Помощь Юриста

Ведение документооборота по складскому учету материалов

Pin
Send
Share
Send
Send


Товар: любая вещь, не ограниченная в обороте, свободно отчуждаемая и переходящая от одного лица к другому по договору купли – продажи (пункт 64 ГОСТ Р 51303-99, утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 11 августа 1999 года №242-ст).

Товары в организациях торговли относятся к активам, предназначенным для продажи.

В соответствии с пунктом 2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 09 июня 2001 года № 44н, товары являются частью материально-производственных запасов, которые приобретены или получены от других юридических или физических лиц и предназначены для продажи.

Рассмотрим, какими первичными документами оформляется выдача товаров со склада торговой организации.

Основным документом, применяемым для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей организацией торговли сторонней организации является Товарная накладная (форма №ТОРГ-12), утвержденная Постановлением №132 и составляемая в двух экземплярах. Первый остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и на его основании производится их списание. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для принятия товарно-материальных ценностей к учету.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т), утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» .

Порядок оформления товарно-транспортной накладной установлен еще совместной Инструкцией Минфина СССР №156, Госбанка СССР №30, ЦСУ СССР №354/7 и Минавтотранса РСФСР №10/998 от 30 ноября 1983 года «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом».

Согласно пункту 5 данной Инструкции грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом независимо от условий оплаты за его работу.

Следует помнить, что товарно-транспортная накладная согласно пункту 6 Инструкции является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная (далее по тексту ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ü наименование получателя груза,

ü наименование груза,

ü количество, вес перевозимого груза, способ определения веса,

ü способ погрузки и разгрузки,

ü время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

В тех случаях, когда в ТТН «Сведения о грузе» нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, к ней следует приложить накладную по форме №ТОРГ-12.

В этих случаях в ТТН указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные организации имеют право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

- второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей,

- третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортной организации с грузоотправителем (грузополучателем),

- четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Пример из консультационной практики ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Некоторые транспортные компании отказываются подписывать ТТН (форма №1-Т) или ТОРГ-12 при заборе груза на складе нашей организации. Вместо этого они предоставляют накладную по своей форме и доверенность.

Достаточно ли этого для подтверждения передачи именно того груза, который отражен в первичных документах? Если нет, то как подтвердить, что товар, перечисленный в оформленных нами первичных документах, мы отгрузили?

В соответствии со статьей 458 Гражданского кодекса Российской Федерации в случаях, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное.

Документ, который вам предъявляет транспортная компания, не содержит всех обязательных реквизитов, указанных в статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (в частности наименование товара), следовательно, не может служить документально-подтвержденным основанием для списания товара. Рекомендуем в договоре с транспортной компанией предусмотреть пункт о приложении к накладной описи вложений, а ТОРГ-12 дополнить графой «принял ______________ организация связи по доверенности».

Такую форму ТОРГ-12, в которую внесены дополнительные графы, необходимо утвердить в учетной политике вашей организации. Напоминаем, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России от 28 ноября 1997 года №78, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты (такие дополнения должны быть утверждены учетной политикой организации). При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Так сказано в Постановлении Госкомстата Российской Федерации №20 от 24 марта 1999 года.

Кроме данного способа возможен еще один способ сдачи товара организации связи. Согласно пункту 32 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства от 15 апреля 2005 года №221 квитанция, выдаваемая почтовым отделением, подтверждает прием почтового отправления. В квитанции указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления. Квитанция в приеме почтовых отправлений утверждена Приказом Минфина Российской Федерации от 29 декабря 2000 года №124н и является бланком строгой отчетности. Бланки строгой отчетности можно применять только при оказании услуг (но не при продаже товаров) и только при расчетах с населением и индивидуальными предпринимателями, которые приравнены к населению (но не при расчетах с другими организациями). Аналогичная точка зрения приведена в Постановлении Пленума ВАС Российской Федерации от 31 июля 2003 года №16. Таким образом, считаем, что в случае, если ваш сотрудник получит товар со склада (получение должно быть оформлено формой ТОРГ-13), по доверенности от общества сдаст его в организацию связи с описью вложения, то Торг-12 квитанция (вместе с описью вложения) может служить основанием для списания товара.

В любом случае, рекомендуем в договоре поставки специально предусмотреть, что «обязанность продавца передать товар считается исполненной в момент сдачи товара организации связи».

Пример из консультационной практики ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Видом отправки согласно договору между нашей организации и Покупателем является авиа или железнодорожный транспорт, но за грузом приезжает автомобиль транспортной компании (ТК). ТК подписывает ТТН, но не всегда имеет возможность предоставить нам копии железнодорожных и авиа накладных. ТК может предоставить копию акта о приёме груза к перевозке ЖД и авиа транспортом в свободной форме. Достаточно ли данных документов для подтверждения выполнения обязательств нашей организации отгрузить товар Покупателю согласованным видом транспорта?

При заключении договора необходимо учитывать два момента:

1) момент исполнения обязанности продавца передать товар (статья 458 ГК РФ).

Главное, в договоре должна быть определена сторона, обязанная по доставке:

- если обязанность по доставке лежит на продавце, то, если иное не предусмотрено договором, обязанность продавца по передаче товара считается исполненной в момент вручения товара покупателю или указанному им лицу или предоставление товара в распоряжение покупателя или указанному им лицу в месте нахождения товара.

- если из договора не вытекает обязанность продавца по доставке товара и передаче его в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное.

2) порядок поставки (статьи 509 и 510 ГК РФ). Поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки (передачи) товаров покупателю, являющемуся стороной договора поставки, или лицу, указанному в договоре в качестве получателя.

При этом в соответствии со статьей 510 ГК РФ доставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки их транспортом, предусмотренным договором поставки, и на определенных в договоре условиях. Если в договоре не определено, каким видом транспорта осуществляется доставка, право выбора вида транспорта или определения условий доставки товаров принадлежит поставщику.

Если у вас определен в договоре вид перевозки - ж/д и авиа транспорт, то доказательством надлежащего исполнения поставщиком своей обязанности по доставке будет наличие транспортной накладной, выданной перевозчиком того вида транспорта, которому был передан товар со склада поставщика (момент сдачи перевозчику).

В вашем случае товар доставлен транспортом, не предусмотренным договором, а именно автомобильным. Если у вас не будет ж/д накладной, то вы не сможете доказать надлежащее исполнение обязательств. Более того, обязанность по передаче будет считаться не исполненной надлежащим образом, что может повлечь риск взыскания убытков.

В рамках вышесказанного, рекомендуем в вашем договоре (или в требовании на отгрузку продукции) указывать также лицо, обязанное по поставке и момент исполнения обязанности продавца по передаче товара.

Пример из консультационной практики ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Транспортная компания (ТК) приезжает с доверенностью и ТТН или актом, оформленным с их стороны. На ТТН, акте имеется печать ТК и подпись водителя (экспедитора). При передаче продукции ТТН или Акт дозаполняется. Достаточно ли данных документов для правильного оформления отгрузки, ведь печать (штамп) ставится не на подпись первого лица ТК?

Представленная вами копия ТТН в «транспортном разделе» таблице «Сведения о грузе» в графе «принял водитель-экспедитор» содержит «место для штампа». Однако, типовая межотраслевая форма №Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78 не содержит такого реквизита, как «место для штампа», предназначенного для отметки ее водителем-экспедитором.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России от 28 ноября 1997 года №78, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты (такие дополнения должны быть утверждены учетной политикой организации). При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Так сказано в Постановлении Госкомстата Российской Федерации №20 от 24 марта 1999 года.

Таким образом, для заполнения ТТН (форма №Т-1) необходимыми документами для водителя являются:

документы на автомобиль,

удостоверение личности водителя,

В вашем случае не заполнена графа «по доверенности», что позволяет заинтересованным лицам признать принятие товара неуполномоченным лицом. Кроме того, печать не является законным доказательством полномочий лица. Представитель, действующий от имени юридического лица, может подтвердить свои полномочия только выданной руководителем доверенностью, заверенной печатью (а если доверенность выдается от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, то доверенность должны быть подписана также главным (старшим) бухгалтером). То, что представитель перевозчика (или покупателя) ставит печать на свою фамилию, не является законным подтверждением его полномочий и юридическое лицо, от имени которого он получил товар, может признать сделку недействительной по статье 174 ГК РФ. Единственным доказательством передачи товара уполномоченному лицу является доверенность (независимо оттого, что водитель заверил свою подпись печатью).

Пример из консультационной практики ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Может ли товарный раздел ТТН быть заполнен в печатном виде, а транспортный раздел и строка «груз по доверенности к перевозке принял» заполнены ручкой.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш (пункт 2.8 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 года №105).

Требование о заверении печатью и подписью руководителя относится только к исправлениям, имеющим место в первичных документах. Порядок исправлений ошибок урегулирован пунктами 4.2 и 4.3 вышеуказанного Положения. Следовательно, комбинированный способ заполнения первичного документа не противоречит требованиям закона. Данный факт можно обосновать позицией суда, несмотря на то, что они вынесены в отношении счетов-фактур (Постановление ФАС МО №КА-А40/2379 от 08 апреля 2005 года).

Следует обратить внимание, что в первичных учетных документах не допускается факсимильное воспроизведение подписи лиц, ответственных за правильность оформление документов и совершение хозяйственных операций.

Пример из консультационной практики ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Обязательность заполнения устаревших граф ТТН. Как с этим бороться? Насколько это законно?

Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов (раздел 2 Указаний по применению и заполнений форм, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78).

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку (пункт 2.9 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 года №105).

Кроме того, в пункте 7 Приказа Минфина Российской Федерации №119н от 28 декабря 2001 года сказано, что в тех случаях, когда в ТТН в разделе «Сведения о грузе» нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, в качестве товарного раздела к товарно-транспортной накладной должны прилагаться, как неотъемлемая ее часть, специализированные формы (товарная накладная или другие формы), утвержденные в установленном порядке, по которым производится списание товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходование их у грузополучателя, а также ведется складской, оперативный и бухгалтерский учет.

В этих случаях в товарно-транспортной накладной указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Пример из консультационной практики ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Действительна ли ТТН без цен и форма ТОРГ-12 без подписи, дополняющие друг друга при отгрузке товаров третьим лица?

ТТН составляется грузоотправителем с обязательным заполнением всех реквизитов, а свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. Кроме того, в статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, одним из которых является «измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц».

Отсутствие цен в ТТН и (или) ТОРГ-12 является основанием для невозможности Покупателем принять к возмещению Налог на добавленную стоимость, так как не будет подтвержден факт принятия к учету товара (абзац 2 пункта 1 статьи 172 НК РФ).

Кроме того, у вас могут возникнуть проблемы с налогом на прибыль. Организации, формируя затратную часть, расходами признают обоснованные и документально подтвержденные затраты (пункт 1 статьи 252 НК РФ). Если первичный документ оформлен неправильно или в нем отсутствует обязательный реквизит, то налоговая инспекция может не принять такие расходы в целях налогообложения прибыли, соответственно вам может быть доначислена сумма налога на прибыль, а также пеня.

Статей 122 НК предусмотрена ответственность за неуплату или неполную уплату сумм налога, в частности занижения налоговой базы, неправильное исчисление налога и другое неправомерное действие в виде штрафа в размере от 20 до 40 процентов от неуплаченных сумм налога.

В целях «сокрытия» продажных цен в ситуации, когда товар поставляется иному грузополучателю, чем ваш покупатель (покупателю покупателя) рекомендуйте вашим покупателям избегать такой схемы поставки, а осуществлять поставку товара напрямую вашему покупателю.

Более подробно с вопросами, касающимися выдачи товаров со склада, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR- Интерком – Аудит» «Организация складского учета».

Сущность понятия «товары»

Товар – это товарно-материальные ценности, предназначенные для их дальнейшей продажи, т.е. не ограниченные в обороте.

Стоит отметить, что согласно регламентирующих документов и актов товары входят с состав материально-производственных запасов, вследствие чего операции с ними регламентируются соответствующими документами.

Вопросы документального оформления и отражения в бухгалтерском учете хозяйствующей единицы выдачи товара со склада на уровне законодательных и правовых актов регламентируются в соответствии с ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, которые были разработаны и утверждены Министерством финансов РФ приказом №119н.

Поступление материалов

В соответствии с п. 2 разд. 2 методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н, понятие «материалы» включает широкий номенклатурный ассортимент запасов предприятия со сроком использования менее года. К материалам относятся:

  • сырье, необходимое для производства полуфабрикатов или готовой продукции,
  • вспомогательные материалы, которые не входят в готовое изделие, а используются для обеспечения работоспособности оборудования, а также каких-либо технологических нужд,
  • ГСМ,
  • запчасти,
  • тара,
  • покупные полуфабрикаты,
  • отходы производства,
  • прочие.

В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.

ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.

О правилах такого оприходования читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов?».

Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.

Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.

Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.

Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале«Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».

Еще 1 способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.

Первичная документация, оформлением которой сопровождается выдача товара со склада хозяйствующей единицы

Выдача товаров со склада хозяйствующей единицы в обязательном порядке сопровождается оформлением установленных действующим законодательством первичных документов. Наиболее часто оформляемым документом при реализации товара и его выдачи со склада является товарная накладная, составленная по форме №ТОРГ 12. Такой документ, как правило, оформляется в двух экземплярах, один из которых передается представителю организации-покупателя и является основанием для оприходования приобретенных товарно-материальных ценностей, а второй остается у организации-продавца и является основанием для списания товара.

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Если же реализации товара сопровождается его перевозкой автотранспортом, то в обязательном порядке должна быть оформлена товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме №1-Т, которая включает в себя два раздела:

  • товарный. Именно в этом разделе отражается информация и сведения, необходимые для списания или оприходования товарно-материальных ценностей,
  • транспортный. В данном разделе отражаются сведения, необходимые для учета затрат на доставку товаров и расчетов с транспортной организацией.

В случае отсутствия данного документа товарно-материальные ценности представитель транспортной компании не вправе принимать такие товарно-материальные ценности к перевозке. ТТН, как правило, оформляется в 4 экземплярах, каждый из которых в обязательном порядке должен быть заверена печатью и подписью ответственных лиц. Первый экземпляр передается грузоотправителю и является основанием для списания товарно-материальных ценностей, второй передается грузополучателю и служит основанием для оприходования товаров, третий экземпляр является дополнением к счету на оплату оказанных услуг по доставке, четвертый прилагается к пакету документов, подтверждающих факт оказания транспортных услуг.

Задай вопрос специалистам и получи
ответ уже через 15 минут!

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании 1-го варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно 2 способами: партионным и сортовым.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в 2 экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).

Внутрискладское движение ТМЦ

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

Об оформлении требования-накладной читайте в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

  • при реализации материалов,
  • при смене МОЛ,
  • при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ,
  • в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности,
  • в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.),
  • при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье«Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале«Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Выбытие материалов

Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).

  1. Лимитно-заборная карта — документ, предназначенный для отпуска одной номенклатуры материалов в другой склад предприятия или на сторону. Например, для выпечки хлеба нужна мука. В форме М-8 отражается ежедневное списание муки со склада хранения в производство. Данный документ ведется в течение месяца в 2 экземплярах: по одному для отпускающей и принимающей стороны. В карту вносятся данные о количестве отпущенных материалов, которые визируются подписями отпустившего и принявшего МОЛ. В конце периода карты сдаются в бухгалтерию.
  2. Требование-накладная выписывается разово на каждый отпуск ТМЦ в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.
  3. Накладная об отпуске материалов на сторону выписывается в результате выбытия материалов в адрес стороннего юрлица (при продаже или, например, передаче материалов как давальческое сырье) или территориально удаленного подразделения компании. Выписывают документ в 2 экземплярах. Если отпуск производился сторонней организации, к форме М-15 необходимо приложить доверенность получателя ТМЦ.

  1. При реализации материалов стороннему контрагенту выписывается накладная по форме ТОРГ-12 в 2 экземплярах: 1-й остается у фирмы продавца, 2-й передается покупателю. Если ТМЦ перевозятся автотранспортом, необходимо составить еще и ТТН (форма 1-Т).

О документах, оформляемых при транспортировке, читайте в статье «Подтверждение транспортных расходов - какими документами?».

Хранение

Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.

В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.

Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.

Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).

По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).

Все данные о количестве и движении ТМЦ фиксируются МОЛ в специальных журналах (МХ-4, -5, -6, -7, -8).

Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:

Похожие публикации

Эффективность работы склада в немалой степени зависит от того, насколько правильно в нем ведется учет движения товаров. Все поступающие ТМЦ должны быть оприходованы, а их движение необходимо соответствующим образом отобразить в учете. Документы складского учета можно оформлять вручную, но это достаточно трудоемкий процесс. Поэтому на многих складах устанавливаются системы автоматизации, позволяющие формировать первичную документацию в электронном виде с возможностью последующей распечатки.

Чем регулируется ведение складского учета

Основным нормативным документом является Приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119н (ред. от 24.10.2016). Данный приказ содержит указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. В частности, в нем указано следующее:

Все операции по движению складских запасов необходимо оформлять первичными учетными документами.

Каждая организация имеет право самостоятельно устанавливать перечень документов, необходимых для ведения учета запасов на складе, или использовать унифицированные формы.

При ведении учета допускается использование программных продуктов.

Во всех первичных документах складского учета материалов и товаров должна быть проставлена подпись материально-ответственного лица с расшифровкой.

Руководство склада должно установить перечень сотрудников, которые будут иметь право принимать и отпускать ТМЦ. Перечень необходимо согласовать с главным бухгалтером.

С чем связана необходимость ведения складского учета

Контроль за движением ТМЦ является основой прибыльного торгового бизнеса. Если руководство склада владеет информацией о фактических остатках запасов, оно сможет правильно оценить потребность в поставке очередной партии. Также оно сможет контролировать сотрудников и своевременно выявлять факты кражи ТМЦ.

Ведение складского учета позволяет проконтролировать:

объем продажи товаров,

групповой оборот товаров,

остатки на складе,

номенклатуру товаров, находящихся в складе и в торговом зале,

сроки хранения товара.

Документы складского учета материалов

Первичные документы являются основой для создания учетных записей, с их помощью все складские операции отображаются в бухгалтерском учете. Практически все складские документы учета товаров имеют утвержденную на государственном уровне форму. Но предпринимателям и фирмам предоставлена возможность вносить изменения в утвержденные формы с учетом специфики своей деятельности, или разрабатывать собственные документы. При этом надо строго следить за тем, чтобы они соответствовали требованиям ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и включали все необходимые для «первички» реквизиты.

Все приходные и расходные складские документы можно фиксировать в специальном реестре, который составляют в двух экземплярах. Один экземпляр остается на хранение у заведующего складом, а второй в установленные сроки необходимо передавать в бухгалтерию организации. Ко второму экземпляру реестра прикладывают соответствующие складские документы и расписку бухгалтера о принятии им «первички».

Какие основные первичные документы следует оформлять при проведении конкретных операций, рассмотрим далее.

Приемка товаров

Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т), товарная накладная (форма № ТОРГ-12) от поставщика. Подтверждают факт приемки-передачи товаров, являются основанием для списания товара у грузоотправителя и оприходования у грузополучателя. В комплект документов может входить также спецификация и счет-фактура.

Приходный складской ордер (форма № М-4) выписывается на основании накладных и подтверждает поступление ТМЦ на склад.

Форма ТОРГ-1. Составляется при приемке ТМЦ определенного качества, количества, массы, комплектности. В нем указываются выявленные факты несоответствия условиям, приписанным в договоре или накладных.

Акты о приемке материалов, товаров (формы № ТОРГ-2, ТОРГ-3) составляются в том случае, если товар от поставщика поступил не в полном объеме или при расхождении по качеству. Если отсутствует счет поставщика заполняют акт ТОРГ-4.

Итоги

Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.

Отпуск ТМЦ со склада

Форма № ТОРГ-12. Оформляется при реализации товаров покупателю.

Накладная на отпуск материалов на сторону № М-15. Составляется при передаче ТМЦ из одной фирмы в другую.

Форма № ТОРГ-16 – Акт списания товаров. Оформляется в случае порчи ТМЦ в процессе складского хранения.

Применение для складского учета унифицированных бланков или самостоятельно разработанных форм документов следует отразить в приказе об учетной политике.

Предусмотрены ли штрафы за отсутствие документов?

Первичные документы складского учета необходимо оформлять в обязательном порядке, их отсутствие считается грубым налоговым нарушением. Если сотрудники склада нарушат требования действующего законодательства и это обнаружат налоговики, организация будет привлечена к ответственности. Размер штрафов регламентируется ст. 120 НК РФ:

10 тыс. руб. если правонарушение совершено в течение одного налогового периода,

30 тыс. руб. при повторном правонарушении,

если нарушение повлекло занижение налоговой базы, штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб.

Pin
Send
Share
Send
Send