Помощь Юриста

Как внести исправления в трудовую книжку

Pin
Send
Share
Send
Send


Так как трудовая книжка необходима для начисления пенсионного стажа и расчета размера пенсии, то это официальный документ. Ошибки, допущенные в документе, могут привести к потере части стажа сотрудника. Трудовая книжка (далее – ТК) согласно Постановлению Минтруда РФ № 69 . Сотрудникам отдела кадров и менеджерам управленческой ступени рекомендуется также учитывать положения Постановления Правительства № 225 . Эти документы должны храниться в каждом отделе кадров и использоваться при работе с трудовой сотрудников.

Ошибочная информация может быть занесена в саму трудовую, на ее титульную страницу и во вкладыш к документу. Внесение изменений выполняется по общей схожей схеме, но каждый случай имеет свои тонкости. Сначала рекомендуется запомнить общие правила:

  • Если ошибка была допущена в новом документе, в котором действуют другие записи, то его следует уничтожить и начать новый.
  • Если ошибочная информация в старой трудовой книжке, то она не заштриховывается, а исправляется при помощи новой записи, сделанной ниже. Любые зачеркивания недопустимы.

Исправить ошибку может кадровый работник любой организации. Если ошибочная информация была внесена на прежнем месте работы, то на новом ее могут исправить. Для этого сотрудник предоставляет подтверждающие информацию документы, и делается новая запись.

Все исправления в ТК делаются при помощи фиолетовых, черных или темно-синих чернил. Паста должна обладать высокой свето- и водостойкостью. Не подходят для исправлений гелевая и капиллярная пасты, так как они легко смываются.

Не подходят для исправлений гелевая и капиллярная пасты, так как они легко смываются.

Каждая новая запись начинается с нумерации, вне зависимости от того, в общем разделе она или в дополнительном вкладыше.

Нормативная база

Существуют два нормативных акта, в которых содержатся требования, как исправить неверную запись в трудовой книжке: Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (третий раздел), и Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (первый раздел).

Учтите: корректное ведение и изменение записей в документах сотрудников — обязанность работодателя. Поскольку трудовая хранит всю историю о рабочем стаже человека, то на основании сведений из нее государственные органы выносят решение о назначении пенсии. Если книжка ведется некорректно, записи неточные или неправильные, формулировки не соответствуют утвержденным стандартам, то не исключено, что их посчитают недействительными. Кроме того, если работник или проверяющие органы обнаружат, что кадровик нарушает установленные законом правила, его привлекут к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и оштрафуют на сумму от 1000 до 5000 рублей.

Кто вносит исправления и по каким причинам

Вносить информацию, исправлять ее, если были допущены ошибки или неточности, разрешено только уполномоченным работодателем лицам. Обычно это сотрудники отдела кадров или один кадровый специалист. Неверные сведения он может обнаружить самостоятельно либо с помощью коллег, в том числе владельца документа.

Обычно исправить ошибочную запись в трудовой книжке следует работнику той организации, где были допущены ошибки. Но если человек сменил место работы, то на основании документов новые данные вписывает представитель того работодателя, на которого сейчас работает человек. Бумаги-подтверждения запрашивают у прежнего работодателя либо в архиве.

Неправильное первичное заполнение

Чаще всего при первичном оформлении трудовой или вкладыша допускают ошибки в фамилии, имени, отчестве или в иной персональной информации владельца документа. Пример, как исправить ошибку в трудовой книжке в имени, покажем позже. Но все изменения должны вноситься в новый бланк, а испорченный подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (см. пункт 42 Правил). При этом, как гласит пункт 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. За счет работодателя оплачивается и бланк при его порче не по вине работника.

Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, он тоже подлежит замене. А сведения надо исправить следующим образом: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером недействительна. После этого ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Затем надо указать сведения с корректными реквизитами вкладыша.

Так выглядит образец внесения исправлений в трудовую книжку в 2020 г., если приходится менять вкладыш:

Как исправить неверные персональные данные в трудовой книжке

Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).

Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент были доказательства подлинности новой информации.
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации (пункт 2.3 Инструкции).

Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4 Инструкции).

Так выглядит образец исправления ошибки в трудовой книжке на титульном листе:

Исправления в разделах о работе и награждениях

В отличие от титульной страницы, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных, признанных недействительными, записей не допускается (пункт 30 Правил, пункт 1.2 Инструкции). Все изменения делаются через признание записей недействительными и внесение новых, правильных сведений (пункт 30 Правил).

Объясним на примере, как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате приема на работу. В этом случае в соответствующем разделе после последней заполненной строки указывается следующий порядковый номер и дата внесения изменения. В третью графу вписывается:

«Запись за номером таким-то недействительна».

После этого пишут правильную формулировку. В четвертую графу вносятся правильные реквизиты приказа или иного документа, оформившего решение работодателя, сведения из которого были внесены некорректно (пункт 1.2 Инструкции).

Так выглядит образец исправления в трудовой книжке записи, внесенной ошибочно, в 2020 году:

Примерно так же выглядит образец исправления записи в трудовой книжке, если по решению суда работника восстановят в должности. В таком случае информация об увольнении признается недействительной, а кадровому специалисту следует написать:

«Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе» или «в прежней должности».

Основанием для указания новых данных является решение суда. Его реквизиты необходимо вписать в четвертую графу.

При изменении формулировки причины увольнения пишут:

«Запись за номером таким-то недействительна, уволен на основании. (указывается новая формулировка)».

В четвертой графе делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (пункт 1.2 Инструкции).

Если гражданин обнаружит ошибку после увольнения, и он нигде не трудоустроен, он вправе обратиться к бывшему работодателю с заявлением указать правильные сведения. В таком случае кадровику следует:

  • в первой имеющейся свободной строке написать наименование организации, чьим представителем он является,
  • затем признать записи под определенными номерами недействительными, заполняя все четыре графы по общим правилам,
  • ниже указать верную информацию,
  • написать должность, указать Ф.И.О. и расписаться, поставить печать.

Отдельно расскажем о ситуации, когда работодатель изменил название. В таком случае в новой пустой строке в третьей графе кадровик пишет (условно):

«Общество с ограниченной ответственностью «Пион» (ООО «Пион») с 15.02.2019 переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Астра» (ООО «Астра»)».

В четвертой графе вписывают реквизиты документа, на основании которого произошло изменение, например, «Решение общего собрания собственников от 13.02.2019». В первых двух графах ничего не пишут.

Если сотрудник уже уволен

Исправления после увольнения, до приема сотрудника на новом месте, делаются кадровиками бывшего работодателя. В документ вносятся следующие изменения:

  • В раздел «Сведения о работе» вносится название бывшего места работы. Это дает возможность открыть запись от имени старого работодателя, так как до этой записи стоит пометка об увольнение.
  • Арабскими цифрами вписывают дату внесения исправлений.
  • Предыдущая запись признается утратившей силу, указываются основания (новая информация).
  • Вносится номер приказа, который подтверждает новые данные о бывшем сотруднике.
  • Ставится подпись уволенного сотрудника и начальника отдела кадров, подтверждается печатью компании. Блок новой записи закрывается.

Когда и как уничтожить испорченный бланк трудовой книжки

«Зарплата», 2015, N 7

  • Какие ошибки в трудовой книжке можно не исправлять, а нужно взять другой бланк.
  • Каков порядок уничтожения испорченного бланка.

В каких случаях возникает необходимость уничтожить испорченный бланк трудовой книжки? Таких ситуаций немного, но они есть.

Например, при заполнении первой страницы (титульного листа) трудовой книжки кадровик допустил ошибку в фамилии, имени или отчестве работника.

Вносить исправления в бланк трудовой книжки, когда ошибка допущена при его первичном заполнении, нельзя (абз. 2 п. 42 и п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

В подобной ситуации кадровику необходимо взять новый бланк и заполнить его правильно.

Если внесены не те даты

Неправильная дата может привести к неприятным разбирательствам в Пенсионном фонде. Поэтому каждый сотрудник должен несколько раз перепроверять даты, прописанные в его трудовой.

Если сотрудник заметил ошибку, то ее необходимо исправить в самые короткие сроки. Для этого соблюдается следующий порядок действий:

  • На имя директора компании пишется заявление. Для составления заявления конкретной регламентированной формы нет. В нем необходимо указать, какую запись в трудовой необходимо исправить и по какой причине.
  • Директор компании издает приказ о внесении исправлений, документу присваивается номер.
  • Кадровик должен письменно подтвердить наличие ошибки в записи.
  • В ТК вписывается номер приказа, который послужил основанием для изменения, и вносится новая дата.
  • Начальник отдела кадров прописывает свои Ф.И.О. и должность в организации. Ставит подпись и печать.

Если ошибка допущена в дате рождения работника, то неверное число зачеркивается и верная информация вносится выше. Сбоку для конкретизации вписываются серия и номер паспорта сотрудника либо другой документ, откуда взяты верные сведения. Исправление порядкового номера записи выполняется аналогично.

Что делать с испорченным бланком трудовой книжки

Бланк трудовой книжки или вкладыша с дефектами заполнения титульного листа нельзя просто выбросить в корзину. Такие бланки являются документами строгой отчетности, подлежат строгому учету.

Трудовое законодательство требует их уничтожить и составить об этом акт (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Акт составляют члены комиссии по уничтожению документов. Комиссия может быть временной или постоянной. В ее состав, как правило, включают представителей администрации, работников кадровой службы.

Как составить акт об уничтожении бланка трудовой книжки

Унифицированная форма акта об уничтожении трудовой книжки (вкладыша к ней) не утверждена. Акт составляется в свободной форме. Образец см. на с. 101. На практике в акте отражается факт уничтожения бланков и указываются следующие сведения:

  • дата и место составления акта,
  • способ уничтожения испорченных бланков трудовой книжки (вкладыша в нее), например путем измельчения в уничтожителе бумаг (шредере), сжигания и т.п.,
  • наименования уничтожаемых документов (бланк трудовой книжки, бланк вкладыша в трудовую книжку) с указанием реквизитов (серии и номера),
  • общее количество уничтожаемых бланков трудовой книжки (вкладыша в нее),
  • должности (профессии), фамилии, имена, отчества и подписи работников, которые присутствовали при уничтожении документов.

Если неверно указаны реквизиты документа

Одной из самых важных в ТК является графа, куда вносится информация о документе, которым подтверждается запись. Если ошибка допущена в реквизитах документа, то ее необходимо немедленно исправить.

Реквизиты о документе в ТК вносятся в следующем порядке: название документа, его дата и номер. При допущении ошибки запись дублируется ниже, уже в правильном виде.

Если ошибка была допущена в самом подтверждающем документе, например, приказ был неверно пронумерован, то в графу вносятся реквизиты отменяющего приказа.

Акт об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки и вкладыша

К акту об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки и вкладыша в нее целесообразно приложить фрагменты с подлинными серией и номером этих бланков. Перед уничтожением бланков эти фрагменты необходимо предварительно вырезать, а потом вклеить в акт.

В случае необходимости эти фрагменты будут свидетельствовать о реальном уничтожении в компании бланков трудовой книжки (вкладыша) данной серии с такими номерами.

Примечание. Как оформить трудовые книжки при реорганизации компании

Если ошибки на титульном листе

Титульный лист ТК содержит в себе всю основную информацию о сотруднике. Запрещено путем замазывания штрихом. В исключительных случаях допустимо легкое зачеркивание, одной линией.

Ниже под неправильной информацией делается новая запись, где вписываются новые данные и документ, на который ссылается кадровый работник.

Наиболее часто на титульном листе приходится изменять фамилию работника. Конкретных правил, как сделать изменения, нет. Но можно использовать следующие рекомендации:

  • Ошибочные или устаревшие данные зачеркиваются тонкой одиночной линией.
  • Рядом или чуть ниже (в зависимости от наличия свободного места) прописывается новая фамилия.
  • Слева прописываются реквизиты подтверждающего документа (паспорта или свидетельства о браке).
  • Ставится подпись работодателя и печать компании.

Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

При трудоустройстве работников работодатель обязан заполнять их трудовые книжки и хранить их у себя. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности, поэтому вносить в него записи необходимо очень аккуратно. Если книжка была заполнена с ошибками или испортилась по причине каких-либо аварий и природных катастроф, то ее и вкладыш к ней необходимо уничтожить. При проведении процедуры составляют акт уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Основания для уничтожения книжек

Законодательное регулирование ведения трудовых книжек осуществляется следующими актами:

  • Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225,
  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, содержащейся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.

Трудоустраиваемый сотрудник должен отдать свою книжку работодателю на хранение. Если гражданин заключает трудовой контракт впервые, то сам работодатель обязан завести ему этот документ.

Списать и впоследствии уничтожить книжку кадровый работник обязан, если имели место такие ситуации:

  1. По его вине бланки трудовой были повреждены. К примеру, во время внесения записей в бланк сотрудник допустил ошибку, но сразу же ее увидел. В этом случае требуется уничтожить испорченный бланк. Во время процедуры заполняют акт списания и уничтожения трудовых книжек. Если испорченных бланков «накопилось» несколько, то необходимо списать и уничтожить их все.
  2. Трудовые книжки повредились вследствие аварий и стихийных бедствий (наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.).

Коротко о комиссии по списанию трудовых книжек

Такая комиссия должна состоять минимум из трех человек. Цель ее создания — подтвердить необходимость уничтожения документов. В состав могут входить такие сотрудники, как специалист по кадрам, бухгалтер, завхоз и т.д. Руководство организации может самостоятельно закрепить состав комиссии.

  • проведение инвентаризации книжек,
  • подтверждение того, что они действительно должны быть уничтожены,
  • обязательное присутствие на процедуре уничтожения испорченных бланков,
  • подписание акта.

Способы уничтожения документов

Подвергшиеся порче документы могут быть уничтожены такими способами:

  • посредством измельчения на специальном аппарате — шредере,
  • путем сожжения,
  • разрезанием на мелкие кусочки ножницами (если документов не большое количество).

Можно обратиться в специальные организации, которые занимаются хранением документов и их последующим уничтожением. К этому способу целесообразно прибегать тогда, когда документов очень много.

Как правильно составить акт

Документ не имеет унифицированного бланка. Форма его произвольная, однако есть стандартная структура для актов:

  1. Наименование компании или предприятия, где требуется уничтожить трудовые книжки.
  2. Название документа.
  3. Номер, который присвоили данному документу.
  4. Город или другой населенный пункт, дату подписания акта.

  • Перечисление должностей, ФИО и членов комиссии.
  • Временной интервал, за который накопились испорченные трудовые книжки, или дата, когда они были испорчены, если это случилось в определенный день.
  • Причины, по которым книжки подверглись порче.
  • Количество бланков и вкладышей к ним, их номера.
  • Способ, которым были уничтожены трудовые книжки.
  • Подписи членов комиссии.
  • Некоторым организациям удобнее оформлять список испорченных трудовых книжек в виде таблицы, куда вписывают номера документов и причины их порчи.

    Важно! Можно написать акт от руки, но для большей читаемости рекомендуется использовать машинописный вариант. Компаниям, где списывают и уничтожают трудовые часто, удобнее использовать бланк.

    Если нужно исправить вкладыш

    При частой смене работы в ТК может не хватить раздела. Для продолжения записей в трудовую вкладывается специальный лист. Работа с исправлениями вкладыша вызывает самые большие трудности у начинающих кадровиков. Сложные ситуации возникают из-за нехватки опыта и редких ситуаций, когда необходимо заполнять вкладыш. Исправляются ошибки во вкладыше по следующим правилам:

    • Если ошибка была допущена при первой записи во вкладыше, то листок уничтожается. Но для уничтожения работодатель должен составить акт, который подписывается сотрудником и кадровым работником.
    • Если на титульном листе уже внесена информация о серии и номере поврежденного вкладыша, то информация о новом вносится ниже. Старые сведения не зачеркиваются.
    • Если допущена ошибка при заполнении граф вкладыша, то исправления аналогичны другим листам трудовой. В первой графе прописывается порядковый номер записи, только затем текущая дата и информация.
    • Новая запись должна подтверждаться приказом, номер и серия которого должны совпадать с исправленной записью.

    Если документ был создан с ошибками

    Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить следующим образом:

    • зачеркнуть ошибку аккуратно,
    • сверху надписать верный вариант,
    • рядом поставить «Исправленному верить»,
    • расписываются члены комиссии.

    Если ошибок и неточностей много, то целесообразно сформировать новый документ, а старый уничтожить.

    Аннулируем информацию

    Как исправить ошибку в трудовой книжке при оформлении, если запись сделана случайно? Например, присвоение должности было вписано не в тот документ. Аннулирование любой записи совершается следующими этапами:

    • Номером открывается новая запись.
    • Прописывается, что запись «под номером … недействительна».
    • Прописываются реквизиты приказа, на основании которого была сделана отмена. Но заполнять эту графу необязательно, запись может быть внесена по ошибочным причинам.
    • Ставится подпись и печать сотрудника кадров.

    В итоге

    Правильное заполнение ТК – это обязанность отдела кадров либо руководителя компании. Но правильность информации должна проверяться сотрудником лично, так как человеческий фактор никто не отменял. А исправить ошибку всегда сложнее, чем вовремя ее предотвратить.

    Трудовая книжка является очень важным документом и от достоверности информации, содержащейся в ней, зависит очень многое, например, размер будущей пенсии сотрудника. Даже всего из-за одной неверной записи в этом документе могут быть серьезные последствия. В этой связи главной задачей кадрового работника является безупречность заполнения трудкнижки. Однако кадровики тоже люди, и что можно сделать, если ошибка все же допущена? Какие документы будут служить основанием для внесения изменений в существующие записи и как сделать исправления в трудовой книжке?

    В первую очередь следует различать следующие понятия о трудовых книжках:

    • исправление документа, т.е. внесение любых изменений в него,
    • оформление его дубликата.

    В качестве юридических оснований для внесения изменений в трудкнижку выступают ошибки или неточности в записях об образовании, специальности, профессии сотрудника, не актуальные анкетные данные и т.п. Дубликат оформляется и выдается взамен испорченного, либо утраченного документа.

    Следует также отличать внесение изменений, исправлений от аннуляции испорченного бланка – данная процедура предусмотрена для ликвидации последствий некорректного первичного оформления документа. Кадровый работник может из-за неосторожности допустить ошибку во время заполнения им бланка трудкнижки (неправильно написать фамилию, имя, отчество сотрудника).

    Согласно действующему законодательству исправление ошибок, имеющихся на титульном листе, не допускается. Возможно только изменение фамилии при фактической ее смене.

    Если же на титульном листе все-таки вкралась ошибка, кадровику необходимо аннулировать испорченный бланк (списать и уничтожить вместе с вкладышами по утвержденному порядку, составить соответствующий акт) и взамен него заполнить новый. При оформлении акта уничтожения к нему необходимо приложить подлинные номера уничтожаемых документов (номера из бланков лучше вырезать заранее и вклеить их в акт). Данный документ будет являться неопровержимым доказательством факта уничтожения испорченных бланков.

    Акт на списание трудовых книжек. Образец

    Работодатели – российские организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих работников. Трудовая книжка — это многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Этот документ подтверждает стаж работы и трудовую деятельность каждого работника. Рассматриваемый документ (равно как и вкладыш в трудовую книжку) признается бланком строгой отчетности (БСО), который нуждается в особом порядке хранения и учета. Но нужно учитывать, что трудовую книжку заполняют люди, а не роботы. Поэтому в практике деятельности работников кадровых подразделений зачастую возникают ситуации, когда они ошибаются при заполнении бланков трудовой книжки. Испорченный бланк подлежит обязательному уничтожению с составлением акта на списание трудовых книжек. Порядок такого уничтожения рассмотрим в данной статье.

    Скачать образец акта на списание трудовых книжек

    Изменение анкетных данных работника

    Очень часто приходится вносить изменения в анкетные данные работника. Это и вступление в брак или развод с возвращением добрачной фамилии, желание просто сменить имя и многие другие. Прежние, не актуальные сведения аккуратно перечеркиваются одной ровной чертой (чтобы потом зачеркнутую запись можно было легко прочитать), а новые – записываются под или над перечеркнутой строкой.

    На этом работа с приведением трудовой книжки в порядок не окончена. Чтобы внесенные изменения обрели юридическую силу, их следует дополнить необходимыми пояснениями на обложке документа с внутренней стороны. В пояснениях указывается наименование, номер, дата выдачи документа, в соответствии с которым кадровым работником были внесены изменения. Каждое пояснение заверяется официальной печатью организации, либо печатью для документов кадровой службы, а также подписью кадрового работника, вносившего изменения.

    Запрещается внесение изменений в трудкнижку только со слов сотрудника. Изменение даты рождения (и прочих анкетных данных) возможно только при наличии веских оснований. В соответствии с имеющейся Инструкцией документальными основаниями для данной процедуры является паспорт сотрудника, свидетельство об изменении работником ФИО, свидетельство о рождении, о браке, либо о его расторжении и ряд других официальных документов.

    Кроме ссылок на документы — основания для внесения изменений в анкетные данные работника, требуется делать ссылки на паспорт.

    При получении образования

    Еще одной очень частой причиной, из-за которой кадровики вносят дополнения, является получение работником образования, к примеру, освоение новой профессии, специальности. Данная ситуация обычно возникает в случаях приема на работу специалистов со средним или средним специальным образованием. Впоследствии такие сотрудники получают высшее образование (иногда даже второе, третье) и соответствующие данные приходится обновлять и дополнять в трудкнижке. При наличии существующих записей об образовании они не зачеркиваются, а дополняются новой информацией через запятую.

    Инструкция и образец

    При обнаружении неверных, неточных записей в трудкнижке сотрудника, которые были внесены на предыдущих местах его работы, необходимо срочно исправить данные ошибки. В настоящее время изменения в трудкнижку сотрудника вправе вносить кадровики на новых местах его работы.

    Основаниями для внесения изменений могут выступать только официальные документы, такие как копии приказов, выписки, справки из личной карточки и лицевого счета и пр. Данные документы обязаны представить работодатели, допустившие ошибку.

    Неверные записи, внесенные кадровиками в такие разделы, как «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», должны признаваться недействительными в установленном порядке. Не допускается зачеркивание, замазывание корректорами или подделывание подобных записей.

    Как исправляются неверные записи в трудовых книжках:

    • указывается порядковый номер (следующий в данном разделе),
    • вписывается дата внесения новой записи,
    • делается запись следующего содержания «Запись за номером (указывается порядковый номер) недействительна» в 3-й графе,
    • вносится правильная запись,
    • повторяется номер приказа, по которому вносилась неправильная запись в трудкнижку, в 4-й графе.

    При ошибке в самом приказе (впоследствии отмененном), данные в 4-й графе дополняются записью с содержанием даты, номера приказа, отменившего ошибочный документ. Тем самым исправляются ошибочные и неточные записи: о приеме работника на работу, его переводе или увольнении, сведения о награждении.

    По данной схеме также исправляются записи о незаконном увольнении и переводе сотрудника (достаточные для вынесения подобного решения полномочия имеются у суда, КТС, Рострудинспекции, а также самого работодателя).

    Если приказ об увольнении сотрудника или его переводе признается недействительным, работник вправе потребовать замены его трудовой книжки путем выдачи дубликата вместо исправления неверной записи. В таком случае кадровику необходимо оформить дубликат документа с отсутствием неверной записи.

    Трудовая книжка – это БСО для учета трудового стажа

    Для учета трудовой деятельности и стажа работников российским законодательством предусмотрен специальный документ – трудовая книжка (статья 66 ТК РФ). Кроме этого, применяется еще один бланк строгой отчетности — вкладыш в трудовую книжку. Он понадобится, когда один из разделов трудовой книжки будет полностью заполнен, притом что имеется необходимость внесения новой записи.

    Обязанность ведения этого документа возложена на юридические лица и индивидуальных предпринимателей.

    Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:

    • Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила),
    • Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

    При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю. В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника.

    Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении.

    Особенности внесения

    Процедура внесения изменений в трудовые книжки очень проста. Однако нередко исправления неверных записей в данном документе сопровождаются неординарными случаями, например, это могут быть исправления в трудовых книжках, с неточностями или ошибками, которые «всплывают» через большой промежуток времени, либо сразу после увольнения сотрудника.

    При обнаружении неправильной записи спустя несколько лет (в случае, если после нее были внесены другие записи или отметки), она исправляется стандартным способом.

    В 1-й свободной графе указывается номер по порядку (к примеру- 7) и делается следующая запись о признании неправильной записи недействительной (указывается ее номер, например, 3, и ссылка на соответствующий документ).

    При внесении исправления по копии документа другого работодателя, в обязательном порядке указывается, на чей конкретно документ делается ссылка. В подобных случаях датой изменения считается не дата, указанная под неверной записью (из-за нарушения хронологии), а дата внесения исправительной записи.

    Трудовая книжка - это особо важный документ, который не только ведет учет трудового стажа, но и помогает в дальнейшем при начислении пенсии. Не все кадровые работники корректно ведут запись в трудовой книжке. «Запись недействительна» - что это значит, и в каких ситуациях фраза появляется в документе?

    Списание трудовых книжек

    Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают. Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены. Однако эту процедуру работодателю все же следует выполнить правильно, чтобы не иметь возможных неблагоприятных последствий. Рассмотрим ее подробно.

    Причинами списания, в частности, могут быть:

    • порча бланка трудовой книжки,
    • порча вкладыша в трудовую книжку.

    Пункт 42 Правил гласит, что испорченные при заполнении бланки должны быть уничтожены.

    Однако обстоятельства, приведшие к списанию и необходимости уничтожения указанных бланков строгой отчетности, могут быть различными. Например, кадровый работник допустил ошибку в строке «Образование» бланка трудовой книжки и такая ошибка была сразу обнаружена. В этом случае трудовую книжку дальше заполнять и использовать нельзя – она считается испорченной и ее необходимо уничтожить.

    Наряду с ошибкой специалиста при заполнении бланка это могут быть пожар, прорыв труб водоснабжения и прочее. Важен результат – бланк трудовой книжки или вкладыша в трудовую книжку непригоден к использованию по своему назначению.

    Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения.

    Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо (при их отсутствии) на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица.

    Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения.

    Факт списания и уничтожения подтверждается заполнением и подписанием участниками комиссии акта на списание трудовых книжек в произвольной форме.

    Процедура уничтожения испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, как правило, осуществляется с применением специальной техники. Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует. Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:

    • аппаратом для уничтожения документов путем их измельчения (так называемым шредером),
    • разрезан на несколько частей ножницами вручную,
    • сожжен,
    • при помощи специализированной архивной организации, предоставляющей услуги по уничтожению документов.

    Проводки по списанию трудовых книжек

    Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации.

    Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован.

    При принятии на учет рассматриваемых бланков строгой отчетности соответствующие операции можно учесть проводками:

    • Дебет 10 Кредит 60 (оприходованы бланки трудовых книжек),
    • Дебет 19 Кредит 60 (отражена сумма налога на добавленную стоимость),
    • Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 (налог принят к вычету),
    • Дебет 006 (БСО приняты к забалансовому учету).

    При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку их надлежит списать с забалансового счета (Кредит 006).

    Чем руководствоваться?

    Для того чтобы внести изменение или исправление в трудовую книжку, необходимо изучить те нормативные акты, которые служат опорой для любого работника отдела кадров. К ним относятся:

    • ТК РФ, а именно те части, в которых прописано, какие формулировки имеют место быть в трудовой книжке.
    • Правила по ведению и хранению трудовых книжек, утвержденные Правительством РФ. Здесь прописано как нужно вести и хранить бланки трудовых и вкладышей к ним, а также, кто имеет право изготавливать данные документы и распространять.
    • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10. 10. 2003 № 69, где прописываются правила заполнения бланка трудовой. Более конкретно это п.1.2, п.2.3 и п.2.4.

    Признание недействительной записи в трудовой книжке или внесение каких-либо дополнений должно быть основано на одном из пунктов вышеуказанного документа.

    Изменение, исправление или дополнение?

    Запись в трудовой книжке «запись недействительна» - что это? Дополнение, исправление или изменение сделанной до этого отметки?

    Понятия «изменение» и «дополнение» говорят соответственно об изменении или дополнении ранее внесенной верной (это самое главное) записи. Исправление же предполагает замену ошибочно внесенной, некорректной записи.

    Кто может делать исправления?

    «Запись считать недействительной» - в трудовой книжке может написать далеко не каждый и не по любому поводу. Без данных полномочий и без необходимого повода что-либо указывать в документе запрещено. Если вдруг гражданин обнаружил в своей трудовой ошибки, то исправить их можно либо по месту прежней работы, где они были совершены, либо на новой работе, либо в суде.

    Корректировать записи в трудовых может специалист, у которого есть на это полномочия. Такие полномочия дает специальный приказ руководителя о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. В больших организациях трудовые принимаются, ведутся и хранятся в отделе кадров. На малых предприятиях этим занимается либо сам руководитель, либо то лицо, которое назначено ответственным. Это может быть бухгалтер, секретарь или любой сотрудник, на которого составлен соответствующий приказ.

    Если работа предоставлена физлицом, то вести и уж тем более делать какие-либо правки в трудовой книжке, такой работодатель не имеет права.

    Общие особенности

    По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии. Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.

    Документ хранят в организации, где на данный момент трудится работник. Заполняет его работодатель.

    Если человек впервые куда-то трудоустроен и пока не имеет книжки, то работодатель должен ее завести. При увольнении книжку отдают сотруднику на руки.

    Если обнаружена ошибка

    Ошибки в основном находят те сотрудники, которые ведут трудовые. Иногда их обнаруживают сами работники после увольнения. Недочёты всплывают и при проведении ревизии кадровых документов.

    К типичным ошибкам можно отнести:

    1. Неверно указаны данные о сотруднике. Если ошибка обнаружена на титульном листе, где указаны основные сведения, нужно собрать и представить все необходимые документы: паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке или о разводе. Далее подается заявление работодателю с просьбой об исправлении ошибочной записи. После, основываясь на представленных данных и заявлении, делается запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Ставится дата и подпись уполномоченного лица. В случае, если ранее была сделана ошибка в фамилии, имени или отчестве, сотруднику придется идти в суд для обоснования принадлежности ему трудовой книжки и корректировки данной записи.
    2. Неверно указаны сведения в разделах трудовой книжки. Если сотрудник уже устроился в новую организацию, а ошибка был сделана на предыдущем месте работы, то гражданин должен написать заявление бывшему начальнику о предоставлении необходимых документов, основываясь на которых новый работодатель исправит ошибку и внесет верные данные. Если предприятие, где сделали ошибку в трудовой, было ликвидировано или закрыто, можно запросить нужные документы в архиве того города, где организация была зарегистрирована.

    Формулировка - «запись недействительна» - в трудовой книжке, образец которой представлен ниже, должна сопровождаться порядковым номером записи, подписью сотрудника и датой, на которую запись была исправлена.

    Оформление списания

    Ситуации, в которых по каким-то причинам может потребоваться списание книжек, достаточно редки, но иногда всё же возникают. Четкого регламента по этому поводу нет, однако сделать всё равно придется, чтобы не столкнуться с негативными последствиями в будущем.

    Причиной для списания может быть порча самой книжки и ее бланка либо вкладыша. При этом обстоятельства могут быть очень разными – начиная от ошибки кадрового сотрудника и заканчивая стихийным бедствием. Например, пожаром в помещениях, где хранили книжки. В любом случае, нужно выполнить все необходимые действия и проводки по списанию трудовых книжек.

    При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую их следует списать с забалансового счета – Кт 006.

    Есть определенный порядок, указывающий, как именно должно проводиться списание.

    Учитывая статус рассматриваемых документов, необходимо предварительно созвать специальную комиссию, которая подтвердит, что книжки действительно необходимо списать, а также проконтролирует этот процесс. При этом учтите что:

    • состав комиссии не предусмотрен законодательно, поэтому организация вправе самостоятельно принимать решение по данному вопросу: для определения лиц, которые будут участвовать в комиссии, можно использовать локальные акты в качестве основания либо отдельно издать соответствующий приказ,
    • комиссия проводит инвентаризацию документов, а также присутствует непосредственно во время их уничтожения,
    • после окончания всех действий заполняют акт, подтверждающий эту процедуру. Можно использовать произвольную форму.

    Далее показан образец акта на списание трудовых книжек:

    АКТ

    о списании трудовых книжек

    Составлен комиссией, назначенной приказом генерального директора ООО «Гуру» от 27.09.2020 № 032, в составе:

    · председателя комиссии – начальника отдела кадров И.Ю. Сидорова,

    · членов комиссии – начальника юридического отдела Н.Т. Марфиной,

    · специалиста отдела кадров – И.Н. Зотова.

    Настоящий Акт свидетельствует о том, что указанной комиссией в соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», 01.10.2020 были списаны и уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки:

    · трудовой книжки – 1 (один) бланк (серия ТК-V № 123784),

    · вкладыша в трудовую книжку – 1 (один) бланк (серия AT ВТ № 441177).

    Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.

    Подписи членов комиссии:

    Председатель комиссии Сидорова Ю.И. Сидорова

    Члены комиссии: Марфина Н.Т. Марфина

    Для того чтобы уничтожить книжки, обычно используют специальный аппарат, который измельчает бумаги – так называемый шредер. Однако нет какого-то закона, обязывающего организацию в обязательном порядке иметь такую технику, поэтому при ее отсутствии можно воспользоваться другими вариантами. Допустимо:

    • сожжение бумаг в специально отведенном месте,
    • измельчение их ножницами вручную.

    Также можно воспользоваться услугами специальных фирм, которые готовы уничтожить большие объемы документов.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Общие правила исправления

    Некорректные данные, которые были обнаружены в разделах, нельзя зачеркивать, подчищать или поправлять. Допустимо лишь поставить запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Под определенным номером с указанием верных данных. Если исправления нужно сделать на первой странице, то там допустимо зачеркивание старой информации, но рядом нужно написать актуальную. При этом на корочке трудовой необходимо ссылаться на документы, на основании которых делается исправление.

    Исправлять можно либо синей, либо черной ручкой, желательно гелевой. Эти чернила устойчивы к свету и влаге. Слова сокращать нельзя.

    Алгоритм корректировки

    Исправление как в трудовой книжке сделать? «Запись недействительна» - это только начальный этап корректировки записи. Рассмотрим общий алгоритм:

    1. В первой графе нужно поставить номер по порядку, следующий за тем, который был в предшествующей записи.
    2. В следующей графе проставляется дата, на момент которой делается исправление.
    3. В третьей - делается запись: «Запись за номером…недействительна». В этой же графе необходимо написать верные данные.
    4. Четвертая графа должна быть заполнена ссылкой на приказ, который содержит верные данные.

    Если ошибка сделана на титульном листе, то алгоритм исправления следующий:

    1. Одной чертой необходимо зачеркнуть старую запись.
    2. Рядом с зачеркнутой записью написать актуальную информацию.
    3. На корочке трудовой нужно прописать ссылку на тот документ, который подтверждает изменения.
    4. Ссылка должна быть заверена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника.

    Судебное предписание

    Если на судебном заседании вынесено решение о незаконном увольнении, то на работе должны признать запись в трудовой книжке недействительной и восстановить сотрудника. Все эти действия должны быть отражены документально. В третьей графе после записи о недействительности предыдущей формулировки должна идти информация о восстановлении сотрудника, а в четвертой - ссылка на соответствующий документ (это будет приказ о восстановлении). Корректирующая запись должна начинаться в этом случае с названия организации.

    Также работник может получить дубликат трудовой, где руководитель обязан переписать все записи, кроме той, что признана судом недействительной. При этом на выдаваемой трудовой книжке нужно сделать пометку о выдаче дубликата, а на развороте следует указать, что Никаких документов сотрудник при этом не предоставляет.

    Отдельные случаи

    Если ошибка найдена в дате внесения записи о приеме на работу, то нужно сделать следующее:

    1. В первой графе поставить порядковый номер.
    2. Во второй - дату внесения корректировки.
    3. В третьей графе написать: «Запись за № … недействительна», а ниже ту же формулировку, что и в предыдущей записи, но с правильной датой приема.
    4. В четвертой графе - реквизиты приказа о приеме.

    А если ошибка обнаружена в нумерации? Да еще, к примеру, если сотрудник сменил несколько организаций или переводился с должности на должность, и между ошибочной и последней нумерацией большое количество записей. Опытные кадровые работники советуют не трогать промежуточные записи, а признать недействительным только номер в последней записи, чтобы общее количество записей в трудовой совпадало.

    Бывает, что нумерация повторяется, но записи имеют разную дату. Что делать, чтобы не испортилась трудовая книжка? «Запись недействительна» - текст указывается для номера и даты, являющихся неверными. Если у записей и номер, и дата одинаковые, то нужно к номеру неверной записи добавить букву «а» и далее ссылаться на номер с буквой «а». Если у записи нет номера, то его надо проставить, а потом ссылаться при исправлении на этот номер. Если без номера оказалась предыдущая запись, то в трудовой можно просто написать: «Предыдущая запись недействительна». И проставить все необходимые реквизиты.

    Как правильно исправить ошибки, если таковые все же имеются, и не допустить их появления в дальнейшем, разберем на конкретном примере.

    Форма

    Форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила). В нее вносятся сведения:

    • о работнике,
    • о выполняемой им работе,
    • о переводе его на другую постоянную работу,
    • об увольнении,
    • о прекращении трудового договора,
    • о награждениях за успехи в работе.

    Вносимые записи производятся на русском языке и на основе соответствующих приказов.

    Правила исправления ошибок в трудовой

    Если в трудовой книжке была допущена ошибка, следует руководствоваться Правилами. Если допущены ошибки при первичном заполнении трудовой, исправления не допускаются. Бланк уничтожается, и заводится новый. В случае обнаружения ошибки, которую допустил предыдущий работодатель, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку, либо работодателем, непосредственно допустившим ошибку. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ее ликвидации – работодателем по новому месту работы.

    Что касается исправления ошибок в разделах трудовой книжки, содержащих данные о работе или награждении, зачеркивание неточных или неправильных сведений не допускается. Для того чтобы исправить неправильную запись, необходимо написать, что сведения под номером таким-то недействительны, а ниже под другим номером внести правильную запись.

    Изменения записей об имени, фамилии, дате рождения, образовании, профессии производятся на основе паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об образовании и других документов. Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается неверная дата рождения, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя и печатью организации.

    Обратите внимание: записи дат во всех разделах указываются арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными.

    Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой – роллером, в том числе шариковой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Запрещено делать записи «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п.

    Порой информация, отражающаяся в ТК, должна подвергаться изменениям. Иногда меняются паспортные данные сотрудника, степень образования, профессия. Помимо этого, кадровики порой сами допускают ошибки во время заполнения документа. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

    Что делать, если допустил ошибку при заполнении трудовой?

    При обнаружении в трудовом документе некорректной записи или информации, которая не соответствует действительности, исправлять ее необходимо там, где неточная запись создавалась, или на новом рабочем месте, обязательно имея в наличии официальный документ от работодателя, допустившим неточность.

    При исчезновении фирмы, на которой ошиблись при заполнении ТК, исправительная запись должна вписываться на новом рабочем месте. Когда такой компании нет, заниматься исправлением сведений в ТК должно предприятие, где сотрудник служит в данный момент. Основанием для создания исправлений должны служить выписки из необходимых архивных документов.

    Внесение изменений в трудовую книжку при совершении ошибки.

    Как уже выяснилось, изменения в ТК могут вноситься при обнаружении недостоверной информации. Возникает это еще в случаях изменения личных сведений о рабочем, информации об его профессии, степени образования.

    Чтобы изменить запись, стоит придерживаться порядка действий. После самой последней записи в книжке необходима постановка номера записи в первой графе по порядку, во второй графе зафиксировать дату изменения записи, после чего в графе 3 вывести информацию об отражении неверности или неточности предыдущей записи.

    Затем пишется достоверная запись. При этом в четвертой графе обязательно нужно указать название документа, на основании чего правильная запись отражается в ТК.

    Сходный порядок действий распространяется на многие ситуации по признанию недействительными сведений о:

    1. Переводе на новое служебное место на постоянной основе.
    2. Увольнении.
    3. Незаконном увольнении.

    Вся информация вносится на основании выпущенных приказов работодателя.

    Внесение данных сведений осуществимо не позднее недели с момента выхода приказа. Здесь исключением будет являться увольнение – данная запись в обязательном порядке пишется в день увольнения.

    Записи должны иметь соответствие с теми приказами, по которым они и были прописаны в ТК сотрудника.

    Запрещены сокращения в ТК в момент отражения новой информации. Исправления вносятся исключительно на русском языке. Есть и исключения – трудовая книжка может содержать информацию, зафиксированную на двух языках, и вторым может являться язык той республики, которая входит в состав РФ и установила собственный государственный язык. Особых правил для ведения трудовой книжки на втором языке нет, но представляется, что сведения данного формата должны вноситься сразу же за первой, которая была написана на русском языке.

    Со вносимыми изменениями в ТК работодатель должен проинформировать сотрудника. Гарантом ознакомления также будет являться личная подпись служащего в специальной карточке по форме № Т-2. Там же эта запись в обязательном порядке должна быть продублирована.

    Действия при конкретных ошибках

    Порядок действий при изменении неверных сведений в трудовой книжке в целом стандартен для большинства ситуаций, но существуют случаи, в которых имеются нюансы оформления изменений в трудовой книжке. Кардинальных отличий от базовой ситуации нет, но необходимо строго придерживаться именно того порядка, который был отведен законом под каждую конкретную ситуацию.

    Неверно указанная дата

    Исправление записи должно происходить согласно правилам.

    При неверно отраженной дате случившегося события – принятия на должность, увольнения – у специалистов кадрового состава есть два варианта развития событий, как внести изменение.

    Первый вариант – делается запись о недействительности информации под определенным порядковым номером и сразу же нужно прописывать верную дату тут же. Второй вариант – внести сведения дважды: в первой записи указать неверность данных, во второй же указать правильную дату.

    Оба вариант несут одинаковый результат, поэтому. Каждый кадровик выбирает здесь для себя вариант, который более удобен для него.

    Вовремя выявленная ошибка в заполнении трудовой, существенно облегчит перевод на другую работу.

    Чтобы признать информацию неверной, есть только единственный вариант – объединить две записи. Данный тип исправления должен обязательно производиться на том месте работы сотрудника, где эта запись и была сделана. Для исправления необходимо сделать новую запись с пометкой, что запись под определенным номером недействительна и здесь же сделать соответствующее ситуации исправление.

    Если же возможность исправления записи по прошлому месту работы отсутствует, исправить подобные сведения можно при помощи работодателя-преемника, но основанием для полномочий по смене сведений в ТК обязательно представлен в документе работодателя, в результате чьей деятельности и были оформлены неточности в книжке.

    Неправильное внесение реквизитов приказа

    В этих ситуациях процедура изменения тоже проста – объявляем неверную запись недействительной, с обязательным указанием ее порядкового номера. После этого можно копировать запись полностью при корректировке реквизитов приказа.

    Например, вы принимаете на должность экономиста сотрудника. Выглядело это в трудовой так:

    Именно так выглядит правильное исправление информации в ТК в ситуации с указанием неправильных реквизитов приказа.

    Распространенные ошибки при заполнении трудовой книжки.

    И в этой ситуации действовать необходимо так же, как и было ранее описано. Здесь желательно делать одну общую запись, чтобы не путаться в датах и не допустить лишние ошибки. Обычно ошибка в данных о награждении заключается в неверном характере объявления благодарности, поэтому, необходимо быть очень внимательными при внесении исправлений, поскольку этот раздел является самым ошибочным у работников кадровых служб.

    Вкратце все выглядит так же, как и обычно – предыдущая запись объявляется неверной, затем в этой же записи делается пометка с исправленными данными. К примеру:

    Смена информации на титульном листе

    Совершение ошибок при заполнении может привести к серьезным последствиям.

    Это самая спорная и проблемная часть трудовой книжки, если говорить о внесении изменений. Вообще кадровые специалисты часто спорят друг с другом на предмет возможности исправления титульного листа трудовой книжки. Согласно закону, исправление информации на титульном листе возможно, но только при наступлении таких ситуаций, как:

    1. Первоначальное заполнение.
    2. Обнаружение ошибки при дальнейшем заполнении.

    Если рабочее место является первым в жизни сотрудника, то согласно ТК РФ ст. 65 трудовая книжка должна быть оформлена работодателем за свой счет. Когда работодатель во время первого заполнения ТК что-то неправильно пишет на титульнике, необходим следующий порядок действий:

    1. Подготовить акт о списании бланка, который был испорчен.
    2. Зафиксировать достоверную информацию в новый бланк.

    Стоит отметить, что такой вариант развития событий может быть использован исключительно при первичном заполнении книжки.

    При выявлении неточностей последующими работодателями, пенсионные органы при расчете стажа могут отказать в зачтении отработанных лет. В этой ситуации могут помочь только судебные органы, от которых владелец книжки должен получить решение о принадлежности ему документа.

    Смазанная печать так же является ошибкой в заполнении.

    Во вкладышах обычно ошибки бывают двух типов – размазанная печать и недостоверная информация. Если на печати организации информация читается плохо, то можно внести исправления.

    Здесь есть интересный момент – законодательством не регламентируется порядок внесения измененной информации во вкладыш ТК при плохой читаемости печати. Это значит, что исправление может вноситься в абсолютно свободной форме.

    В случае с недостоверной информацией все стандартно – правила и порядок для корректировки документа точно такой же, как и для остальных страниц. Недостоверные записи должны быть объявлены неверными, после чего должны вноситься записи с правильной информацией.

    Необходимо помнить, что свидетельские показания — это недостаточное основание для внесения исправлений во вкладыш трудовой книжки.

    И именно для предотвращения таких случаев требуется наличие документа от работодателя.

    Исправлять ошибки может только кадровик или работодатель.

    Данная процедура осуществляется несколько иначе, чем обычное внесение изменений в связи с некорректностью предыдущей информации. Здесь порядок следующий: кадровый специалист должен зачеркнуть старые записи, подлежащие аннулированию, затем при наличии личных документов и документально отраженных данных работодателя внести новые и верные данные.

    Кадровик обязательно должен сослаться на определенный документ. Ссылка должна отображаться на внутренней стороне в обложке ТК, также ее необходимо заверять печатью и подписью.

    Помните: сведения о трудовой деятельности не зачеркивают ни при каких обстоятельствах! Здесь порядок такой же, как и описывалось выше – записать сведения о недействительности предыдущей записи, зафиксировав ее номер, и затем вносить новую достоверную запись под своим порядковым номером.

    Кадровый специалист осуществляет внесение исправлений без всяких проблем при скором обнаружении неточности. Если же недостоверность сведений была обнаружена позже, то записи об увольнениях и переводах сотрудника должны заверяться при помощи подписи уполномоченного лица, и обязательно должно подтверждаться печатью компании.

    Если запись обнаруживается на новом рабочем месте, порядок действий должен быть следующим:

    1. Кадровый служащий отмечает, что запись, сделанная ранее, признается недействительной.
    2. Затем он вносит верную запись.
    3. Указывает дату исправления вместе с реквизитами приказа.
    4. Правильная запись нумеруется в трудовой книжке следующим номером по порядку.

    Очень важно обратить внимание на ситуацию, в которой сотрудник восстанавливается на рабочем месте. Иными словами, кадровой службе необходимо признать увольнение недействительным, либо поменять формулировку, по которой работник был уволен. Здесь есть два варианта:

    1. Сотрудник восстанавливается, кадровый специалист вносит новую запись о том, что старая запись об увольнении не является действительной.
    2. При другой формулировке увольнения кадровик также признает старую запись недостоверной и тут же пишет новую со скорректированной формулировкой.

    Внесение дополнений

    Изменения вносятся при наличии определенных документов.

    Самая частая ситуация у кадровых служащих, которая может образоваться при внесении изменений в ТК – изменение контактных данных и паспортных сведений. Инструкция для внесения изменений в трудовом документе рабочего на титульном листе регламентируется пунктом 2.3 Инструкции по оформлению трудовых книжек.

    Для старта отражения изменений в анкетных сведениях о рабочем, необходимо наличие следующих документов:

    1. Паспорт.
    2. Свидетельство о рождении, смене ФИО, или документе о заключении брака.
    3. Другие документы (необходимо ссылаться на их дату и номер).

    Старые сведения, отраженные на титульном листе, могут быть зачеркнуты. Это касается даты рождения, ФИО.

    Необходимо помнить, что старая запись после зачеркивания все равно должна легко читаться.

    Затем кадровик вносит новые достоверные данные.

    Неправильное заполнение может привести к потере трудового стажа.

    Деятельность кадровых служб организаций строго регламентируется Гражданским и Трудовым кодексами РФ. Вся необходимая информация об отражении информации в трудовых документах и внесении изменений в них прописывается в данных документах.

    Каждый кадровый специалист должен обращать внимание на правильность ведения трудовых книжек сотрудников, поскольку неточности, выявленные пенсионными органами при оформлении пенсии человеку, могут в итоге сказаться как на зачтенном общем трудовом стаже, так и на сумме пенсионных ежемесячных выплат.

    Все изменения также должны очень строго и правильно оформляться, поскольку неправильное оформление исправления в трудовой книжке также чревато незачетом определенного трудового периода. Кадровым специалистам необходимо постоянно справляться о правилах заполнения и быть предельно осторожными во избежание возможных проблем. Нельзя забывать ссылаться на нормативные документы, обязательно нужно соблюдать правильную форму исправлений и каждый тип исправления должен оформляться так, как это отражено на законодательном уровне.

    Иными словами, всем ответственным рабочим за ведение ТК нужно быть максимально сконцентрированными и внимательными во время исполнения своих обязанностей. Еще сами рабочие должны интересоваться информацией о своем трудовом пути, которая фиксируется в главном трудовом документе, чтобы быть уверенными в правильности их ведения.

    Из этого видео вы узнаете о типичных ошибках при заполнении трудовой книжки и о их исправлении.

    Смотрите видео: Находим ответ. Как внести изменения в трудовую книжку (September 2020).

    Pin
    Send
    Share
    Send
    Send