Помощь Юриста

Должностная инструкция менеджера по материально техническому снабжению

Pin
Send
Share
Send
Send


Должностная инструкция менеджера по снабжению необходима для конкретизации его трудовых задач в организации. Такой документ применяет большинство компаний, несмотря на то что его обязательное использование не прописано в законодательных актах. Должностная инструкция делает проще взаимодействие нанимателя и персонала в вопросах рабочих задач, ответственности и прав. Рассмотрим, что нужно прописать в документе.

1. Общие положения

  1. Менеджер по снабжению включается в состав руководителей компании.
  2. На такую позицию может быть принято лицо с высшим профобразованием (инженерно-экономическим или экономическим) и опытом работы в сфере снабжения от 2 лет.
  3. Сотрудник назначается на свою должность и освобождается с нее приказом руководства в соответствии с актуальным трудовым законодательством.
  4. Сотрудник подчиняется руководителю отдела материально-технического снабжения, коммерческому директору, имеет в подчинении персонал.
  5. Менеджер по снабжению должен обладать следующими знаниями:
    • законодательных и нормативных правовых актов, методических документов по материально-техническому обеспечению (далее — МТО) компании,
    • способами и правилами планирования снабжения компании материально-техническими ресурсами (далее — МТР),
    • особенностей формирования нормативов производственных запасов, проведения работ по ресурсосбережению,
    • особенности организации МТО,
    • правил составления и заключения договорной документации с поставщиками и контроля их исполнения,
    • норм формирования и документации на отпуск МТР отделам компании,
    • актуальных оптовых и розничных цен и номенклатуры требуемых материально-технических ценностей,
    • правил организации учета снабженческих мероприятий и особенности формирования отчетности о выполнении плана МТО,
    • правил составления претензий поставщикам,
    • способов обработки информации с применением компьютера, технических средств коммуникации,
    • этику делового общения,
    • стандарты хранения, перевозки и отгрузки продукций из мест хранения,
    • основ организации труда, экономики,
    • основ законодательства о труде,
    • правил внутреннего трудового распорядка в компании,
    • норм пожарной безопасности и охраны труда на предприятии.
  6. Сотрудник во время работы должен опираться на:
    • Устав компании,
    • Положение о подразделении МТО,
    • данный документ,
    • другие документы, касающиеся собственных должностных функций.
  7. При отсутствии на рабочем месте менеджера по снабжению (по причине отпуска или нетрудоспособности) его функции выполняет сотрудник, назначенный руководством. Работник приобретает полномочия менеджера по снабжению и несет ответственность за недобросовестное выполнение своей работы.

2. Должностные обязанности

Функции менеджера по снабжению включают в себя следующие:

  1. Разработка политики компании по проблемам МТО.
  2. Руководство составлением проектов будущих планов и балансов МТО производственной программы.
  3. Участие в формировании расчетов норм производственных запасов.
  4. Руководство созданием и введением в работу программ по непрерывному обеспечению компании ресурсами, требуемыми для производственного процесса.
  5. Нахождение поставщиков, опираясь на качественные характеристики предлагаемых МТР, сроки доставки, цены и иные условия.
  6. Контакты с поставщиками, анализ их производственных возможностей.
  7. Создание преддоговорной документации и работа с ней.
  8. Осуществление переговоров с поставщиками, согласование сроков поставок.
  9. Заключение договоров с поставщиками.
  10. Анализ маркетинговой информации и рекламы о предложениях продавцов.
  11. Контроль доставки МТР от продавцов и поставщиков.
  12. Подготовка претензий к поставщикам, если они нарушили условия договора, составление расчетов по претензиям.
  13. Анализ условий актуальных договоров в плане качества исполнения обязательств поставщиками и продавцами.
  14. Принятие решений о расторжении договоров с недобросовестными поставщиками.
  15. Контроль состояния и расходования запасов МТР.
  16. Руководство разработкой базы данных по закупкам.
  17. Составление заявок на МТР для разных периодов, актов и заключений о качестве поступающего сырья.
  18. Составление задач для подчиненных сотрудников. Контроль их выполнения.

3. Права

Работник имеет такие права:

  1. Подписывать бумаги в рамках своей компетенции.
  2. Запрашивать от руководства и других структурных подразделений всю нужную информацию и документы.
  3. Просить руководства помощи в решении своих должностных задач.
  4. Контролировать качество и сроки исполнения поручений.
  5. Возглавлять и проводить совещания по вопросам работы отдела материально-технического снабжения.
  6. Участвовать в общем обсуждении проектов решений администрации компании.
  7. На рассмотрение администрации вносить предложения о приеме на работу, увольнении, переводе, повышении, дисциплинарных взысканиях подчиненных работников.
  8. Требовать завершения или приостановления работ в ситуации, когда нарушены те или иные нормы и инструкции, до ликвидации нарушений.

4. Ответственность

Работник, принятый на позицию менеджера по снабжению, может быть к привлечен ответственности за такие проступки:

  • некачественное выполнение или неисполнение своих трудовых задач, указанных в данном документе, — в рамках актуального законодательства о труде в РФ,
  • преступления, совершенные во время своей работы, — в рамках положений КоАП РФ, УК РФ, ГК РФ,
  • нанесение материального ущерба — по правилам, указанным в актуальном трудовом законодательстве РФ.

Общие сведения

Работу над созданием документа можно поручить в компании юристу, специалисту по кадрам, делопроизводителю или другому специалисту, знакомому с принципами составления данных документов. Для уточнения обязанностей такой сотрудник может обратиться к непосредственному руководителю менеджера по снабжению — именно он имеет точное представление о его должностных функциях.

Также можно обратиться к «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», который был закреплен Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года №37.

Важно! Должностная инструкция может быть самостоятельным документом или приложением к трудовому контракту. В любом случае она не должна противоречить ему.

Нормы по составлению документа отсутствуют в действующем законодательстве, однако работодатели придерживаются сложившихся в практике стандартов. Они связаны с содержанием документа, его структурой и оформлением. Обратимся к содержанию.

Какие разделы обычно бывают в документе

Стандартно документ содержит 4 раздела, такие как «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». Остальные относятся к дополнительным и вносятся в документ при желании работодателя как можно подробнее описать все грани трудовых отношений с персоналом. К таким разделам относят «Условия работы», «Оценку деятельности», «Взаимоотношения в организации», «Заключительные положения». Рассмотрим основные разделы.

Должностные функции

Этот раздел инструкции — самый важный. Именно в нем будет содержаться информация, что конкретно должен делать на своем рабочем месте менеджер по снабжению. Для того чтобы не возникло в будущем разногласий, рекомендуется эту часть прописать как можно конкретнее.

Если подобных специалистов в компании несколько, то должностные обязанности каждого из них будут отличаться — их можно даже распределить между работниками.

Оформление должностной инструкции

Документ распечатывают на фирменном бланке компании формата А4. Оформление должно быть выполнено следующим образом:

  1. Сначала по центру или в левом верхнем углу располагают наименование компании, реквизиты (они обычно уже есть на фирменном бланке).
  2. Далее справа нужно разместить графы для подписи и должности нанимателя. Такая отметка об утверждении документа должна быть обязательно.
  3. После этого пишут наименование документа и располагают текст должностной инструкции.
  4. В завершении документа расписываются непосредственный руководитель менеджера по снабжению и сам принимаемый сотрудник. Также могут стоять подписи согласующих должностную инструкцию работников. Это могут быть юрист, специалист по кадрам и т.п.

Должностную инструкцию лучше составить в двух экземплярах. Первый будет храниться в отделе кадров компании или предприятия, а второй — у принятого менеджера по снабжению. Работник сможет беспрепятственно обращаться к документу в нужные ему моменты.

I. Общие положения

  1. Менеджер по снабжению относится к категории руководителей.
  2. На должность менеджера по снабжению назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области снабжения
  3. Менеджер по снабжению должен знать:
    1. 3.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по материально-техническому обеспечению предприятия.
    2. 3.2. Методы и порядок перспективного и текущего планирования снабжения предприятия материально- техническими ресурсами (сырьем, материалами, полуфабрикатами, пр.).
    3. 3.3. Порядок разработки нормативов производственных запасов, проведения работ по ресурсосбережению.
    4. 3.4. Организацию материально-технического обеспечения.
    5. 3.5. Порядок заключения договоров с поставщиками и контроля за их выполнением.
    6. 3.6. Требования к составлению и оформлению документации на отпуск материально-технических ценностей подразделениям предприятия.
    7. 3.7. Стандарты и технические условия по материально-техническому обеспечению качества продукции, методы и порядок их разработки.
    8. 3.8. Оптовые и розничные цены, номенклатуру потребляемых материально-технических ценностей.
    9. 3.9. Основы технологии, организации производства, труда и управления.
    10. 3.10. Требования к организации учета снабженческих операций и порядок составления отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения.
    11. 3.11. Порядок подготовки претензий к поставщикам за несвоевременное или некачественное исполнение условий заключенных договоров.
    12. 3.12. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.
    13. 3.13. Основы трудового законодательства.
    14. 3.14. Правила и нормы охраны труда.
  4. Назначение на должность менеджера по снабжению и освобождение от должности производится приказом
  5. На время отсутствия менеджера по снабжению (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Менеджер по снабжению:

  1. Разрабатывает политику предприятия по вопросам материально-технического обеспечения.
  2. Руководит разработкой проектов перспективных, текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы.
  3. Принимает участие в расчетах нормативов производственных запасов на основе определения потребностей в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях и т.д.).
  4. Руководит разработкой и внедрением программ по непрерывному обеспечению предприятия материально-техническими ресурсами, необходимыми для производства.
  5. Осуществляет поиск поставщиков, ориентируясь на качество предлагаемых материально-технических ресурсов, цену, сроки поставок, благоприятные условия поставок.
  6. Развивает отношения с поставщиками, анализирует их производственные и финансовые возможности, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
  7. Подготавливает и корректирует преддоговорную документацию.
  8. Проводит переговоры с поставщиками с целью размещения заказов и согласования условий и сроков поставок.
  9. Заключает договоры с поставщиками.
  10. Организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых продавцов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупки материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.
  11. Обеспечивает доставку материальных ресурсов от поставщиков и продавцов в соответствии с предусмотренными в договорах условиями и сроками.
  12. Организует обработку поставок материально-технических ресурсов (приемку по количеству и комплектности, идентификацию качества, составление необходимой приемочной документации, внутреннее перемещение в места хранения или производственные подразделения предприятия).
  13. Подготавливает претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претензиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров.
  14. Периодически оценивает условия действующих договоров на предмет качества исполнения обязательств поставщиками для принятия решений о поиске новых поставщиков, изменению схем работы с поставщиками.
  15. Организует контроль за состоянием запасов материально-технических ресурсов, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.
  16. Руководит разработкой и внедрением мероприятий по:
    • повышению эффективности использования материально-технических ресурсов,
    • снижению затрат, связанных с транспортировкой и хранением материально-технических ресурсов,
    • совершенствованию системы контроля за расходованием материально-технических ресурсов,
    • выявлению и реализации излишков материально-технических ресурсов.
  17. Разрабатывает предложения по замене дорогостоящих материально-технических ресурсов более доступными по цене и возможностям приобретения, но в то же время точно отвечающими требованиям по качеству.
  18. Разрабатывает и внедряет программы по:
    • сокращению инвестиций в запасы материально-технических ресурсов путем улучшения планирования и выбора поставщиков,
    • улучшению качества закупаемых материально-технических ресурсов,
    • сокращению сырьевой составляющей себестоимости производимой предприятием продукции.
  19. Координирует работы по разработке и поддержанию баз данных по закупкам, содержащим оперативную информацию, необходимую для определения потребностей в материально-технических ресурсах, источниках их закупок, расходов на закупки, пр.
  20. Организует составление:
    • заявок на материально-технические ресурсы (сводных годовых, годовых, квартальных, месячных),
    • актов, заключений о качестве поступающих материально-технических ресурсов,
  21. Разрабатывает задания подчиненным работникам и контролирует их исполнение.

III. Права

Менеджер по снабжению имеет право:

  1. Самостоятельно определять формы взаимоотношений с поставщиками материально-технических ресурсов.
  2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
  3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
  4. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
  5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Менеджер по снабжению несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Pin
Send
Share
Send
Send