Помощь Юриста

Кадровое делопроизводство

Pin
Send
Share
Send
Send


"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 5

Кадровый учет и делопроизводство: опыт, проблемы, решения

Без кадрового учета и делопроизводства не обходится сегодня ни одна организация: всем, кто нанимает персонал, необходимо вести учет приема, переводов, увольнений, документировать процедуры работы с кадрами, оформлять распорядительные документы по кадрам, регламентировать должностные обязанности, составлять отчетность, выдавать справки. Несмотря на общий перечень этих функций, их исполнение имеет свою специфику в каждой конкретной компании.

Как показывает практика, сегодня наблюдается большое разнообразие в том, как в современных компаниях организовано кадровое делопроизводство и учет кадров, насколько часто и каким образом их кадровики повышают свою профессиональную квалификацию, какие программные продукты используют кадровики в своей работе. В одних организациях для кадрового учета вполне достаточно возможностей типовых программ, других устраивает адаптированный вариант, а третьим требуется специальный программный продукт или комплексная система управления, разработанная только для учета персонала их компании. Почему, какими причинами обусловлены различия требований, и главное, в чем состоят эти различия, читатели могут узнать из интервью с Т. Смолиной, начальником Управления по развитию персонала ОАО "Штокман Девелопмент АГ", А. Софиенко, директором по персоналу ООО УК "Бизнес-Логистик", Ю. Зверевой, финансовым директором ООО "Мир деловой авиации", М. Супрун, начальником отдела кадрового администрирования и адаптации Дирекции по работе с персоналом ООО УК "УРАЛХИМ", О. Шишкиной, начальником отдела кадров ЗАО "БОСС. Кадровые системы", Ю. Беловой, начальником отдела управления персоналом ООО "Современные электротехнологии", М. Федотовой, ассистентом по кадрам отдела кадрового делопроизводства ЗАО "Европлан", Л. Лавровой, директором по персоналу ООО "Хандверкер", Ю. Беляевой, инженером I категории управления внешних связей МГУП "Мосводоканал", Д. Игнатовым, менеджером по продажам ГК "Русбизнесавто". Всем респондентам были заданы следующие вопросы:

1. Кто в вашей компании ведет учет кадров и кадровое делопроизводство - должностное лицо, совмещающее эти функции с другими, специалист по кадровому учету, специализированное подразделение?

2. Какие документы, регламентирующие работу с персоналом, разработаны и действуют в компании?

3. Используется ли для кадрового учета и делопроизводства автоматизированная система, специальный программный продукт? В чем его достоинства? Интегрирована ли эта система в общую систему автоматизации управленческих функций?

4. Созданы ли у вас в компании условия для хранения документации по кадрам? Каково в целом отношение к проблеме сохранения документации по кадрам?

5. Как поддерживают свою профессиональную квалификацию специалисты по кадровому учету и делопроизводству вашей компании? Какие методы наиболее популярны, какова периодичность повышения квалификации?

6. Какие проблемы затрудняют работу в сфере кадрового учета и делопроизводства в вашей компании?

Предлагаем ознакомиться с их ответами.

Татьяна Смолина, начальник управления по развитию персонала ОАО "Штокман Девелопмент АГ"

1. Вопросами кадрового учета и делопроизводства в нашей компании занимается Управление кадровой политики, структурно подчиненное Департаменту по работе с персоналом, и лично начальник Управления (заместитель начальника Департамента) Роман Анатольевич Барсуков.

2. У нас подготовлены все необходимые документы, регулирующие вопросы трудового распорядка, должностные обязанности сотрудников, полномочия и ответственность руководителей подразделений, а также вопросы организации оплаты труда, охраны труда, ведения кадрового учета и делопроизводства.

3. Наша компания находится на этапе start-up, поэтому в настоящий момент мы только заключаем договор с разработчиком программного продукта по учету кадров и ведению кадрового делопроизводства. По результатам анализа предложений на рынке возможность максимальной гибкости в адаптации модулей программного продукта под задачи заказчика, адекватную ценовую политику на продукт и работы по его доработке нам предложила АС "БОСС-Кадровик". Архитектура данного продукта позволяет решать все поставленные перед кадровым делопроизводством задачи, а для ее адаптации к нашим потребностям нужны лишь незначительные поправки к модулю.

4. Архивные помещения для хранилища организованы. Основные документы кадрового делопроизводства доступны также в цифровом виде.

5. Для обеспечения высокой квалификации наших сотрудников мы используем все возможные альтернативы: краткосрочные программы, семинары и конференции. В настоящее время один сотрудник получают второе высшее образование, еще один проходит обучение по программе МВА. В рамках плана обучения персонала предусмотрено минимум 2 обучения в год. В I квартале 2009 г. 2 сотрудника прошли обучение по краткосрочным программам повышения квалификации

6. В целом серьезных проблем с ведением документации по кадрам мы не испытываем. Определенные трудности вызывает у нас регулирование трудовых отношений с иностранными гражданами и, соответственно, кадровое делопроизводство в этой сфере.

Алла Софиенко, директор по персоналу ООО Управляющая компания "Бизнес-Логистик"

1. У нас группа компаний во главе с УК "Бизнес Логистик". Вопросами кадрового делопроизводства занимается бухгалтер в каждой из компаний, входящих в группу. Он наделен для этого соответствующими функциями.

2. Из локальных нормативных актов по вопросам управления персоналом могу назвать положение о персональных данных, положение об оплате труда, электронный альбом унифицированных форм документов, должностные инструкции и положения о подразделениях. Пока находится в стадии разработки инструкция по кадровому делопроизводству и инструкция по охране труда в силу менее очевидной необходимости этих документов для обеспечения управления персоналом компаний, входящих в группу.

3. Для кадрового учета и делопроизводства специального программного продукта мы не используем.

4. У нас создан архив, он позволяет обеспечить хранение всех документов согласно действующим требованиям к срокам хранения. Ряд документов по кадрам мы стараемся сохранить и дольше, чем требует законодательство, на случай, если нашим сотрудникам потребуется подтверждение каких-либо сведений в связи с работой у нас.

5. Специалисты, которые ведут кадровое делопроизводство, периодически повышают свою квалификацию, используя для этого возможности получения консультаций в установленных программах "Главбух", "КонсультантПлюс" и у специалистов Управляющей компании. Также наши сотрудники примерно один раз в год обязательно посещают тематический семинар и/или конференцию. В режиме высокой загруженности бухгалтеров выручает подписка на профессиональные периодические издания, в которых многие актуальные вопросы раскрыты компетентно, полно и методически четко.

6. Более всего мешает проблема, суть которой можно описать кратко так: не всегда ответственное отношение директоров компаний группы к вопросам кадрового учета и делопроизводства. Остальные проблемы в этой области - производные от названной.

Юлия Зверева, финансовый директор ООО "Мир деловой авиации"

1. Отдел кадров в компании отсутствует в связи с небольшим штатом. Обязанности менеджера по персоналу возложены на финансового директора.

2. У нас в компании утверждены в соответствующем порядке все требуемые документы по вопросам регламентации работы с персоналом - разработан альбом унифицированных форм документов, есть положение по оплате труда, на базе типовых разработаны должностные инструкции на все должности, есть инструкция по ведению кадрового учета и делопроизводства и инструкция по охране труда. Также мы разработали положение о персональных данных, которое тоже применяется в целях обеспечения сохранности информации о сотрудниках компании.

3. Для автоматизации функций кадрового учета и делопроизводства я использую "1С:Зарплата и Кадры", версию 7.7. Программа содержит все необходимые опции по кадровому учету, предусматривает адаптацию к требованиям конкретной компании.

4. Могу сказать, что архив - и как подразделение, и как отдельное специализированное помещение - у нас отсутствует. Но необходимые условия для хранения документации по кадрам созданы. Мы сохраняем бумажные документы и ведем электронный архив.

5. Профессиональную квалификацию в сфере кадрового учета и делопроизводства я повышаю реже, чем мне хотелось бы, в силу высокой занятости по основной работе - управлению финансами компании. Конечно, когда появляется такая возможность, я посещаю специализированные семинары и профессиональные конференции. Слежу за обновлениями специальной литературы в этой области и прочитываю нужные для работы публикации в ежемесячных изданиях, часто используя сетевые версии журналов и сайты профессиональных сообществ.

6. Проблем по кадровому учету и делопроизводству обычно не возникает, все процедуры стандартные и достаточно хорошо проработаны.

Марина Супрун, начальник отдела кадрового администрирования и адаптации Дирекции по работе с персоналом ООО Управляющая компания "УРАЛХИМ"

1. Кадровое делопроизводство в компании осуществляется отделом кадрового администрирования и адаптации Дирекции по работе с персоналом.

2. Необходимые для обеспечения работы с персоналом регламентирующие документы в компании своевременно разработаны, утверждены в соответствующем порядке и успешно используются для организации работы подразделений и должностных лиц.

3. Специальный программный продукт для кадрового учета и делопроизводства у нас не используется, т.к. в настоящее время в компании создается ERP-система. После ее внедрения для целей кадрового учета и делопроизводства планируется использовать специальный кадровый модуль.

4. В "УРАЛХИМ" организован архив, кроме того, текущая документация хранится в специально оборудованных шкафах, ограничивающих доступ к документации посторонних лиц.

5. До 2009 г. специалисты по кадровому делопроизводству проходили повышение квалификации за счет компании. Специалисты отдела кадрового администрирования посещали курсы, семинары, проходили профессиональную переподготовку. Повышение квалификации проводилось от 1 раза в полгода до 4 раз в год. В настоящее время в связи с финансовым кризисом и сокращением операционных расходов компании повышение квалификации сотрудников за счет средств компании не осуществляется.

6. Наиболее часто возникают проблемы с юридическими нюансами оформления трудовых договоров с сотрудниками и дополнительных соглашений к ним.

Оксана Шишкина, начальник отдела кадров ЗАО "БОСС. Кадровые системы"

1. Вопросами организации, ведения и контроля кадрового учета и делопроизводства в нашей компании занимается начальник отдела кадров.

2. В нашей компании разработаны и применяются такие локальные нормативные акты, как положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка. Мы сформировали банк должностных инструкций, применяем положения о структурных подразделениях, в сфере кадрового делопроизводства работу регламентирует инструкция по ведению кадрового делопроизводства, в сфере охраны труда и техники безопасности - инструкция по охране труда.

3. В этом вопросе мы опровергаем известную поговорку о сапожнике без сапог, потому что применяем свой программный продукт "БОСС-Кадровик" (я использую в своей работе модуль "Управление кадровыми процессами"). Он позволяет полностью автоматизировать функции ведения кадрового делопроизводства, сформировать любые необходимые в работе кадровика отчеты.

4. В ЗАО "БОСС. Кадровые системы" созданы все необходимые условия для хранения документов по кадрам как бумажном, так и в электронном формате.

5. Конечно, необходимость в повышении квалификации по вопросам кадрового учета и делопроизводства есть всегда, и по мере возможности наши специалисты повышают квалификацию - в основном используя для этих целей специализированные курсы и семинары, знакомящие слушателей с изменениями законодательных требований в профильной области.

6. Не могу назвать каких-либо значимых проблем в сфере кадрового учета и делопроизводства, которые я не решила бы в текущем режиме. В основном проблемы у нас типичные - как не ошибиться в применении законодательных требований и точно соблюсти букву закона при оформлении кадровых документов - ведь это не только безопасность компании, но и забота о людях, работающих в ней сейчас и работавших раньше.

Юлия Белова, начальник отдела управления персоналом ООО "Современные электротехнологии"

1. В нашей компании кадровое делопроизводство ведет инспектор по кадрам.

2. Не перечисляя названий всех документов, могу сказать, что вся необходимая регламентирующая документация у нас разработана - и это способствует обеспечению порядка в трудовых отношениях, в документообороте и в выполнении своих задач каждым подразделением Общества.

3. Инспектор по кадрам ведет основные вопросы учета кадров с помощью программы "1С:Предприятие - Зарплата и Управление Персоналом", редакция 2.5. В целом ее возможностями мы довольны - программа представляет собой универсальную систему, объединяющую все вопросы управления персоналом в единое целое.

4. У нас отдельного подразделения с функциями архива нет. Но мы обеспечили условия для хранения документации, а также для ограничения доступа к ней посторонних лиц.

5. По мере необходимости, которая часто связана с изменениями и уточнениями в законодательстве, инспектор по кадрам повышает свою профессиональную квалификацию. Основной способ быть в курсе - это знакомиться с профессиональной периодикой, следить за новыми поступлениями специальной литературы в магазинах. Кроме того, очень выручают разнообразные краткосрочные курсы, проблемные семинары. Радует и то, что профессиональные порталы, сообщества посвящают вопросам кадрового делопроизводства интересные и полезные публикации, открывают форумы и дают возможность обмениваться накопленным опытом.

6. Пока проблем особых нет, в основном текущие вопросы правильной и своевременной интерпретации изменений в действующем трудовом и гражданском законодательстве. Наш инспектор по кадрам - опытный и квалифицированный сотрудник, поэтому вопросы ведения кадрового учета и делопроизводства специалист решает быстро и пока проблем нам не доставлял.

Марина Федотова, ассистент по кадрам отдела кадрового делопроизводства ЗАО "Европлан"

1. Для ведения кадрового делопроизводства в нашей компании организовано целое подразделение - отдел кадрового делопроизводства, где основную функциональную нагрузку по ведению кадрового учета и оформлению бумаг по кадровым вопросам несут менеджер по кадрам и ассистент по кадрам.

2. По мере развития компании и роста численности сотрудников мы столкнулись с необходимостью четкой регламентации технологий работы с персоналом и должностных требований к сотрудникам. Поэтому в настоящее время все регламентирующие документы в компании разработаны - и положение о порядке работы с персональными данными, и положение об оплате труда и материальном стимулировании, и должностные инструкции и др. необходимые организационные документы.

3. Для ведения кадрового учета и делопроизводства мы не используем специализированной автоматизированной системы, для решения наших кадровых задач вполне достаточно возможностей типовой версии программы "1С:Кадры". Программа имеет четкую структуру задач, алгоритмов, информационных массивов, что обеспечивает удобство в работе с данными по персоналу.

4. Для хранения кадровой документации организован архив.

5. Сотрудники отдела кадрового администрирования уделяют большое внимание своей квалификации, понимая, что за их, казалось бы, несколько рутинной, очень скрупулезной работой стоят интересы людей, работающих в компании, - их отпуска, выплаты, будущие пенсии, льготы и т.д. Примерно один раз в полгода мы посещаем практические семинары, чтобы быть в курсе изменений законодательства, чтобы узнать нюансы оформления кадровых бумаг в том или ином сложном случае и т.д.

6. Количество сотрудников отдела КД невелико, и тот, кто сам ведет кадровое делопроизводство, поймет меня - мы работаем с большим количеством скрупулезно обрабатываемой и точно представляемой информации. В режиме большой функциональной нагрузки перед нами часто возникает дилемма - срок подготовки документа или его содержание и качество: что важнее? А поскольку важно второе при четком соблюдении первого - текущая загруженность сотрудников отдела практически всегда высока.

Людмила Лаврова, директор по персоналу ООО "Хандверкер"

1. Вопросами ведения кадрового учета и делопроизводства в компании занимается инспектор по кадрам.

2. Основные локальные нормативные акты по работе с персоналом у нас приняты - есть положение об оплате труда, инструкция по охране труда, положение о персональных данных, конечно, есть должностные инструкции. Пока не возникает необходимости в применении инструкции по ведению кадрового учета и делопроизводства и альбома унифицированных форм документов по кадрам, т.к. все необходимые (типовые) формы предусмотрены в программе "1С", соответствующий модуль которой мы используем для кадрового учета и делопроизводства.

3. Как я уже сказала, для целей организации нашего кадрового документооборота мы используем программный продукт "1С:Зарплата и Кадры". Его основными функциями в целом довольны, особенно удобен в использовании модуль учета рабочего времени и ведение табеля учета.

4. Условия для хранения документации по кадрам у нас в компании созданы, есть архив электронных документов, документы на бумажных носителях сформированы в дела и хранятся надлежащим образом.

5. В сложной финансовой ситуации, в которой последнее время находятся многие компании, мы отказались от повышения квалификации, в том числе по должности инспектора по кадрам, затратными методами (курсы, тренинги, семинары, конференции) и восполняем недостаток информации, нацеливая работников на самообразование.

6. Специфика организации работы в компании такова, что мы связаны с частой сменой юридических лиц. В связи с этим нередко возникают различные нюансы оформления перевода сотрудников из одной компании в другую, их оформления из штата одного юридического лица в штат другого. Еще одной проблемной областью является оформление случаев дисциплинарных взысканий, что, к моему сожалению, является более частой необходимостью, чем хотелось бы.

Юлия Беляева, инженер I категории управления внешних связей МГУП "Мосводоканал"

1. В аппарате управления Московского государственного унитарного предприятия "Мосводоканал" и в его обособленных структурных подразделениях созданы специализированные отделы, входящие в состав Управления по работе с персоналом. Данные отделы (как правило, численностью 3 человека) ведут кадровое делопроизводство.

2. Все регламентирующие работу с кадрами предприятия документы у нас разработаны - и положения о структурных подразделениях, и положение об оплате труда и премировании, и должностные инструкции, и альбом унифицированных форм документов и т.д.

3. Для кадрового учета на предприятии используются программы "Галактика", "Оазис" и "Партнер". Конечно, автоматизация учетных функций - положительный момент в работе такой крупной организации, как наша. С другой стороны, программные продукты имеют разные опции, разные интерфейсы, разные функциональные возможности. И это не упрощает, а усложняет работу предприятия как единой структуры. Поэтому в настоящее время уже подготовлено распоряжение руководства МГУП перейти на единый программный продукт.

4. На нашем предприятии архив существует.

5. Вопросам повышения квалификации и профессионального развития персонала МГУП уделяет большое внимание. Так, например, поступающие на работу на предприятие молодые специалисты обязательно проходят стажировку - обучение действием. Сотрудники предприятия, уже работающие на нем более 1 года, имеют возможность получить второе профильное высшее образование. Сотрудники отделов кадрового делопроизводства повышают свою квалификацию в среднем 1 раз в год.

6. В сфере кадрового делопроизводства я могла бы назвать две проблемы, наличие которых создает определенные трудности в этой сфере. Первая из них состоит в том, что на предприятии, особенно в обособленных структурных подразделениях, наблюдается довольно высокий уровень текучести персонала. Это обусловливает рост объема документооборота, повышает уровень рутинности в работе специалистов по кадровому делопроизводству. А суть второй проблемы довольна типична для предприятий с разветвленной структурой - несогласованное разнообразие программных продуктов, используемых для одних и тех же целей кадрового учета в разных структурных подразделениях предприятия. К решению этой проблемы, как я уже отметила, мы подошли в настоящее время вплотную.

Дмитрий Игнатов, менеджер по продажам ГК "РУСБИЗНЕСАВТО"

1. Для выполнения функций по кадровому учету и делопроизводству в отделе кадров нашей компании предусмотрена должность инспектора по кадрам.

2. В современных условиях не уделять внимание документам первичного кадрового учета и локальным нормативным актам, регулирующим работу персонала, могут позволить себе компании, пришедшие на рынок ненадолго. Мы позиционируем себя как стабильную структуру, ориентированную в своей работе на длительную перспективу. Поэтому все нужные документы у нас разработаны. В стадии доработки находятся положения о структурных подразделениях, после принятия которых потребуется проверить тексты должностных инструкций, - чтобы обеспечить содержательное соответствие инструкций по отдельным должностям и положений о подразделениях, в структуру которых эти должности входят.

3. Для кадрового учета и делопроизводства наш инспектор по кадрам использует типовую версию программного продукта "1С:8". Нам удобно ведение кадрового (по юридическим лицам) и управленческого учета (по всей компании).

4. Архив организован.

5. Рост квалификации сотрудников отдела кадров, в т.ч. и инспектора по кадрам, в нашей компании обеспечивается не столько за счет внешних форм обучения, сколько за счет смены функционала, ротации имеющихся в отделе функций и введения новых направлений работы, укрупнения работы и/или расширения ее содержательности. Мы стараемся сформировать из сотрудников отдела команду, каждый член которой может в случае необходимости подменить другого (или помочь другому), т.к. знает его основные функции. Таким способом удается решить еще одну задачу - показать сотрудникам отдела, как важна и нужна работа каждого человека, каждый работник отдела знает, какие трудные задачи порой приходится решать другому, - и уважает его работу не меньше, чем свою. Меньшее значение мы придаем обучению с отрывом от работы, посещению семинаров и специализированных курсов. Такой способ применяем редко - только в случаях, когда решить проблему своими силами мы не можем.

6. Проблема у нас типичная для многих компаний - ведение учета в разных программах: бухгалтерского - в "1С:7", а кадрового - в "1С:8", что вызывает нестыковки и нарушает целостность документооборота. Есть и еще одна проблема, более специфическая, - несвоевременное предоставление информации для оформления приема сотрудников на работу.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства,

Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства,

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций,

оформление кадровых приказов,

заполнение трудовых книжек,

ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

Положения об оплате труда,

Правил внутреннего трудового распорядка,

Положения о персонале,

Положения о премировании и иных поощрениях

Положения о материальной ответственности работников,

Положения о коммерческой тайне,

Положение об отпусках,

Положение о командировках,

Положение о структурных подразделениях,

Положения о защите персональных данных работника и пр.,

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

на должностных лиц - в размере от 1000 до 5000 руб.,

на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, - от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток,

на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры".

Pin
Send
Share
Send
Send