    Можно ли отменить наказание

    После того как служебная записка о невыполнении служебных обязанностей оформлена, решение об издании приказа о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принято, может возникнуть необходимость его досрочной отмены.

    В соответствии со статьей 194 ТК РФ, если в течение года со дня объявления работник не будет подвергнут дисциплинарному взысканию, то оно считается снятым.

    Таким образом, работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.

    Отсутствие непогашенных дисциплинарных взысканий в Положениях об оплате труда бюджетных и некоммерческих организаций и учреждений, как правило, является обязательным условием для начисления различных стимулирующих выплат, премии по результатам работы за год, представлению к наградам, переводу на вышестоящую должность.

    Образец служебной записки об отмене наказания

    Докладная о снятии дисциплинарного взыскания оформляется в свободной форме, ответственным лицом компании и согласовывается с руководителем. В случае положительного решения руководства, оформляется соответствующий приказ о досрочном снятии взыскания.

    Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей

    Работодатель вправе требовать от сотрудника исполнения им трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). В свою очередь, работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором (ст. 21 ТК РФ). В случае, нарушения работником должностных обязанностей, прописанных в трудовом договоре, к нему может быть применено дисциплинарное взыскание (ст. 192 ТК РФ).

    Основанием для применения санкций является служебная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец, которой мы приведем в конце данной статьи.

    Ответственность за невыполнение работником своих обязанностей

    Если сотрудник не выполняет или недобросовестно выполняет свои обязанности, к нему могут быть применены следующие виды взысканий (ст. 192 ТК РФ):

    Правда, уволить работника за однократное нарушение своих обязанностей рискованно. Такое увольнение работник достаточно легко сможет оспорить в суде (ст. 394 ТК РФ). И тогда вам придется восстановить сотрудника на работе, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда, а также возместить судебные издержки.

    Когда к сотруднику нельзя применить дисциплинарное взыскание в случае невыполнения им должностных обязанностей

    Отказ сотрудника выполнять работу, не предусмотренную должностными инструкциями, а также работу, связанную с нарушением норм законодательства и техники безопасности, не является неисполнением служебных обязанностей. Соответственно, за такой отказ к работнику нельзя применить дисциплинарное взыскание, а оформление служебной записки в этом случае бессмысленно.

    Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

    Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

    Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

    На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

    Законодательные основы

    Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

    Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

    Специфика докладной

    Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

    Отличие от объяснительной записки

    Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

    Функции докладных записок

    Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

    • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера,
    • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности,
    • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие),
    • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством,
    • регулярные отчеты о ходе выполнения работ,
    • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства,
    • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей,
    • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка,
    • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред,
    • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

    Классификация докладных записок

    Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

    1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
      • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий, как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта,
      • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации,
      • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
    2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
      • внешняя – направляется руководству другого учреждения,
      • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

    К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины,
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей,
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов,
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
  • Автор докладной

    Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора.

    Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции.

    Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

    Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

    Как грамотно составить докладную

    Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

    1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
    2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
    3. Выводы и рекомендации автора записки.

    Рекомендации к оформлению

    Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

    Оформляем внутреннюю докладную

    Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

    • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу,
    • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу,
    • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа),
    • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа,
    • короткая суть докладной,
    • содержание тремя обособленными блоками,
    • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

    Особенности оформления внешней докладной

    Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

    • сведения об организации-отправителе,
    • присвоенный документу номер,
    • город, в котором составлена докладная,
    • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

    Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

    Докладная о нарушении трудовой дисциплины

    Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

    Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

    ФАЙЛЫ
    Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc

    Отдел кадров
    Генеральному директору
    ООО «Омега»

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

    О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

    Pin
    Send
    Share
    Send
    Send