Помощь Юриста

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2019 - 2020 годах

Pin
Send
Share
Send
Send


Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Списание гсми ведение документации на маломерном судне». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Чтобы приобретать ГСМ по талонам, с поставщиком нужно заключить договор. Поставщик обеспечивает отпуск ГСМ через определенную сеть АЗС.

Кроме этого, установлены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива отдельно в Крыму и Севастополе. Напомним, что данные нормы расхода топлива и смазочных материалов предназначены для определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, проведения расчетов с пользователями транспортных средств, водителями и т. д.
При этом расход смазочного материала при производстве капитального ремонта оборудованных на автомобиле агрегатов, устанавливается от одной заправочной емкости системы смазки.

Индексы

Учет ГСМ на водном транспорте


Организация занимается речными перевозками. На балансе числятся пароходы. Необходим механизм учета ГСМ на водном транспорте.

А именно: у пароходов есть паспорта двигателей, в которых обозначены нормы расхода ГСМ. На пароходах ведется судовой журнал, туда заносятся данные (моточасы), из расчета этих данных списывается ГСМ. Проблема в том, что судовой журнал хранится у капитана и с парохода вынесен быть не может. Какие документы необходимо предоставить для списания ГСМ? Нет ли специализированных журналов учета движения пароходов, актов списания? Нет ли единых утвержденных норм расхода ГСМ на речном транспорте?


Для признания расходов на ГСМ достаточно, чтобы они были обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст.252 Налогового кодекса РФ). При этом Налоговый кодекс РФ не требует учитывать расходы на ГСМ в пределах норм, установленных Минтрансом или иным ведомством.

Иначе говоря, если речной транспорт используется для извлечения дохода, а ваши первичные документы оформлены в соответствии с требованиями статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", то фактические расходы на ГСМ можно принять для целей налогообложения прибыли. Расходы на топливо для транспортных средств включаются в состав материальных затрат предприятия (подпункт 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ).

Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению для учета горюче-смазочных материалов предусмотрен субсчет 3 "Топливо" счета 10 "Материалы". Учет ГСМ ведется по видам, местам хранения и материально ответственным лицам. Для удобства могут применяться счета второго порядка, например, такие как "Топливо на складе", "Топливо в баках" и т.д. Стоимость израсходованного топлива списывается на себестоимость продукции на основании первичных учетных документов, подтверждающих, что транспорт используется в производственных целях.

Согласно пункту 93 приказа Минфина РФ от 28 декабря 2001 года N 119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов" по мере отпуска материалов со складов (кладовых) подразделения на участки, в бригады, на рабочие места они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство. На фактически израсходованные материалы подразделение - получатель материалов составляет акт расхода, в котором указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины, в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

Списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства производится на основании указанного выше акта.

Конкретный порядок составления акта расхода материалов, к которым относятся и ГСМ, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливается организацией.

По нашему мнению, используемые организацией нормы расхода топлива должны быть утверждены приказом руководителя, т.е. в организации должны иметься утвержденные внутренним приказом нормы расхода топлива, рассчитанные с учетом норм, предусмотренных паспортами ваших пароходов (в силу специфики деятельности организации).

Особенно необходимо утвердить нормы расхода топлива, если на эксплуатацию конкретного парохода фактически расходуется больше топлива, чем по нормам, содержащимся в паспортных данных завода-изготовителя. Нормы можно установить путем контрольного замера топлива и составления акта.

Организации водного транспорта отчитываются о расходах топлива перед органами статистики. Так, постановлением Госкомстата РФ от 21 ноября 2000 года N 113 "Об утверждении статистического инструментария для организации Минтрансом России статистического наблюдения за деятельностью организаций водного транспорта" с отчета за 2000 год введена форма N 23-ВТ "Сведения о расходе топлива судами внутреннего водного транспорта".

Отметим, что до вступления в силу главы 25 Налогового кодекса РФ действовала Отраслевая инструкция по составу затрат и калькуляции себестоимости работ и услуг предприятий основной деятельности речного транспорта, утвержденная Минтрансом РФ 8 марта 1993 года N ВА-6/152, также не предусматривавшая какого-либо нормирования топлива для списания на себестоимость.

Судебная практика по поводу отнесения фактических затрат на топливо на себестоимость в основном складывается в пользу налогоплательщиков.

В качестве примера приведем одно из недавних дел (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 16 октября 2003 года N А55-1317/02-29-4257/02-29).

Федеральный арбитражный суд Поволжского округа рассмотрел в судебном заседании кассационную жалобу Управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Самарской области, г.Самара, и постановил оставить жалобу налоговой инспекции без удовлетворения.

Как следует из материалов дела, Управлением МНС Российской Федерации по Самарской области была проведена выездная налоговая проверка ОАО "Волжское нефтеналивное пароходство "Волготанкер" по вопросу правильности исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль за период с 01.01.98 по 31.12.99.

По результатам проверки составлен акт и вынесено решение, которым акционерному обществу было начислено 33253079 руб. налога на прибыль, 24941844 руб. пеней и на основании п.1 ст.122 Налогового кодекса Российской Федерации взыскано 8885703 руб. штрафа, на основании п.1 ст.120 Налогового кодекса Российской Федерации - 5000 руб. штрафа.

Согласно решению налогового органа, предприятием в нарушение ст.4 Закона Российской Федерации "О налоге на прибыль предприятий и организаций" и п.1 "Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в стоимость продукции (работ, услуг) и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли" отнесение на себестоимость продукции (работ, услуг) стоимости топлива производилось в полном объеме в момент заправки судов, без учета их фактического расхода. При этом на конец отчетного периода на судах оставались остатки не израсходованного в процессе эксплуатации судов топлива, которые уже были списаны на себестоимость. В связи с тем, что на себестоимость была списана стоимость топлива, не использованного в производстве, налоговым органом налогооблагаемая прибыль была увеличена.

Признавая выводы налогового органа не основанными на законе, суды сослались на п.2.3 Отраслевой Инструкции по составу затрат и калькуляции себестоимости работ и услуг предприятий основной деятельности речного транспорта, утвержденной Министерством Российской Федерации 8 марта 1993 года N ВА-6/152, согласно которой на себестоимость включаются затраты на приобретаемое топливо, расходуемое судами. По мнению суда, это означает, что действия истца были правомерными, поскольку исходя из специфики деятельности предприятия на судах на конец года остается приблизительно равный остаток неизрасходованного топлива.

При этом судами сделан вывод о том, что к спорным правоотношениям подлежит применению именно Отраслевая инструкция как нормативный акт специального характера, учитывающий специфику деятельности речного транспорта, что оспаривалось налоговым органом в кассационной жалобе.

По мнению налоговиков, Отраслевая инструкция подлежит применению лишь в части, не противоречащей Положению о составе затрат.

Судебная коллегия кассационной инстанции посчитала выводы судов правомерными.

В соответствии со статьей 2 Закона Российской Федерации "О налоге на прибыль предприятий и организаций" прибыль (убыток) от реализации продукции (работ, услуг) определяется как разница между выручкой от реализации без налога на добавленную стоимость и затратами на производство и реализацию, включаемыми в себестоимость. Затраты, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), определяются в соответствии с Положением о составе затрат по производству и реализации продукции, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 05.08.92 N 552.

Согласно п.11 раздела 1 названного Положения перечень состава затрат, их состав и методы распределения по видам продукции (работ, услуг) определяются отраслевыми методическими рекомендациями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг) с учетом характера и структуры производства.

Согласно п.2 постановления Правительства Российской Федерации N 552 от 05.08.92 руководителям министерств рекомендовано разработать и довести до предприятий отраслевые инструкции по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг) применительно к специфике соответствующих производств и видов услуг. Особенности же состава затрат могут ими определяться, если они прямо не предусмотрены Положением о составе затрат, по согласованию с Министерством экономики Российской Федерации и Минфином Российской Федерации.

Таким образом, согласование с соответствующими ведомствами требуется лишь тогда, когда в состав затрат отраслевыми инструкциями дополнительно включены расходы, прямо не предусмотренные Положением о составе затрат. Отнесение на затраты расходов по обеспечению производства топливом прямо предусмотрено подпунктом "е" пункта 2 Положения, Отраслевая инструкция в данном случае регулирует лишь учет затрат на приобретение топлива и поэтому подлежит применению.

Судами также сделан обоснованный вывод о том, что налоговый орган не доказал то, что пароходство списало на себестоимость топливо, не использованное в процессе производственной деятельности.

Более того, судами установлено, что в целом по флоту за проверяемый период количество израсходованного топлива превышает количество приобретенного топлива, а образование остатков связано с наличием переходящего из года в год остатка топлива. Следовательно, все топливо, приобретенное как в 1998 году, так и в 1999 году, было израсходовано и, соответственно, состав налогового правонарушения отсутствует.

На основании изложенного суд постановил оставить кассационную жалобу налоговой инспекции без удовлетворения.

М.Н.Чуприна,
генеральный директор
ООО "РосЭксперт-Аудит"
С.-Петербург, Щербаков пер., 4,
тел.: (812)320-92-90

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О том, как корректировался путевой лист, мы писали у нас на сайте:

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представленыздесь.

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можетев наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Специфика расчетов с использованием смарт-карт

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Следовательно, соответствующая прихоть контролеров по поводу утверждения формы первичного документа приказом об учетной политике не имеет никаких оснований.

Вместе с тем производитель по каждому автомобилю прописывает в технической документации определенную норму потребления этим механизмом ГСМ (как правило, это расход топлива на 100 км).
Вместе с тем в целях налогообложения учитывается стоимость фактически израсходованных горюче-смазочных материалов на основании подтверждающих документов.

Учет ГСМ по путевым листам – 2020-2019 (далее — ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.

Недостатком приобретения топливной карты является установление заправочными станциями определенного расписания для возможности оплаты топлива картами.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Последний способ является наиболее распространенным. Выбранный организацией способ должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике.

Расходы на приобретение ГСМ связаны с обслуживанием перевозочного процесса и относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу «Материальные затраты» (п. 7, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Количественно-суммовой учет ГСМ ведется с использованием лицевых карточек, форма которой разработана организацией самостоятельно и утверждена приказом руководителя. Карточка открывается на каждого водителя.

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

  1. При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
  2. Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Как правильно оформить списание ГСМ по топливным картам

Ранее и физические, и юридические лица пользовались специальными топливными талонами — это было удобно и позволяло контролировать расходы топлива. Талоны имели ряд особенностей:

  • они отличались определенным лимитом топлива,
  • при заправке автомобиля совершалась минусовка литров бензина,
  • на них отражался неиспользованный остаток топлива.

Хранение учетных документов осуществляется в соответствии с действующим в ДВТ «Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности МГА и подведомственных ему предприятий, учреждений и организаций».

В рабочем листе стиральной машины, химчистки в этой графе записывается количество обработанных материальных ценностей.

При необходимости, по решению руководства авиапредприятия, по истечении года карточки (журналы) складского учета могут храниться не в бухгалтерии, а в службе ГСМ.

Рабочий лист выписывается на период не более одного месяца в службе материально-технического обеспечения, занимающейся эксплуатацией агрегата (станции), и ведется в подразделении.На оборотной стороне рабочего листа в графе 2 моторист (оператор) ежедневно записывает время (часы, минуты), отработанное двигателем агрегата (станции).

Основным документом для принятого топлива и масла является накладная нефтебазы (судно — бункеровщика), которая должна быть подписана представителем нефтебазы и механиком, принимавшим топливо и масла. Копия накладной и паспорт (сертификат) на принятое топливо и масло должны быть представлены главным (старшим) механиком механико-судовой службы (МСС) судовладельца.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Расчет затрат

Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

  • 25 * 41 = 1025,00 руб.
  • 120 * 39 = 4680,00 руб.
  • 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
  • 25 + 120 = 145 л.
  • 5705 / 145 = 39,34 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.

Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.

Кроме нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), формула учитывает работу независимого отопителя (Hот – норма расхода топлива в час, Т-время его работы) и поправочный коэффициент D, как правило, в виде надбавки расхода топлива в зимний период. Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса. В приведенном расчете они не применяются. Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01= 0,01 * 760 * 1,01= 7,6*1,01= 7,68 л.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.

Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Бухгалтерский учет и проводки покупки и списания ГСМ по топливным картам

Сразу отметим, можно и в дальнейшем продолжать пользоваться привычной формой путевого листа или же разработать собственную форму, взяв, скажем, за основу упраздненную типовую. Главное, чтобы в самостоятельно разработанной форме были все обязательные реквизиты первичного документа.

В случае частичной бункеровки топливом, практикуемой достаточно часто в последние время, влияние на остойчивость может быть отрицательным, поэтому решение о такой бункеровке должно приниматься только на основе результатов расчета изменения остойчивости и посадки.

Помимо документального подтверждения затрат на приобретение ГСМ, необходимо обосновать эти расходы в экономическом плане (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как мы уже упоминали выше, компания не обязана учитывать установленные правительством нормы расхода ГСМ при списании стоимости топлива в налоговые расходы (письмо Минфина России от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875).

В разделе содержатся все ответы государственных органов, которые размещены на портале «Открытый диалог» Электронного правительства Республики Казахстан.

Приказ на списание

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.

Списание горюче-смазочных материалов по путевым листам

Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) — это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов. Держателями карт являются в основном юридические лица. Эти карты позволяют проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки были приобретены ГСМ. В настоящее время у средних и крупных компаний возрастает спрос на этот вид карт.
АО приобрело маломерное судно (катер 600 л/с) для занятий предпринимательской деятельностью. Каким образом, и на основании каких документов производить списание ГСМ?

Горюче-смазочные материалы списываются в расходы на основании, так называемых, нормативов. Что это за нормативы и откуда их брать?

Бухгалтерский учет и проводки по ГСМ в бюджетном учреждении

Данный приказ об установленной норме расхода ГСМ подписывается руководителем АО, на основании него бухгалтерия имеет право списывать ГСМ в зависимости от километража и времени работы катера. Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.

В сроки, установленные предприятием, но не реже одного раза в декаду, старший бухгалтер (бухгалтер, ведущий учет ГСМ) в присутствии начальника склада (техника по учету ГСМ) обязан проверить своевременность и правильность оформления записей в карточках складского учета. Выявленные недостатки устраняются немедленно.

Все учетные документы хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих сохранность документов. Ежедневно по окончании работы эти шкафы (ящики) должны запираться и опечатываться.

Списание смазочного материала, тормозной жидкости, тосола вычисляются сообразно утвержденным нормам потребления.

Для подтверждения экономической обоснованности затрат в налоговом учете организация вправе применять нормы расхода топлив и смазочных материалов.

По истечении периода, на который выписан рабочий лист, подводятся итоги работы агрегата (станции) и определяется расход материальных запасов.

Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.

Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт».

Отметим, что суды и ранее разрешали использовать самостоятельно разработанную «первичку» с обязательными реквизитами, если формы таких документов не были унифицированы (постановления ФАС Московского от 13.09.11 № А40-114362/10-4-649 и Уральского от 23.08.11 № Ф09-4143/11 округов).

Физико-химические свойства топлива и масла, применяемые в СЭУ, должны соответствовать требованиям инструкций по эксплуатации, обеспечивать надёжную и эффективную их работу с оптимальными показателями, установленными ТУ дизелей, котлоагрегатов и механизмов.

По текущему расходу можно использовать данные паспортов двигателей (в них фиксируется мощность и потребность в топливе в зависимости от условий эксплуатации), кроме того — данные об отработанных двигателями часах указываются в судовых журналах.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Форма путевого листа для маломерного судна не утверждена, поэтому можно использовать самостоятельную форму документа. При эксплуатации судна следует вести путевой лист, где ежедневно записываются такие показатели, как показания спидометра на начало и конец дня, километраж за день, время начала и завершения рабочей смены.

Налоговое законодательство требует, чтобы все расходы были документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому в акте списания ГСМ, который подтвердит использование топлива в деятельности компании, целесообразно сделать ссылку на первичные документы, которые обоснуют фактическое потребление топлива и понесенные расходы на его приобретение.

Главный (старший) механик по данным сведениям должен сравнить фактический расход топлива и масла с существующими нормами. Ежемесячно главный (старший) механик должен составлять и по прибытию из рейса предоставлять в МСС судовладельца теплотехнический отчет и отчеты по топливу и маслу. Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости,
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Особенности учета гсм на предприятии

Приобретенные ГСМ можно оприходовать на основании первичных документов, которые содержат обязательные реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Если отрывной купон к талону отвечает этим требованиям, то его можно принять к учету в качестве первичного документа. Однако так следует поступать, лишь если водитель заправил в бак столько же топлива, сколько указано в талоне. Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС (письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209 и УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 г. № 20-12/56636). Анализ информации, содержащейся в базе, поможет юристу предусмотреть последствия принимаемых им юридических решений и не доводить дело до суда.

Задаваться философским вопросом типа «а для чего вообще нужны какие-то там нормы расхода и списания ГСМ?» мы не будем – нужны, и точка. Главное – не запутаться с применением этих норм. Следует обратить внимание, что назначение нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадает.

Расходы на горюче-смазочные материалы и их признание в налоговом учете – «больной» вопрос для бухгалтеров большинства организаций.

Бухгалтеры, которые отвечают за учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), сталкиваются со множеством проблем. Как рассчитать нормативы, для чего их применять, как отразить бензин, который находился в баке купленного автомобиля? Ответы на эти и другие злободневные вопросы вы найдете в статье.
В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ при эксплуатации автомобилей. Единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства.

С утвержденными Минтрансом нормами все понятно, берете установленный норматив на списание топлива и прочих сопутствующих материалов для вашего вида транспорта и списываете.
В разделе содержатся все ответы государственных органов, которые размещены на портале «Открытый диалог» Электронного правительства Республики Казахстан.

На практике лучше не допускать ситуаций, в которых организация будет получать ГСМ в количестве меньшем, чем номинал талона. Дело в том, что независимо от фактического объема отпущенного топлива, предъявленный талон АЗС погасит полностью.
Право собственности на судно подтверждается специальным Свидетельством о праве собственности на судно — красивая цветная бумага.

При оснащении автомобиля системами контроля над пробегом и расходованием ГСМ хватит подписанных отчетов из системы ответственным лицом.
Списание в воинских частях горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей, израсходованных на техническое обслуживание и регламентные работы, проводится по их фактическому расходу, не превышающему установленные нормы.

Эти показатели с оборотной стороны листа переносятся в соответствующие графы на лицевую сторону, где выводятся остатки на конец периода, устанавливаются экономия и перерасход материальных запасов.Итоговые данные по работе агрегата (станции) и расход материальных запасов заверяются подписью командира подразделения (лица, ведающего эксплуатацией техники) воинской части.

Если было принято решение в пользу нормирования, то, чтобы проводить в дальнейшем списание топлива в расходы, надо принять во внимание следующее:

  • При ОСНО весь потраченный объем ГСМ вносится в графу “Расходы” в последний рабочий день месяца (ст. 264 НК РФ). НДС, который указан в счете-фактуре поставщика, учитывается в вычете, когда отражена стоимость купленных ГСМ на дебиторском счете 10 “Материалы” (письмо Министерство финансов № 03-07-11/335).
  • Бухучет ГСМ по топливным картам при упрощенной системе налогообложения происходит путем внесения в графу “Расходы” приобретенных и использованных ГСМ. Рекомендуем ознакомиться со ст. 346.16 НК РФ, письмом ФНС № ШС-37-3/15988, письмо Минфина РФ № 03-11-09/413.

Расшифровка ГСМ – «горюче-смазочные материалы». Из названия понятно, что сюда входит не только топливо, но и сопутствующие материалы, необходимые для нормального функционирования транспортного средства. Начнем с новации. Методические рекомендации по нормам расхода топлива и смазочных материалов для ряда марок автомобилей, выпущенных с 2008 года, в очередной раз обновлены (распоряжение Минтранса от 06.04.2020 № НА-51-р). Примечательно, что документ действует с 4 апреля, однако в правовых базах появился совсем недавно. С «рекомендательными» документами такое случается.

Прежде всего, нужно отметить, что существуют нормативы списания ГСМ, установленные Минтрансом России. Но использование этих норм не обязательно, Налоговый кодекс РФ допускает разработать собственные нормы расходования ГСМ и использовать их для списания.
По мнению Минфина России, изложенному в письме от 15.03.2005№ 03-03-02-04/1/67, расходы на приобретение ГСМ в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству, могут быть признаны в целях налогообложения при соблюдении требований, установленных упомянутым выше пунктом 1 статьи 252 НК РФ. УМНС России по г. Москве в письме от 23.09.2002 № 26-12/44873 выражало аналогичное мнение.

Под заголовками «Получено материальных запасов, кг» (графы 6 — 8) и «Израсходовано материальных запасов, кг» (графы 9 — 11) указывается наименование вида материального запаса (топлива, моющих средств, растворителей и иных материальных запасов).По истечении периода, на который выписан рабочий лист, подводятся итоги работы агрегата (станции) и определяется расход материальных запасов. У организаций, использующих в деятельности транспорт, неизбежно возникают расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов. Бензин можно покупать c помощью специальных карт для покупки топлива. Как отразить списание ГСМ по топливным картам в бухгалтерском и налоговом учете? Ведь документы, подтверждающие приобретение ГСМ, фирма получит лишь по итогам месяца.

Если в транспорте контролируется только пробег, то заверенные ответственным за эксплуатацию автомобиля бумажные отчеты из системы и бухгалтерская справка будут являться основанием для учета ГСМ.

Вопросы-ответы включаются в ИС «ПАРАГРАФ» в неизменном виде в соответствии с оригиналом, что позволит Вам ссылаться на них при возникновении ситуаций, требующих подтверждений и обоснования Вашей позиции (при взаимодействии с государственными органами в том числе). Использование любого вида транспорта на предприятии неразрывно связано с учетом ГСМ. В статье разберемся с особенностями учета горюче-смазочных материалов. Что такое нормы расхода ГСМ, как их рассчитать, как списать ГСМ в расходы предприятия, как происходит бухгалтерский учет списания топлива и какие проводки выполняются?

Указанными нормами Минфин России рекомендует также руководствоваться при списании расходов на ГСМ. Впрочем, в финансовом ведомстве признают, что учитывать расходы на ГСМ в пределах лимитов, утвержденных распоряжением Минтранса, – это право, а не обязанность налогоплательщика.

Помогает выстроить грамотную стратегию судебного процесса на основе изучения и анализа уже имеющихся в базе решений по аналогичным делам.

Требование обоснованности обязывает организацию разработать и утвердить собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для своего транспорта, который используется для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники. Получение и выдачу талонов сотрудникам фиксируйте в специальной книге учета. Типовой формы такого документа не предусмотрено, поэтому организация может разработать ее самостоятельно.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

  1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
  2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этойстатье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Pin
Send
Share
Send
Send