Помощь Юриста

10 советов по составлению графика отпусков

Pin
Send
Share
Send
Send


ПО СОСТАВЛЕНИЮ ГРАФИКА ОТПУСКОВ

1. Общие положения

1.1. Согласно Трудовому кодексу РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно в соответствии с очередностью предоставления отпусков, установленной Работодателем. Эта очередность определяется локальным нормативным актом Работодателя - Графиком отпусков.

1.2. График отпусков составляется на календарный год отдельно по каждому самостоятельному структурному подразделению, подписывается руководителем подразделения, начальником Управления персонала и утверждается ректором (координирующим первым проректором, проректором, директором по направлению в соответствие с установленными полномочиями, далее по тексту координирующий руководитель).

По согласованию с Управлением персонала допускается составление Графика отпусков с разбивкой по внутренним структурным подразделениям самостоятельного подразделения. При этом такой График должен быть подписан руководителем внутреннего структурного подразделения и руководителем самостоятельного структурного подразделения.

1.3. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника составляет 28 календарных дней (для профессорско-преподавательского состава – 56 календарных дней). Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах, связанных с вредными или опасными условиями труда, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днём и т. п. в соответствии с законодательством РФ, локальными нормативными актами НИУ ВШЭ.

1.4. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечение шести месяцев его непрерывной работы у Работодателя. Отпуск за второй и последующие годы предоставляется в любое время года в соответствие с Графиком отпусков.

1.5. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

1.6. Лицам, работающим по внутреннему совместительству в НИУ ВШЭ, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.

В случаях, когда на работе по совместительству работник не отработал шесть месяцев, по желанию работника ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен ему авансом (по Графику или по заявлению) или без сохранения заработной платы (по заявлению работника). В случае непредставления работником заявления об отпуске без сохранения заработной платы, его отсутствие на работе по совместительству в период отпуска по основной работе без представления оправдательных документов считается прогулом.

1.7. График отпусков составляется по унифицированной форме, согласно требованиям законодательства РФ.

1.8. Составленный на следующий календарный год График отпусков до

13 декабря текущего года должен быть направлен по электронной почте на

проверку в Управление персонала в таблице Excel на электронный адрес , заместителя начальника отдела кадрового делопроизводства.

1.8.1.До 15 декабря 2011 года График отпусков на 2012 год должен быть утвержден координирующим руководителем на бумажном носителе. С Графиком отпусков работники должны быть ознакомлены под роспись до 30 декабря.

1.9. При выявлении ошибок или неточностей работник Управления персонала в срок до 13 декабря текущего года возвращает по электронной почте отправителям скорректированный График отпусков для подписания руководителем подразделения и работниками.

Подпись работника проставляется в графе 10 Графика отпусков в обязательном порядке и свидетельствует об ознакомлении работника с Графиком отпусков и датой (датами) начала своего отпуска (ов).

1.10. График отпусков работников самостоятельного структурного подразделения утверждает координирующий руководитель.

Скорректированный, подписанный и утвержденный координирующим руководителем График отпусков с подписями работников до 15 декабря текущего года представляется на бумажных носителях в Управление персонала НИУ ВШЭ ( каб.543).

1.11. Утвержденный График отпусков, обязателен как для работника, так и для Работодателя, и является основанием для издания приказов о предоставлении работникам ежегодного оплачиваемого отпуска.

1.12. После утверждения Графика отпусков перенос отпуска в пределах текущего года производится в исключительных случаях на основании заявления работника (с указанием причины переноса отпуска), согласованного с руководителем подразделения и подписанного координирующим руководителем.

Образец заявления о внесении изменений в График отпусков представлен на сайте НИУ ВШЭ на странице Управления персонала.

1.13. Оформленное в установленном порядке заявление работника о внесении изменений в График отпусков предоставляется в Управление персонала не позднее 5 числа месяца, предшествующего месяцу отпуска, предусмотренного Графиком отпусков. В случае предоставления заявления о переносе отпуска позднее указанного в настоящем пункте числа оформление переноса отпуска будет осуществляться только после согласования с Директором по административной работе.

1.14. Лицам, принятым на работу после утверждения Графика отпусков, и изъявившим желание использовать свое право на отпуск по истечении шести месяцев непрерывной работы, отпуск предоставляется по заявлению, согласованному с руководителем подразделения и подписанному координирующим руководителем.

1.15. Ежегодный оплачиваемый отпуск автоматически продлевается в случае временной нетрудоспособности работника в период отпуска на основании представленного в Управление персонала листка нетрудоспособности работника. В случае отказа работника от продления отпуска в связи с временной нетрудоспособностью отпуск по заявлению работника может быть перенесен Работодателем на другой срок.

1.16. В случае производственной необходимости, работник с его письменного согласия, может быть отозван из отпуска, с последующим предоставлением ему неиспользованных дней отпуска в удобное для него время в течение текущего года или присоединением к отпуску за следующий рабочий год. Отзыв работника из отпуска осуществляется только в период его фактического нахождения в отпуске, оформленного соответствующим приказом.

2. Особенности составления Графика отпусков работников учебных

и учебно-вспомогательных подразделений

2.1. График отпусков работников учебных и учебно-вспомогательных подразделений составляется на календарный год отдельно по каждой кафедре (учебно-вспомогательному подразделению), подписывается заведующим кафедрой (руководителем подразделения), деканом факультета, начальником Управления персонала и утверждается координирующим руководителем.

2.2. Профессорско-преподавательскому составу (ППС) ежегодный отпуск продолжительностью 56 календарных дней предоставляется, как правило, в период летних каникул – с 01 июля по 25 августа. Работникам учебно-вспомогательных подразделений предоставляется отпуск продолжительностью 28 календарных дней также, как правило, в период летних каникул.

2.3. При приеме ППС на работу после начала учебного года ежегодный отпуск предоставляется работнику пропорционально отработанному времени (если работник принят на работу с 1 сентября ему предоставляется – 56 дней отпуска, с 1 октября – 51 день, с 1 ноября – 47 дней, с 1 декабря – 42 дня и т. д.). В случае успешного прохождения конкурса на замещение вакантных должностей ППС на новый срок, работник может написать заявление о предоставлении недостающих до 56 календарных дней ежегодного очередного отпуска ППС соответствующих дней авансом или без сохранения заработной платы.

2.4. После утверждения Графика отпусков перенос отпуска в пределах текущего года производится в исключительном случае на основании заявления работника (с указанием причины переноса отпуска), согласованного заведующим кафедрой (руководителем учебно-вспомогательного подразделения), деканом и подписанного курирующим руководителем.

2.5. Если на момент составления Графика отпусков отсутствует информация о планируемом привлечении работника к работе в приемных комиссиях, летних школах, и т. д. срок предоставления отпуска исчисляется по общему правилу для всех работников (с 01 июля по 25 августа) с последующим внесением изменений в График отпусков по заявлению работника.

2.6. При направлении Работодателем работника в командировку во время отпуска, предоставленного по Графику, работник обязан предоставить документы, подтверждающие отзыв его из отпуска.

2.7. При направлении Работодателем работника в командировку в период, который совпадает с запланированным по Графику отпуском, до начала отпуска работник обязан предоставить оформленное заявление о переносе отпуска на другой срок.

Зачем нужен график отпусков

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным для работодателя и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Подготовить график отпусков надо к декабрю, утвердить — не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Пример: график отпусков на 2020 год надо утвердить не позднее 17 декабря 2019 года. Утверждается график приказом руководителя организации. Если в организации есть профсоюз, то график утверждают с учетом его мнения.

Правила составления графика отпусков

График отпусков должен быть утвержден администрацией за 2 недели до начала нового календарного года согласно Трудовому кодексу. При составлении очередности ухода в отпуск работодатель учитывает пожелания сотрудников, но без ущерба для техпроцессов на предприятии.

Подробнее о том, как правильно сшивать документы для налоговой. Подробная инструкция.

В новости (ссылка) о незаконном предпринимательстве и лжепредпринимательстве.

Количество сотрудников, которые могут в одном отделе или подразделении идти одновременно в отпуск, регламентируется Трудовым договором или другим нормативными документами предприятия. Данная процедура необходима для того, чтобы процесс производства продолжался без остановки.

График отпусков является обязательным документом в любом учреждении независимо от количества человек. Новым сотрудникам отпуск дается только по согласованию с руководителем.

Данные о новых сотрудниках в этом случае в график не добавляют. Для составления графика отпусков можно использовать Форму Т-7, но она является необязательной с 01.01.2013 г.

Работодатель может разработать собственную форму ведения документа. Данный пункт регламентирован статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы. График должен быть утвержден в текущем году не позднее 17 декабря.

Некоторые категории сотрудников могут идти в отпуск в удобное для них время, это регламентировано статьями 122, 123 и 286 ТК РФ. Если с работником заключен трудовой договор не более чем на 6 месяцев, внесение такого сотрудника в График отпусков решается руководителем компании в зависимости от конкретной ситуации.

В чем польза графика?

  1. Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок: не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
  2. У работодателя есть возможность заранее найти работника, который сможет выполнять должностные обязанности отсутствующего на время его отпуска.
  3. Работодатель может отследить количество использованных работниками дней отпуска, видит информацию о переносе неиспользованных дней отпуска.
  4. В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о предоставлении отпуска.

Порядок составления графика отпусков

Сотрудник в обязательном порядке должен ежегодно идти в отпуск, при этом минимальный период отпуска составляет 28 календарных дней. Об отпуске сотрудника необходимо извещать заранее, не позже, чем за 2 недели до его начала.

Необходимо отслеживать своевременность ухода работника в отпуск и полноту его предоставления, чтобы в течение года не накапливалось большое количество неиспользованных дней.

Если же за предыдущий период неиспользованные дни накопились, присоединить их к отпуску можно только при согласии сотрудника. Данный пункт после согласования с работником включается в график отпусков.

Перед тем, как начать составление графика, следует проанализировать и учесть следующие пункты:

  • дополнительный отпуск в соответствии с законодательством (при наличии соответствующих условий),
  • возможность подменить сотрудника на весь период отпуска без ущерба для производственных процессов,
  • длительность работы сотрудника на данном предприятии.

Статья 122 НК РФ регламентирует возможность предоставления отпуска сотруднику в первый год работы на фирме по истечении 6 месяцев непрерывного стажа по согласованию сторон.

В некоторых случаях разрешается предоставить отпуск ранее, чем через 6 месяцев. Отпуск за последующие годы предоставляется в любом месяце согласно графику.

Документ хранится на предприятии в течение 1 года согласно статье 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В Графике отпусков указывается такая информация:

  • Фамилия, имя, отчество сотрудника,
  • табельный номер (если предусмотрен),
  • название подразделения (отдела), в котором работает сотрудник,
  • должность согласно штатному расписанию,
  • количество дней положенного отпуска,
  • запланированная дата отпуска,
  • фактическая дата отпуска,
  • перенос отпуска с прошедшего периода (дата и основание переноса).

Что учитывать при составлении графика отпусков

  • Совет № 1. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).
  • Совет № 2. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе.
  • Совет № 3. Используйте унифицированную форму № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но также дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

  • Совет № 4. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Ознакомить можно так: внести в форму графика дополнительную графу «Подпись работника и дата ознакомления». В некоторых организациях заводят специальный журнал для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Порядок внесение изменений в График отпусков

Документ подписывается руководителем отдела кадров, утверждается в профсоюзном органе, затем подписывается руководителем предприятия.

Вносить изменения в график можно только с разрешения руководителя и лица, ответственного за составление документа.

Вносить изменения в документ можно в таких случаях:

  • при переносе отпуска на более ранний или поздний период (на основании документа, составленного в произвольной форме), регламентировано статьей 124 ТК РФ,
  • при досрочном отзыве сотрудника на рабочее место, регламентировано статьей 125 ТК РФ,
  • при внесении данных о сотрудниках, которые были приняты на работу после утверждения графика.

Наиболее оптимальным вариантом считается оформление изменений как приложения к существующему документу. Порядок оформления Графика отпусков и изменений к нему рекомендуется утвердить предприятию самостоятельно.

Сроки

График отпусков: сроки составления для всех работников по действующим нормам ТК РФ (ч.1 ст. 123) должны быть утверждены не позднее 16 декабря года предыдущего. Чем крупнее предприятие, тем раньше должен быть начат этот процесс.

Составлять предварительные таблицы по отпускам на крупных предприятиях начинают уже с конца сентября – начала октября. Небольшие организации с числом работников до 20-30 человек могут начать распределение дней отдыха за две-три недели до конечного срока утверждения.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

  • Совет № 5. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 укажите, на основании какого документа переносится отпуск. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. Дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.
  • Совет № 6. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основания — согласие на отзыв от работника, а также приказ об отзыве.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.

  • Совет № 7. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Основания для внесения изменений в график отпусков: заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска, и приказ о предоставлении этой части. Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.
  • Совет № 8. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут заявление работника и приказ на отпуск.
  • Совет № 9. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.
  • Совет № 10. Для новых работников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых работников.

Типичные ошибки при составлении Графика отпусков

В небольших фирмах практикуется предоставлять отпуск только по заявлению сотрудника, при этом сам график отпусков не утвержден администрацией. Это нарушение трудового законодательства, которое несет за собой административную ответственность.

За подобные нарушения компанию имеют право дисквалифицировать на период до трех лет.

Документ должен быть в обязательном порядке утвержден лицом, отвечающим за ведение графика (начальником отдела кадров), руководителем фирмы и профсоюзом. Документ в обязательном порядке составляется даже, когда в организации работает один сотрудник (руководитель).

График должен подписываться только уполномоченными лицами, все графы документа должны быть заполнены соответствующим образом.

К типичным ошибкам относится несоблюдение графика отпусков, не учтены пожелания сотрудников по поводу отпуска в удобное для них время.

К нарушениям принадлежит выполнение записи в график других видов отпусков, например, по уходу за ребенком до 3 лет. Допускаются ошибки при делении отпуска на части. Следует помнить, что одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Неиспользованные дни отпуска не должны быть равны или превышать период работы в 2 года, что регламентировано ст. 124 Трудового кодекса РФ. Некорректный расчет оплаты за неиспользованные дни отпуска посредством округления дней в большую или меньшую сторону.

Некорректным считается назначение даты начала отпуска в последний день рабочей недели, например, в субботу при шестидневке. Учебный отпуск не принадлежит к тарифным отпускам, поэтому в графике не отображается.

В одном календарном году сотрудник может получить два отпуска только, если он оформлен на работу в прошлом году. В этом случае, работник в начале года берет отпуск за этот год, а в конце года – за следующий год.

В документе этот пункт должен отражаться с соответствующими пометками. Руководитель и его заместитель не могут идти в отпуск одновременно. Нарушением считается непредоставление отпуска в течение двух и более лет непрерывной работы.

Читайте далее — регистрация ККМ в налоговой. Что для этого нужно?

В статье (здесь) как заполнить новую трудовую книжку.

Некоторые категории сотрудников имеют право уходить в отпуск в удобное для них время, но работодатель отказывается переносить отпуск. Такое действие руководителя расценивается как нарушение ТК РФ. Необходимо контролировать длительность отпусков, так как некоторым лицам согласно ТК положены удлиненные отпуска.

Данный пункт дожжен учитываться в графике. Ежегодный отпуск может переноситься или продлеваться на количество неиспользованных дней, если сотрудник в этот период болел (при наличии больничного листа) или был отозван на работу.

Если работник отказывается идти в отпуск, то согласно статье 123 ТК РФ при беспрерывной работе в течение 2 и более лет и работник, и фирма несут административную ответственность. Если работника по каким-либо причинам не включили в график, отпуск ему предоставляется по заявлению.

Если отпуск поделен на части без согласия работника, даже когда этот пункт имеется в трудовом договоре фирмы, такое соглашение не имеет юридической силы. Для того, чтобы разделить отпуск на части по инициативе администрации компании, необходимо письменное оформление договоренности с подписью обеих сторон и пометкой «С уведомлением знакомлен и согласен».

Видео на тему: «Находим ответ. Особенности составления графика отпусков»

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Отсутствие графика отпусков: ответственность

  1. Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика и их это устраивает.
  2. Если несоблюдение графика ухудшает положение работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.,
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.,
  • для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Нужен ли отдельный приказ?

Вопрос о том, следует ли по этому поводу издавать отдельный приказ, до сих пор однозначно не урегулирован. Гриф «Утверждаю» на документе иногда рассматривается в качестве самодостаточного подтверждения согласования с руководством.

Однако во избежание споров с проверяющими, хотя порядок составления графика отпусков будет соблюден и без этого, желательно такой приказ (в произвольной форме, «Об утверждении графика отпусков на хххх год») включить в документооборот.

В документ могут вноситься изменения, связанные с различными обстоятельствами. Это:

  • прием или увольнение сотрудников,
  • обращение самого работника с просьбой о переносе отпуска в связи с личными обстоятельствами (обычно на более поздний период),
  • возможность того, что отсутствие сотрудника негативно скажется на работе организации (производственная необходимость),
  • денежная компенсация нескольких неиспользованных дней по согласованию с сотрудником.

Любые изменения в графике вносятся на основании отдельного приказа руководителя. Вновь поступившие работники могут вноситься как в основной список (на основании приказа об изменениях в очередности предоставления отдыха), так и в дополнительный, который прилагается к основному.

Смотрите видео: Как создать график работы в excel (September 2020).

Pin
Send
Share
Send
Send